Эта статья стала моим ответом на вызов, брошенный участникам проекта #vovremya.
После статьи Сергея Храмова «В поисках идеального ежедневника в стиле #vovremya» я тоже загорелась идеей создать удобный и подходящий именно мне инструмент планирования.
Дело в том, что я фрилансер. Работаю журналистом, помимо этого развиваю еще два интернет-проекта. Так что мое расписание не отличается постоянством. Порой приходится вставать в четыре утра по Владивостоку, чтобы послушать вебинар московского тренера, а в другой день спать до обеда.
Это накладывает отпечаток на мою схему планирования дел. Естественно, стандартные ежедневники, рассчитанные на рабочий день с девяти до шести, мне не подходят. Поэтому я воспользовалась своим любимым принципом: «Хочешь того, чего у тебя нет, сделай это сама».
Все задания проекта #vovremya можно посмотреть здесь.
Стратегическая картонка
Термин я позаимствовала у Сергея Храмова, идеолога проекта #vovremya.
Это действительно твердая картонка, на которой я записываю стратегические цели. Так они всегда у меня перед глазами, и я не забываю про них в суете ежедневных забот.
Общий план на месяц
Представляет собой табличку с тремя десятками ячеек, дает общее представление о событиях месяца.
Благодаря этой табличке я помню про дни рождения, дедлайны, платежи.
Недельный планер
Тоже табличка, но в нее я вписываю уже те дела, про которые никак нельзя забыть.
Бланки ежедневного планирования
Идея этого бланка принадлежит Дмитрию Литваку и подробно изложена в его блоге.
На мой взгляд, это один из самых совершенных инструментов дневного планирования. По крайней мере из тех, с которыми я сталкивалась.
Рассмотрим пример бланка с размеченными областями:
В эту табличку я вписываю дела, которые привязаны к конкретному времени.Одни занимают несколько часов, другие минуту. Например, короткий телефонный звонок. Но если задача начинается строго в 15.00, то ее — в этот раздел. В нем есть:
- Колонка для указания точного времени начала задачи.
- Карта времени дня, аналог диаграммы Ганта — невероятно удобный инструмент планирования. В строку я пишу дело дня. В клеточке соответствующего часа отмечаю, когда его нужно будет сделать. Колоссальным удобством является то, что вам не нужно впихивать новую задачу на 11.00 между 10.30 и 11.30. Я пишу ее в самый низ списка, а в клеточке времени рисую кружок.Таким образом, сканируя слева направо карту дня, я хорошо вижу: что и когда у меня запланировано. И по барабану, где оно записано.Кстати, хвостики перед кружочками означают, что мне потребуется время на дорогу. Или перед встречей стоит на всякий случай позвонить и уточнить, точно ли она состоится.
- За что люблю свой бумажный органайзер, так это за возможность переноса задач. Сама задача на месте, меняется только время. А попробуйте повторить этот трюк на листе классического формата!
- Область списка дел. Здесь пишу то, что не имеет временной привязки. Можно группировать по разным признакам. Например удобно иметь в одной группе телефонные звонки, или объединять по территориальной принадлежности: «Офис», «Банк», «Почта», «Фирма АБС» и так далее.
- Область произвольных заметок.
- Дневной чек-лист. Содержит девять стабильных задач-элементов, выполнение которых отмечается галочкой. Например, «Выполнено задание марафона», «Заполнен отчет дня» и другие вещи, которые я, к примеру, хочу сделать своей привычкой («Упражнения для лица», «Утренние страницы», «Медитация десять минут» и так далее). Когда войдет в привычку — просто меняю бланк.
Отчет за день
На оборотной стороне бланка ежедневного планирования я разместила форму с вопросами, которые помогают мне оценить качество прожитого дня.
Этой технике я научилась на Марафоне взаимной осознанности, который проходил в январе. Вот вопросы, которые я задаю себе каждый вечер перед сном:
Что я сделала для своей мечты?
Главное достижение дня.
Этот вопрос помогает мне оценить, действительно ли концентрировалась днем на важном? Или потратила время на текучку?
ЧМУ (что можно было бы улучшить).
