Заявки по 223-ФЗ иногда очень объёмные. Нужно собрать кучу справок и документов и важно сделать это быстро. Чтобы облегчить эту задачу, важно всегда иметь базовый набор документов и периодически обновлять его.
Выписка из ЕРГЮЛ/ЕРГИП
Прекрасно, что давно прошли те времена, когда надо было получать выписку на бумаге. Теперь ее можно скачать с электронной подписью на официальном сайте https://egrul.nalog.ru/index.html. Как правило заказчики требуют предоставление выписки сроком не позднее 6 месяцев до даты публикации извещения о проведении тендера. Но я встречала и более короткие сроки. Разумно было бы получать новую выписку раз в месяц, например.
"Уставные" документы
Большой блок документов о компании - устав и его изменения, свидетельство о государственной регистрации юридического лица (лист записи в ЕГРЮЛ), свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе, документы на руководителя организации (самое главное - решение об избрании, дополнительно - приказ о назначении).
Бухгалтерские документы
Бухгалтерский баланс (форма 1) и отчет о финансовых результатах (форма 2, ранее назывался отчет о прибылях и убытках) с квитанциями об отправке в налоговую. Обычно его запрашивают за последний отчетный год, реже - за последний завершенный период, то есть за квартал. Мне встречались тендеры, где запрашивали бухгалтерские документы за последние 3 года. На такой случай стараюсь сохранять все годовые и квартальные балансы.
Сведения о среднесписочной численности работников. Простой отчет, который тоже сделается в налоговую раз в год по форме КНД 1110018.
Информация об опыте.
Очень часто в тендерах по 223-ФЗ просят предоставить справку об опыте выполнения аналогичных договоров. Поэтому важно сохранять информацию о сделках , чтобы не пришлось её искать в срочном порядке, когда до окончания подачи заявок остается несколько часов. Я веду таблицу, где указываю заказчика, предмет договора, реквизиты договора (номер и дату) и сумму. Кроме общей информации заказчики могут запрашивать документы, которые подтверждают опыт - копии договоров и документов о приемке работ, услуг или товаров. Все это тоже лучше сохранять заранее. Если ранее вами уже исполнялись договоры по 44-ФЗ или 223-ФЗ, то их можно найти в реестре контрактов на официальном сайте. Сейчас там можно скачать и договор и закрывающие документы.
Информация о кадровых ресурсах и материально-технических ресурсах.
По сути это две разные справки, но суть их примерно похожа - показать, какими материально-техническими и кадровыми ресурсами обладает участник тендера для выполнения технического задания. Забавно, но для поставки товаров тоже часто требуют такие справки, хотя для этого совершенно не всегда нужен большой штат сотрудников или собственные складские помещения. В "справку о кадрах" вписываем руководящий состав, их образование, стаж работы в аналогичной должности (цифры можно брать из головы, проверить их заказчик вряд ли будет, да и не сможет), а также несколько других сотрудников, которые будут задействованы при исполнении условия договора в случае победы.
Со справкой о материально-технических ресурсах подобная ситуация - включаем в неё информацию об офисе, складах, если есть, машинах, оборудовании, программном обеспечении и так далее.
Надо отметить, что есть тендер с требованиями по наличию определенных сотрудников, их образованию, квалификации, определенным ресурсам - машинам, оборудованию. Такие требования могут быть в тендерах по строительству, например. В таких случаях придется подбирать документы под конкретные требования.
Для общих случаев, когда требований по наличию определенных ресурсов нет, но справку показать надо, подойдет общая информация и персонале, аренде офиса и нескольких компьютерных программах.
Информация о цепочке собственников
Этот документов тоже есть смысл составить один раз и копировать его из одного тендера в другой. Как правило запрашивается по следующей форме.
Есть еще и другие документы, которые могут запрашивать в тендерах по 223-ФЗ. Некоторые из них (налоговые декларации по НДС или по налогу на прибыль, например) запрашивают не часто, другие (лицензии и сертификаты, свидетельства СРО и так далее) относятся уже к специфики конкретного тендера и деятельности компании. Я перечислила лишь базовые документы, которые позволяют мне подготовить заявку быстрее.