Оформление документов (счетов, актов, договоров, поручений и т.д.) в транспортно-экспедиционной сфере — по-настоящему огромный пласт работы.
Поэтому несколько лет назад в STALOGISTIC был взят курс на максимальную диджитализацию документооборота. Теперь мы понимаем, что это было верное решение, благодаря которому удается экономить время, деньги и с высоким качеством функционировать в условиях нынешнего глобального карантина и удаленной работы.
В чем главные преимущества
После перехода на ЭДО (электронный документооборот) сразу стала заметна экономия на почтовых расходах и хранении архива. Вместе с тем значительно вырос темп обработки документов, повысилось качество учета и скорость получения денежных средств от Клиентов.
Вторую часть преимуществ мы смогли оценить, когда в целях безопасности перевели большую часть офиса на удаленную работу и взаимодействие с контрагентами начало происходить в условиях карантина. Это никак не повлияло на качество и скорость обмена документами, ведь ЭДО избавляет от необходимости находиться в офисе. Работа продолжилась фактически в стандартном режиме.
Подготовительная работа
Описанные выше преимущества стали возможны благодаря проделанной заранее подготовительной работе.
1.На протяжении года мы активно привлекаем наших контрагентов к переходу на ЭДО. Все юрлица STALOGISTIC в РФ с 2017 года подключены к ЭДО. Мы с удовольствием делимся со своими контрагентами экспертизой по организации ЭДО в компании и рады, что количество подключений и оборачиваемость документов постоянно растет.
— 1981 контрагент STALOGISTIC подключен к ЭДО
— 57 000 документов передано посредством ЭДО в 2019 году
— 30% — настолько в I квартале 2020 возросло количество переданных посредством ЭДО документов в сравнении с I кварталом 2019 года
2. С теми контрагентами, что еще не использует ЭДО, требуется обмен оригиналами документов, что стало затруднительным в условиях карантина. Поэтому для сотрудников занимающихся отправкой документов мы организовали домашние офисы с МФУ для распечатки и сканирования документов. Единая система документооборота позволяет, при наличии оборудования, спокойно трудиться из дома, благо курьерские службы пока еще работают и предлагают даже бесконтактное получение и отправку писем.
Контрагенты без ЭДО и не имеющие возможность принимать оригиналы документов, получают от нас электронные копии с передачей оригинала после снятия карантина.
Риски и возможность их избежать
Перевод документооборота в электронную форму, несмотря на явные преимущества, несет определенные риски.
Увеличивается нагрузка на персонал, особенно если такая схема работа для него полностью незнакома. Также требуются определенные финансовые затраты на подключение и обслуживание системы. Нельзя пренебрегать безопасностью. Компьютер должен быть подключен к терминальной структуре, а каналы передачи документов дополнительно защищены.
Поэтому всем нашим контрагентам желающим подключиться к ЭДО мы оказываем поддержку, консультируем и делимся своим опытом. Если вы ранее пробовали перевести свою компанию на электронный документооборот, но по каким-то причинам не получилось — сейчас самое время попытаться вновь.
Пишите по адресу финансового департамента, наши специалисты помогут вам — finance@sta-logistic.ru