Всем известно, что одну и ту же задачу часто можно решить разными способами. И, конечно, нам хочется выбрать самый простой путь. Экономим ли время, не хотим заморачиваться или отрицаем новое, итог один – мы частенько довольствуемся средним результатом, отказываясь от попыток достичь лучшего.
Одно дело, когда речь идет о личных результатах. Но если говорить о бизнесе, прибыльности и завязанной на всём этом большой команде, такой подход покажется немного безответственным. Казалось бы, зачем управлять инженерными данными? Начали проект, создали папки, стали работать с документацией. А уж если какой-то чертеж потеряется, инженеры выудят из сумбурной структуры не ту версию файла, обнаружатся ошибки и скверная коммуникация между отделами, можно провести воспитательную беседу и воззвать к ответственности сотрудников.
Но ругайся не ругайся, сроки все равно будут затягиваться, ошибки – накапливаться снежным комом, а прибыль – стремительно таять, как первый осенний снежок. Потому что любой проект – это сложная система, и применять к ней методы «домашней» организации – наивно и бесплодно. Осмелимся дать вам несколько советов, которые помогут сделать работу с инженерными данными эффективной.
Организационная система
- Важно договориться о правилах именования документов, которым будет следовать вся команда. Если учитывать в названии номер версии и дату, вы сможете быть уверены, что все участники проекта работают с актуальной версией файла.
- Подумайте, как лучше хранить разные версии одного документа. Если исправления вносятся в существующий документ, при сохранении его имя должно содержать название исходного файла, а также дату и номер редакции.
- Всегда сохраняйте последнюю версию как новый файл на случай, если потребуется доступ к более ранним версиям. Тут важно следить, чтобы структура хранения была понятной для всех участников проекта. Например, можно создавать внутри проектных папок подпапки, в которых будет содержаться конкретная задача и ее решение. На первый взгляд, работа довольно нудная, но такой подход позволит устранять проблемы на раннем этапе.
- Назначьте ответственного сотрудника, который будет следить за порядком в файловой структуре. Если заниматься организацией понемногу каждый день, это не займет много времени и не станет бременем для вашего специалиста.
Золотой стандарт
- Еще одним важным подспорьем для вас станет определение стандартов. Добейтесь того, чтобы в вашей команде использовались единые шаблоны документов, определенные правила именования номенклатуры, реквизиты – словом, всё, что находится в общем доступе. Смешно сказать, но в некоторых компаниях, где данные хранятся кое-как, сотрудники могут одновременно использовать в документах актуальный и устаревший логотип. Правда, в этом случае смеяться будут заказчики, но не вы.
- Подумайте также о том, как ваша документация будет выглядеть стилистически. Определите стандартные шрифты, цвета и другие детали оформления – это придаст документам организованный вид и сделает их более доступными для восприятия.
- Не забывайте о том, что кроме внутренних существуют еще и внешние стандарты, особенно к инженерной документации. Проверьте, соответствуют ли им ваши рабочие файлы.
Не витайте в облаках, а работайте в облаке!
Локальная сеть – это, конечно круто. Вы можете очень уютно обустроить внутреннее рабочее пространство, создать идеальную папочную структуру проектов и чувствовать себя отлично. Но представьте, что кто-то из вашей команды (или все, как это происходит сейчас) оказался вне офиса. Либо работа встанет, либо на удалении инженеры будут делать что-то свое, не имея возможности оперативно информировать команду об изменениях в файлах.
Что тут можно сказать? Граждане, храните данные в сберегательной кассе! Шутка. Конечно, в облаке. А если вы еще и для проектирования станете использовать облачные продукты, проблем не будет совсем. С их помощью участники проекта смогут просматривать инженерные файлы и вносить правки практически из любого места. Вы постоянно будете на связи в режиме онлайн, а значит, прощайте путаница и затягивание сроков.
Fusion 360 поможет получить нужные инструменты
Облачные программы, такие как Fusion 360, могут отлично дополнить ваш набор инструментов. От одновременного редактирования, гарантирующего наличие только одной актуальной версии файла, до более удобного общения членов команды – Fusion 360 упростит процесс управления данными на всех этапах. Без шуток!
Еще не знаете о Fusion 360? Не теряйтесь! Качайте пробную версию и начинайте внедрять лучшие методы управления данными. Надеемся, наши советы помогут вам в этом.
