Рад приветствовать на моем канале ЕСТЬ ЖЭ всех ценителей криминалистики, экспертиз и просто полезной информации, как "не попасть"!
Сегодня мы поговорим об электронном документе и опасности, которую потенциально он может представлять.
В период коронавируса выходить на улицу нельзя, почта работает с огромными очередями и задержками, а квалифицированную электронную подпись (КЭП) каждому сотруднику, в условиях ограниченного бюджета, выпускать — не рентабельно.
Как в таких условиях подписывать с сотрудниками, агентами документы, сообщать о новых приказах и заключать новые договора.
Выход есть — переход на электронный документооборот!
Готовятся положения, в которых четко прописываются детали и порядок обмена подобного рода информацией.
Постоянно при этом держится во внимании факт возможных злоупотреблений при подготовке подобной документации и готовность к выявлению.
В эру высоких технологий, электронный документ легко можно выполнить с применением современной техники, программного обеспечения и простых действий.
Видеоматериал с моего Ютуб Канала ЕСТЬ ЖЭ.
Посмотрев краткий видеообзор, появится понимание, какую угрозу потенциально может нести в себе электронный документ, без квалифицированный защиты, если не соблюсти ряд рекомендаций.
Официальный электронный документооборот
- готовится два документа: "приказ о введении электронного взаимодействия" и "соглашение об электронном взаимодействии", которые направляются сотрудникам или агентам в двух экземплярах на подпись;
- вводится в соглашение понятие "электронный документ" и перечень возможных к такому обороту документов. Старайтесь отсечь наиболее важные документы от подобного оборота.
- если нет корпоративной сети, мессенджера, канала — создать их, с обязательным присвоением уникальных логинов, почты и т.п., которые прописываются в соглашении.
Например:, электронный документ считается официально подписанным электронной подписью Петрова Сергея Андреевича, если он направлен с: адреса электронной почты sapetrov@vid.ru, телефона +79993332211 в мессенджере, @sapetrov в канале.
Видеоматериал с моего Дзен Канала ЕСТЬ ЖЭ.
Привязка к определенным доменам, к которым имеет доступ только определенный сотрудник, упростит в дальнейшем процесс доказывания при спорных моментах.
- тщательно вести отбор поставщиков товаров и услуг, с которыми будут заключаться новые договора.
Не соблюдение правил может привести к повальному злоупотреблению документооборотом.
Людей начнут увольнять без их ведома. Финансовые отчеты перестанут отображать действительность.
Услуги, оплата за которые переведена по таким вот электронным документам — не будут получены.
Последуют массовые обращения в суд, прокуратуру, полицию за разбирательствами.
Организация погрязнет в процесс доказывания!
Экспертиза не сможет помочь в установлении истины без оригиналов документов.
Их, конечно же, не будет, так как будете заниматься пересылкой "сканов" документов по электронной почте, содержащих изображения подписей и оттисков печатей.
С которыми, уже теперь понимаете, можно очень много, что сделать!
Злоумышленник не дремлет. Ждет незнания норм и правил от руководителей, чем непременно спешит воспользоваться в своих целях.
В этот сложный период, будьте особо внимательны и осторожны, готовя приказы и заключая важные договоры.
Если статья была полезна, поддержите пальцем вверх, дадим ей охвата, чтобы как можно быстрее полезная информация нашла своего читателя!
РЕКОМЕНДУЮ К ПРОЧТЕНИЮ:
Как выявить переклейку фото в паспорте;
Понятие заключение специалиста;
Что такое рецензия судебной экспертизы;
Подписка эксперта об уголовной ответственности;
Почерковедческая экспертиза по копии документа;