В нынешних условиях «самоизоляции» или же правильно сказать – «изоляции» бизнеса, участники делового оборота сталкиваются с рядом трудностей, связанных с юридическим закреплением, достигнутых между сторонами, договорённостей.
Многие представители бизнеса сумели адаптироваться к ведению онлайн-переговоров посредством использования самого популярного приложения этой весны - «Zoom». Однако, каким бы он не был эффективным инструментом для переговоров в нынешних реалиях, закрепить устные договорённости через него не получится.
Данная проблема обошла стороной те организации, у которых еще до введения ограничений, связанных с распространением COVID-19, была выстроена система электронного документооборота и в действующих договорах имеются положения об обмене документами в электронном виде.
Остальным организациям для правильного закрепления, достигнутых в онлайн режиме, договоренностей предлагаем придерживаться следующих рекомендаций.
1. Вы можете обмениваться с контрагентом юридически значимыми документами по электронной почте с использованием простой электронной подписи. Чтобы документы в таком случае считались подписанными простой ЭП, предварительно заключите с контрагентом соглашение об обмене документами с использованием простой ЭП.
В соглашении обязательно укажите (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона об электронной подписи):
- правила определения подписанта по его простой ЭП. Например, Вы можете указать, что подписанием документа простой ЭП считается его направление с корпоративной электронной почты. Уточните при этом, от каких лиц и с каких адресов будут направляться сообщения. В таком случае ключом ЭП будет пароль к электронному почтовому ящику, ключом проверки ЭП - адрес электронной почты;
- обязанность соблюдать конфиденциальность ключа простой ЭП. Она возлагается на лицо, которое создает и (или) использует ключ ЭП.
Шаблон данного соглашения можно скачать, перейдя по ссылке https://yadi.sk/i/ELxXXmCe_MEpJQ
2. Даже если Вы находитесь только в процессе ведения переговоров, то обязательно подпишите с другой стороной соглашение относительно электронного документооборота. В частности, это может позволить Вам обезопасить себя при доказывании недобросовестного выхода стороны из переговоров.
Составьте данное соглашение в бумажной форме, с "живыми" подписями руководителей или уполномоченных представителей сторон. В случае спора такое соглашение поможет Вам доказать юридическую силу подписанных на его основании электронных документов.
3. Однако, даже если Вы используете электронный документооборот, в любом случае старайтесь по возможности обмениваться «материальными» экземплярами документов. В текущей условиях, это лучше будет сделать, когда ситуация стабилизируется и бизнес выйдет из ограничений, вызванных его «изоляцией».
Следуя вышеуказанным правилам, можно обезопасить себя от возможных рисков в дальнейшем. Помните, что беспокоиться о своем бизнесе необходимо заранее!