Из-за режима самоизоляции многие были вынуждены перейти на удаленный режим работы. А также – выработать новые нормы общения с коллегами. Невозможно как раньше собраться на совещание и лично обсудить наболевшие вопросы. Делать это приходится онлайн или по телефону. И как никогда острой стала проблема голосовых сообщений и телефонных звонков. Кто-то предпочитает максимально живое, голосовое, общение, другие утверждают: только текст, никакого голоса! Кто прав и почему иногда лучше (не)звонить – разберемся.
Телефонные звонки уходят в прошлое
И это факт. Социологические исследования показывают, что все больше людей отказываются от звонков и предпочитают им сообщения в мессенджерах и социальных сетях. По данным Исследовательского центра Пью, молодежь общается текстами охотнее. Примерно 77% молодых людей предпочитают именно текстовые сообщения. Но и среди людей старшего поколения таких немало – примерно треть.
Кроме того, немало людей признаются, что телефонный звонок вызывает у них чувство тревоги и ассоциируется с плохими новостями.
Конечно, в деловом общении все сложнее. Не ответить на звонок начальника, клиента или коллеги нельзя: ведь речь идет о не личной беседе, а о рабочем разговоре, от которого зависит благосостояние всей компании. Однако и здесь, уточняют эксперты, все больше людей выбирают электронные письма и сообщения. Нелюбовь к телефонным звонкам в данном случае обусловлена тем, что они:
- занимают время, которое у большинства бизнесменов и офисных сотрудников расписано по минутам;
- нарушают концентрацию, после чего труднее вернуться к делам;
- создают впечатление, что для звонящего неважно ваше время. Если сообщение не требует моментального отклика, на него можно ответить позже. Звонок же – это своего рода призыв бросить все дела и немедленно на него ответить.
Кроме того, человек не всегда может моментально ответить на звонок, например, если находится на совещании. Немало людей предпочитают в таких ситуациях обмениваться сообщениями.
Значит ли это, что звонить не стоит никогда и никому? Конечно, нет. Звонки – важная часть коммуникаций, особенно при удаленной работе. Однако стоит учитывать их уместность. Например, телефонный звонок – не лучшее решение, если нужно поставить задачу, сформировать ТЗ, указать направление работы. Почему – рассмотрим ниже.
Голосовые сообщения: за и против
Если с телефонными звонками люди все же согласны примириться, голосовые сообщения у многих вызывают негодование. И вот почему:
- прочитать текстовое сообщение зачастую быстрее, чем прослушать голосовое;
- в случае с текстом можно сразу определить срочность сообщения, просто пробежав его глазами. И сразу решить: требует оно немедленного ответа или может подождать. Голосовое же требуется прослушать для конца, чтобы оценить важность информации;
- иногда голосовые сообщения содержат паузы, междометия, слова-паразиты, посторонние шумы. А если у говорящего плохая дикция или телефон со слабым динамиком, прослушивание сообщения и вовсе превращается для адресата в угадайку;
- не всегда есть возможность прослушать голосовое сообщение. Например, сидя на совещании, проще просмотреть текст, чем слушать аудиозапись. Да и наушники под рукой бывают не всегда.
Особо стоит сказать о ситуациях, когда голосовое сообщение используется для постановки ТЗ (техзадания). Этого делать не стоит никогда! Потому что:
- чтобы уточнить какой-то пункт ТЗ, приходится долго искать нужное место в аудиозаписи;
- на голосовые сообщения не распространяется поиск в мессенджерах. Нужный текст легко найти по ключевому слову. Голосовое приходится искать вручную. А если их много – определять, какое из них – нужное;
- переслать голосовое сообщение невозможно. То есть сделать это можно, но в неизменном виде. Если же требуется внести правки, голосовое приходится перезаписывать. Тогда как текст легко скопировать, вставить и отредактировать для нового адресата;
- в случае споров сложно разобраться, кто прав, а кто виноват. Исполнитель допустил ошибку? Нужно разобраться: это его просчет или неверно поставленная задача? Легко понять это, имея перед глазами составленное на бумаге (или в электронном документе) ТЗ. Гораздо сложнее – прослушивая аудиосообщение. Которое, как мы помним, может искажаться из-за посторонних шумов или неидеальной дикции говорящего.
Несмотря на это, есть и люди, которые предпочитают общаться голосовыми сообщениями. Они приводят свои аргументы в пользу этого метода общения. И к некоторым из них стоит прислушаться. Например: запись голосового выручает, когда руки заняты. Так, если вы находитесь за рулем авто, аудиосообщение действительно выручает. Не говоря уже о том, что набор текста за рулем – это просто опасно.
Подведем итоги. Голосовые сообщения и телефонные звонки – важные инструменты делового общения. Но прежде чем позвонить или записать сообщение, стоит задать себе вопросы: насколько это уместно? Можно ли сообщить то же самое текстом, будет ли это быстрее? Срочная ли у вас информация или она может подождать?
Правильное взаимодействие – половина успеха от удаленной работы.