Памятка родителям по ведению и хранению личного дела на ученика на семейном образовании.
Личное дело учащегося — это список документов, который в обязательном порядке составляют, оформляют, пополняют и хранят в образовательном учреждении на протяжении всего периода обучения ребенка. Полномочия школы в отношении личных дел учеников регламентированы приказом Минобрнауки РФ, определяющим порядок приема граждан на обучение. К ведению и формированию личной документации школьника должно соответствовать нормам организации документооборота:
- личные дела учащихся ведутся с момента приема ребенка в школу до непосредственного выпуска (перевода) из образовательного учреждения;
- принципы ведения, изменения и хранения регламентированы Положением о ведении личных дел учащихся — школьным локальным актом;
- уполномоченные работники школы (классные руководители, секретарь учебной части и директор) несут ответственность за сохранность бумаг, неразглашение информации личных дел.
Универсального образца, по которому ведутся личные дела, не существует. В законодательстве РФ можно найти список необходимых документов для приема в школу, но там не напишут, в каком порядке и в какую папку складывать документы в личном деле.
Структуру для себя определяет каждая школа самостоятельно, опираясь на то, что изложено в нормативных правовых актах в области образования. При этом руководство школы прописывает локальное Положение, где будет написано, как обращаться с личными делами учащихся.
Личное дело оформляется при приеме в школу. Сразу же заводится личная карточка – она первой идет в личное дело.
Если вы поступаете в первый класс
Оформление и ведение личного дела – обязанность классного руководителя. Он заводит личное дело сразу после того, как ребенок был принят в школу.
На первом этапе в него пойдет все то, что требовалось для отправления чада в первый класс: оригинал заявления родителя или законного представителя, договор с родителями, согласие на обработку персональных данных, приказ о зачислении ребенка в учебное учреждение. В некоторых случаях не требуются оригиналы документов. Так, например, со свидетельства о рождении, свидетельства о регистрации ребенка и других документов, которые могут стать подтверждением родственных связей, потребуется снять копии.
В процессе обучения личное дело каждого ученика пополняется:
- справками о состоянии здоровья ребенка;
- четвертными и годовыми оценками;
- договорами на дополнительные образовательные услуги (если такие имеются).
Если бумаги оформлены на иностранном языке, они должны подаваться в школу с нотариально заверенным переводом.
Сведения о наградах и подтверждающие их документы, а также данные о дисциплинарных взысканиях тоже идут в личное дело учащегося. Все изменения в персональных данных (например, смена фамилии) должны быть отражены в карточке. В конце года классный руководитель ставит в личную карту учащегося отметку о переводе или оставлении на второй год и отмечает пропуски занятий.
Перевод из другой школы
Начинать все по новой не придется. Если ребенка перевели из другой школы, вы получите его личное дело, которое велось на прошлом месте. Для его получения нужно написать заявление на имя директора школы с просьбой выдать личное дело ученика на руки.
Обязательно проверьте, на месте ли все необходимые документы. Если чего-то не хватает, поставьте пометку в акте приема-передачи (он должен быть оформлен при передаче документов).
Когда ребенку исполнится 14 лет, в его личное дело нужно добавить копию паспорта. При переходе в 10-11-й классы – оригинал аттестата об основном общем образовании.
Родители по собственному желанию могут просить прикрепить к личному делу дополнительные документы. Важно проверить, что данные в них не противоречат ФЗ «О защите персональных данных».
В конце учебного года в личное дело педагогу нужно вложить табель успеваемости за прошедший учебный год, заполнить последнюю страницу личной карты, подвести итоги и расписаться. Подпись закрепляется школьной печатью. Иногда требуется добавить контрольные или творческие работы и характеристику.
Как и в случае с порядком документов личном деле, каждая школа самостоятельно прописывает требования к внешнему оформлению.
Руководство принимает решение, какими оно хочет видеть личные дела школьников: скрепленными степлером или прошитыми нитками. В разных учреждениях могут также отличаться способы хранения: в бумажном или в электронном виде. Если личные дела ведутся в бумажном формате и заполняются в письменном виде от руки, для ведения перечня документов в личном деле учащегося классный руководитель должен использовать только ручки с синими чернилами. На титульный лист папки личного дела, которое хранится в бумажном формате, приклеивают фотографию учащегося (новоприбывшие ученики должны предоставить ее в течение двух недель после зачисления в школу, для папок с личной документацией, оформленных в электронном виде, используются цифровые фотографии, которые должны присутствовать в каждом деле. Педагогам важно не путать личное дело с портфолио ученика, в которое вносят сведения о дополнительном образовании, творческих и внешкольных достижениях.
Любе нормативы обязательно должны быть зафиксированы локальным документом и представлены к ознакомлению всему педагогическому составу.
После окончания ребенком школы его личное дело хранится в архиве школы три года. По истечении этого срока уничтожается.
Если ученик выбыл из школы, но его личное дело не было затребовано родителями или опекунами, оно передается в архив на хранение.
Родители могут забирать личное дело своего ребенка, даже если документы о переводе в другое учебное учреждение отсутствуют. Как, например, при переходе на семейное обучение без прикрепления сразу к другой школе.