Большинство людей в какой-то момент своей рабочей жизни испытают на себе ненужную встречу. Некоторые, возможно, путешествовали по стране, чтобы принять участие в одночасовой встрече, которая могла бы быть гораздо более эффективной в качестве конференц-звонка. Но задумывались ли Вы когда-нибудь о том, сколько эти встречи могут стоить Вашему бизнесу?
Одно исследование показало, что средний работник тратит 10 часов 42 минуты каждую неделю на подготовку и посещение 4.4 встреч. Другое исследование показало, что сотрудники считают 56% встреч непродуктивными, при этом 66% признают, что они оправдываются, чтобы избежать встреч.
Сотрудники всех уровней старшинства, похоже, согласны с тем, что встречи могут быть неэффективным использованием времени. Это особенно очевидно на уровне старшего руководства, где более значительная часть рабочего дня обычно проводится на собраниях. Согласно опросу руководителей высшего звена выяснилось, что встречи удерживают их от завершения собственной работы, а 71% сказали, что встречи непродуктивны и неэффективны.
При таком большом проценте людей, считающих, что большинство встреч являются неэффективными, удивительно, что они все еще так часто проводятся в повседневной рабочей жизни. Хотя ответ может и не состоять в том, чтобы полностью вырезать встречи из бизнеса, есть способы сделать их более продуктивными
1. Действительно ли встреча необходима? Первое, что необходимо рассмотреть - действительно ли встреча с глазу на глаз является необходимой. Часто простые бизнес-задачи можно решить с помощью цепочки электронной почты или быстрого конференц-звонка. Это может сэкономить потенциальную потерю времени и ресурсов личных встреч.
2. Нужны ли все участники? Соблазнительно пригласить как можно больше людей на встречу, чтобы получить смесь различных точек зрения. Однако, это может оказаться непродуктивным использованием времени людей, если они не обязательно должны присутствовать. Если это так, вы можете отправить по электронной почте после собрания краткий отчет о встрече тем, кто не присутствовал, чтобы держать их в курсе результатов собрания.
3. Сократить время. Если встреча с глазу на глаз необходима, постарайтесь забронировать в дневнике меньше времени, чем обычно. Большинство людей по умолчанию выделяют час на встречу. Однако Вы можете анализировать собрания, которые у Вас проводятся в настоящее время, и следить за тем, в какой момент концентрация людей начинает падать, и собрание становится менее продуктивным.
4. Установите будильник. Если вы решили сократить время встречи до 30 минут, установите таймер и убедитесь, что время соблюдается. Это, как мы надеемся, предотвратит перерасход собрания, при этом гарантируя, что все ключевые моменты все еще обсуждаются.
5. Создайте повестку дня. Собрания могут иметь привычку сбиваться с курса, при этом основной пункт часто забывается. Создание повестки дня может быть эффективным способом сохранения точки зрения собрания. Собрание также должно иметь модератора, который следит за тем, чтобы обсуждение было привязано к областям повестки дня. Если возможно, поделитесь повесткой дня с участниками перед совещанием, чтобы они знали, что будет обсуждаться, и при необходимости могли подготовить любые заметки.
6. Мероприятия. Чтобы помочь убедиться в том, что совещание максимально продуктивно, пройдитесь по ключевым пунктам действий в конце совещания и, при необходимости, назначьте их участникам. Действия по пунктам также должны быть сообщены в кратком сообщении по электронной почте после встречи, чтобы все знали о последующих шагах.
7. Запаситесь ручкой и бумагой. Ноутбуки все чаще используются на заседаниях. Хотя некоторые люди видят в них наиболее эффективный способ делать заметки, на самом деле они могут препятствовать уровню концентрации. Искушение ответить на электронные письма, когда они появляются на экране, может отвлечь внимание от самого собрания. Коллеги также могут раздражаться при нажатии на клавиатуру. Вы можете смотреть, как можно ограничить людей в том, чтобы они не приносили ноутбуки на собрания. Вместо этого, поощряйте их приносить старомодную ручку и бумагу, если они хотят делать заметки.
