Онлайн-совещания – это современные возможности коммуникации для компаний, которые перешли на удаленную работу.
С помощью онлайн-совещаний участники могут обсуждать текущие задачи, просматривать документы и презентации, обмениваться идеями относительно существующих проблем.
Не всем сотрудникам легко перестроиться с очного совещания на онлайн-формат. Но условия современной реальности диктуют нам свои правила, поэтому необходимо быстро адаптироваться к изменившимся условиям.
Согласитесь, не всегда от онлайн-совещания получаешь тот результат, который ожидал.
Чтобы онлайн-совещание прошло продуктивно, мы подготовили для Вас несколько рекомендаций.
- Определите цель и основную мысль совещания. Оповестите участников. Старайтесь не отходить от основной мысли во время совещания.
- Распределите роли: кто создает конференцию; кто отвечает за повестку дня; кто будет выступать.
- Предупредите участников, чтобы они заходили на запланированную встречу заранее (за 5 минут), чтобы настроить оборудование и проверить связь. Это поможет начать совещание вовремя и без задержек.
- Определите тайминг и правила обсуждения. Важно не растягивать совещание, иначе внимание начнет рассеиваться. Не отходите от цели совещания. Для каждого выступающего ограничьте время (сообщение до 3 минут).
- Не забывайте мотивировать сотрудников похвалой, лайком, постом и т.д. Выделяйте особо продуктивных сотрудников. На удаленной работе сотрудникам наиболее важно получать поддержку и обратную связь.
- Заранее проверьте качество интернета; выберите фон, который не будет отвлекать участников.
- Договоритесь с участниками, чтобы своё внимание на время онлайн-совещания они сосредоточили только на нем, не отвлекались на посторонние дела, иначе часть информации будет потеряна.
- Изучите и используйте возможности площадки. Для лучшей наглядности можно показывать презентацию или использовать интерактивную доску (например, чтобы нарисовать график). Ведите протокол совещания, так вы зафиксируете решения, задачи и ответственных.
Делитесь своим опытом, а как у вас проводятся онлайн-совещания?
И что помогает их сделать более продуктивными?