Основной документ, который стоит подготовить в компании сейчас – это приказ о работе компании в связи с распространением COVID-19. Приказ важен, так как в связи с пандемией организации отменяют командировки, переводят сотрудников на удаленку, вводят простой, отправляют сотрудников в отпуска. Даже если вы уже сделали такой приказ, сверьтесь с образцом. Возможно после, вы решите дополнить ваш документ.
Что отразить в документе
Остановимся на основных пунктах, которые нужно отразить в документе.
Форма и сроки. Вы можете составить приказ в произвольной форме и в любой момент. Ответственности за то, что в компании нет такого документа не предусмотрено. Однако лучше составить приказ. Он может понадобиться во время возможной кадровой или налоговой проверки.
Перевод на удаленную работу. В приказе укажите тех, кого можно перевести на удаленную работу, например юридический отдел, маркетинг. Подготовьте документы, чтобы перевести сотрудников на удаленку. Заключите дополнительное соглашение и издайте приказ о переводе на дистанционную работу.
Формально перевод на удаленную работу, даже временный, это изменение условий трудового договора. О таких изменениях работодатель должен уведомить сотрудника не менее чем за два месяца. Но есть способ, как перевести сотрудника на удаленку без двухмесячной выдержки и не нарушить кодекс. Если инициатором дистанционного режима выступит сотрудник, то ему достаточно написать заявление с просьбой о переводе. После этого новый режим можно применять сразу же, то есть в этот же день.
Отпуска. Тем сотрудникам, которые не имеют возможности работать удаленно предоставьте возможность оформить отпуска. Предложите сотрудникам, у которых скопилось много отпускных дней, пойти в ежегодный оплачиваемый отпуск. Остальным предложите оформить отпуска за свой счет.
Но работодатель не вправе по своей инициативе отправить работников в отпуск без сохранения зарплаты. Такой отпуск возможен только по просьбе самих работников по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Чтобы его предоставить, сотрудник должен подать письменное заявление.
Расходы на маски и антисептики. Чтобы списать расходы на маски и антисептики, укажите в приказе, что обеспечиваете сотрудников защитными масками и антисептическими средствами для обработки территории цеха и рабочих мест. Это касается работников, которые не могут оставить свою работу из-за производства.
Расходы на термометры и тепловизоры для измерения температуры, маски, антисептики вы вправе учесть при расчете налога на прибыль в прочих расходах: на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК, ст. 212 , 223 ТК, письмо Минфина от 14.02.2020 № 03-03-06/1/10357).
Простой. Есть работники, которые не могут перейти на дистанционную работу. Тогда возникает вынужденный простой, в том числе из-за коронавируса в 2020 году. Простой по причинам, не зависящим от организации и сотрудника, оплачивайте в размере не меньшем, чем 2/3 его тарифной ставки (оклада). Укажите в приказе тех, кого освобождаете присутствовать на период простоя на рабочем месте.