Развитие информационных технологий, мессенджеров, различных ресурсов связи приводит к тому, что меняются культурные привычки, этикет ведения переговоров и в целом деловая этика. К примеру, сейчас уже считается моветоном телефонный звонок на личный номер. Зачем? Ведь есть WhatsApp. Таким образом, общаясь с клиентами сейчас, необходимо очень осторожно подходить к тому, как корректно вести коммуникацию.
Разговор по телефону
Как было указано выше, звонок по телефону может быть воспринят как дурной тон. Прежде чем звонить клиенту, необходимо убедиться:
- существуют договорённости о связи по телефону;
- время и день переговоров по телефону определены заранее;
- клиент ждёт звонка.
Безумный поток информации, контактов и тем для обсуждения обязывают на данный момент сразу представляться и озвучивать тему, по которой вы звоните клиенту. А также неплохо оговорить заранее, сколько времени займёт беседа по данной теме.
Переписки по e-mail
Первое и самое главное, что здесь нужно обозначить – это подпись в электронных письмах. Она должна содержать имя и фамилию отправителя, его должность, наименование компании и контакты. Указание личного мобильного телефона является опциональным, так как не каждый хочет делиться своим личным номером, но указание альтернативного способа связаться – обязательно.
Также одной из самых животрепещущих и вызывающих раздражение проблем в переписках по электронной почте является тема письма. Во-первых, она должна быть. Точка. Во-вторых, тема должна быть изложена кратко, ёмко, по существу создаваемой переписки. Если в ходе переговоров по электронной почте предмет обсуждения изменился, не стоит забывать поменять тему. Это поможет избежать лишнего раздражения клиента, когда он по теме поймёт, что ветка разговора изменилась.
Конечно, в переписке по электронной почте, как и в любой другой, не стоит забывать про деловое приветствие, дружелюбный тон, грамматику и пунктуацию.
Общение по WhatsApp
Переписки в мессенджерах это максимально быстрый способ обсудить какие-то частные моменты, уточнить договорённости и в целом выйти на контакт с клиентом. Но не стоит этим злоупотреблять. Первостепенно необходимо помнить, что переписки по WhatsApp должны быть только в рабочее время. Писать после 6 вечера или в выходные – это табу, нарушив которое, можно навлечь на себя гнев клиента.
Также общение в WhatsApp это не метод вести долгосрочную сделку, оговаривать условия договора и вносить правки в контракт. Для таких основополагающих переговоров лучше использовать почту.
Как было указано выше, всегда помните про деловой тон переписки, грамотность и предметное повествование.