В проектной деятельности план и фактические сроки почти всегда расходятся. Опытные специалисты имеют меньшее расхождение, но оно никогда не равно нулю. Также, редко встречаются проекты, где работают исключительно высококвалифицированные специалисты с идеальной точностью планирования.
Опытные руководители проектов всегда включают в план работ «ефрейторский зазор» — определённый процент времени добавляется к расчётным срокам. Однако, если нет знаний в какой-то области, трудно понять адекватность названных сроков и определить необходимый процент зазора..
Применение зазоров в зависимости от квалификации разработчиков
Для разных категорий разработчиков используются различные значения зазора: где-то 20%, а где-то и умножение на 3. Однако с новыми системами, в которых отсутствуют знания, зазор не помогает — требуется проверка сроков на адекватность.
Ошибки в сроках допускают все, и невозможно разбираться во всех профессиональных областях, чтобы проверять сроки на адекватность. Специалисты могут завысить сроки или усложнить задачи, если понимают, что руководитель проекта не разбирается в теме.
Пример из практики
В эпоху dial-up модемов, в проекте оказались два специалиста по системе, работающей под DOS. Документации не было, в интернете ничего не найти. Сроки, которые называли специалисты, включались в план и использовались для расчётов. Однако, когда сроки нарушались, оправдания сводились к сложности системы.
Поняв, что сроки явно завышены, я начал искать знакомых, знающих систему. После многочисленных звонков, удалось найти специалиста, который подтвердил, что задачи выполняются намного быстрее, чем утверждали мои сотрудники.
Выработка нового подхода
Не имея бюджета для найма новых людей и понимая, что конфронтация с текущими сотрудниками нецелесообразна, было решено использовать найденного специалиста для проверки оценок сроков. Новый подход заключался в следующем:
- Задачи оценивались найденным специалистом.
- Затем проводилась встреча с сотрудниками, где они также оценивали задачи.
- Задачи с разными оценками разбирались детально, с шагом в 1 час.
Этот процесс помог выявить несоответствия и улучшить точность планирования. Сотрудники начали более адекватно оценивать свои задачи, что привело к улучшению результатов.
Введение синхронизации
Теперь, при работе с новыми командами или специалистами, используется режим синхронизации:
- Планирование задач с шагом в 1 час.
- Совместное отслеживание точности сроков.
Выводы
- Оценки более 8 часов считаются неадекватными.
- Большинство людей не способны точно планировать дальше одного рабочего дня.
- Для точного планирования задачи следует разбивать на фрагменты по 4 часа (до обеда и после обеда).
Этот подход помогает улучшить точность планирования и укрепить доверие между руководителем и командой.
Рекомендации
- Регулярные тренинги: Проводите регулярные тренинги по планированию и оценке сроков для всех членов команды.
- Документирование: Ведите документацию всех процессов и решений, чтобы иметь возможность анализировать ошибки и улучшать процессы.
- Коммуникация: Обеспечьте открытое и честное общение внутри команды. Регулярные встречи и обсуждения помогут выявлять проблемы на ранних стадиях.
- Инструменты для планирования: Используйте современные инструменты и методологии для управления проектами (например, Agile, Scrum), которые могут помочь улучшить точность планирования и адаптироваться к изменениям.
- Менторинг: Опытные специалисты могут выступать менторами для менее опытных, что поможет сократить разрыв в навыках и знаниях.
- Анализ и обратная связь: После завершения проекта проводите анализ выполненных задач и сроков, чтобы выявить причины отклонений и внести улучшения в будущее планирование.
- Адаптация под новые системы: При работе с новыми системами следует учитывать возможные недостатки знаний и заранее закладывать дополнительное время на изучение и адаптацию.