Я анализирую свои ошибки и эффективность в целом. Как говорится, не бойтесь совершать ошибки, бойтесь совершать их дважды.
Инсайт дня — то, что меня поразило.
Это может быть мысль, книга, человек, событие, в общем все, что делает мою жизнь ярче и осмысленнее.
Вывод дня. Здесь я оцениваю весь прожитый день с позиции эффективности и позитивных эмоций.
Отмечаю, на что сделать упор в будущем, а что можно выполнять между делом.
ПроПоПну (проверить-похвалить-пнуть)
Это изобретение тоже досталось мне на Марафоне взаимной осознанности.
Табличка ПоПроПну состоит из двух частей — колонки с делами или привычками, которые мне бы хотелось выполнять ежедневно, и календарика.
В клеточках дней я галочками отмечаю факт сделанного дела.
В идеале за месяц должно получиться тридцать галочек, тогда меня ждет поощрение. Если галочек меньше, я себя наказываю.
Кроме того, табличка ПоПроПну позволяет вовремя отследить динамику движения к цели.
Если я больше двух раз пропускаю намеченное дело, это повод задуматься: в правильном ли направлении я иду?
Может, стоит снизить нагрузку или пересмотреть приоритеты? Или это вообще не моя цель, и я на самом деле хочу другого?
Одним словом, это повод еще раз оценить важность результата и необходимые ресурсы, скорректировать план и действовать дальше.
Идейник
Это раздел ежедневника с чистыми страницами, куда я записываю родившиеся мысли, синопсисы статей, заметки.
В последнее время в нем стали появляться не только записи, но и скетчи.
Книга Майка Роуди «Визуальные заметки» открыла мне глаза на то, что мысли можно не только записывать, но и зарисовывать.
Мне очень нравится как сам процесс, так и прикольные схематичные картинки, в которых намного проще разобраться, чем в обычных записях.
Дополнительные разделы
- Страницы для записей
Это аналог блокнота, куда я заношу информацию после телефонных разговоров, деловых встреч и т.п.
АрхивС собой я ношу малый вариант ежедневника — стратегическую картонку, месячный план на текущий период, недельный план, листы ежедневника в количестве семи штук, два-три листа идейника и два-три листа для записей.
Остальное, как и листы за прошедшие недели, хранится в архиве. Это вторая тетрадь на кольцах, куда по воскресеньям перекочевывают исписанные листы.
С чего начать создание своего идеального ежедневника
- Выберите удобный носитель. Пусть это будет блокнот, который вам действительно нравится.
Для себя я выбрала тетрадь на кольцах в жесткой обложке. В ней легко менять листы, и формат А5 мне подошел идеально.
Вы можете порадовать себя стильным Moleskine или создать свой блокнот самостоятельно, благо мастер-классов по переплетному делу и декору обложек в сети предостаточно. - Проанализируйте, какие провалы в общении со временем существуют в вашей жизни. Может, вам не хватает фокуса на стратегически важных целях? Или вы в ежедневной суете забываете покупать продукты и звонить маме? Выпишите все эти пункты в отдельный список и переходите к совету № 3.
- Подумайте, чем вам не подошли прошлые ежедневники, чего вам в них не хватало.
Мне, например, вечно не хватало места для заметок и списков, конвертика для мелочей. К середине года все мои ежедневники раздувались до невероятных объемов из-за обилия вложенных в них, приколотых и приклеенных бумажек. Теперь все эти «нужности» я храню в архиве. - Полистайте существующие ежедневники. Начать можно со статьи «Профессиональные ежедневники: такие разные, такие нужные», некоторые шаблоны, приведенные в ней, очень хороши.
Можно не копировать их в точности, просто взять какие-то элементы. Например, строчки «Зачистить хвосты» или «Первый рабочий час» могут сильно продвинуть вас к вашим целям. - Выпишите, какие инструменты планирования вы используете, а какие изобретения гуру таймменеджмента только думаете внедрить. Затем создайте на их основе свои странички для записей. Верстать их можно в любом редакторе, самым ленивым посоветую поискать шаблоны в сети.
- Распечатайте свои странички на принтере или в типографии, сшейте и ваш идеальный ежедневник готов!