В сложившейся сложной эпидемиологической ситуации, когда возможность контактов между людьми ограничена, актуальным является вопрос – как дистанционно оформить коммерческий договор.
Первый, проверенный временем и, пожалуй, самый очевидный способ – обменяться с контрагентом подписанными документами посредством почтовой связи. Однако данный способ имеет ряд недостатков:
- время на почтовую пересылку;
- возможность утери документов в пути.
Прогресс компьютерных технологий не стоит на месте и все чаще как в повседневной жизни, так и в бизнес-процессах, для подписания документов используется электронная подпись.
В данном материале Консультанты MILTON LEGAL рассмотрят каким образом заключить дистанционный договор, чтобы в дальнейшем он имел юридическую силу.
Какой тип цифровой подписи использовать для дистанционного заключения договора?
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три вида электронной подписи: простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП).
При заключении договора можно использовать любой вид электронной подписи, но со своими нюансами.
Использование простой электронной подписи или неквалифицированной электронной подписи возможно, если стороны предварительно подпишут соглашение в простой письменной форме, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.
В рассматриваемой ситуации, чтобы избежать подписания дополнительных документов в привычном виде, лучше использовать квалифицированную электронную подпись.
Квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан и используется также для подписания формализованных документов. К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником, а также счета-фактуры или отчетность.
Особенности договорной работы при использовании электронной подписи.
Электронный договор, как и любой другой документ, который подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документу, который подписан собственноручно. Но в этом правиле есть исключение – в случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).
Подавляющее большинство хозяйственных договоров не требуют соблюдения простой письменной формы для договора.
Как и где подписывать документы?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:
- на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики;
- на сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор;
- в учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других);
- в специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок);
- в информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию);
- в специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ);
- в веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).
Поскольку в бизнесе практически все так или иначе сталкивались с подписанием документов электронной подписью, трудности применить знания для подписания договоров между компаниями возникнуть не должно.