Привет!
Меня зовут Игорь, я директор университетского центра Интернет, к.ф.-м.н.. В сложившейся ситуации, когда каждый из нас вынужден приспосабливаться к меняющимся обстоятельствам, часто выручает чужой опыт, поэтому в статье я решил поделиться своими наблюдениями/лайфхаками/полезными программами.
Да, сегодня об этом. О том, как организовать процесс удаленной работы. Сейчас это актуально, и только ленивый об этом еще не написал. Поскольку я не хочу казаться ленивым, то вот, пишу.
Быть или не быть удаленке?
Откровенно говоря, сама тема удаленной работы мне всегда импонировала. Если работа не связана с применением рук, а больше связана с применением мозга, то вроде как совсем незачем каждый день ездить на работу, тратить время и топливо, стоять в пробках, тратиться на обеды или возить их с собой. Я, кстати, совсем не хочу задеть людей, которые работают руками, и должны присутствовать на своем рабочем месте - их я ценю и уважаю, но их время еще не пришло. А когда придет, то сначала это будут телеуправляемые роботы (вручение дипломов, Япония).
Ха, да большая часть роботов сейчас является «так называемыми», потому что робот, в моем представлении, - это автоматическая система, как T-800 (wiki), а не танк, за которым тянется провод, через который им управляет оператор. Кстати, такие «роботы» появились еще во время Великой Отечественной войны. И да, управление таким роботом - это как раз удаленная работа, которая с очевидностью существенно облегчала и даже продлевала жизнь оператору. Так же, как и сейчас, во время пандемии, кстати.
Но мы отвлеклись. Я хотел больше про офисный планктон, ой, простите, разного рода работников, которые весь день проводят в офисе чаще всего за компьютером или на каких-нибудь заседаниях или совещаниях, создают всевозможные отчеты, планы, презентации и даже программные продукты. Тоже не хочу никого обидеть, тем более «я сам, брат, из этих».
Представляете, сколько еще пару месяцев назад таких вот как мы с вами утром выезжало на дороги, забивая их, отравляя воздух городов выхлопными газами, ругаясь в пробках или наступая друг другу на ноги в общественном транспорте?
Вот данные пары исследований. Одно основано на данных гугл-карт (), второе на основе опросов людей. В среднем на то, чтобы добраться до работы в крупных и средних городах, люди тратят 1 час. Мой результат – 37 минут времени в дороге, прибавьте еще время на прогрев автомобиля, очистку от снега зимой, парковку и т.д. Итого 2 часа в день – туда и обратно, 10 часов в неделю, 40 часов в месяц и 480 часов за год! 480, Карл! Это 20 полных суток! Представляете сколько можно сделать всего за это время!? Чему можно было бы научиться, как с удовольствием и пользой его провести? Просто представьте, что кто-то подарил вам почти месяц свободного времени и все деньги, сэкономленные на транспортных расходах!
А всё это бессмысленно тратим. И ради чего? Чтобы в офисе усесться за такой же компьютер? Ну еще посидеть на каком-нибудь совещании, которое могло бы быть заменено простым сообщением в мессенджере? Ну парой от силы. Есть еще общение с друзьями, коллегами на работе, социализация. Это важно, не спорю! Хотя не всем повезло с коллективом на работе. Я знаю компании, которые сохранили командный дух и дружбу, и отсутствие прямого общения будет минусом в таком случае. Во многих же других случаях работа из дома будет вполне себе плюсом!
Я все это к чему? Да к тому, что удаленная работа там, где она не противоречит физическим основам процесса, давно бы стала реальностью, если бы не косность мышления и работников, и руководителей! Только ее надо правильно организовать.
Как перевести офис на удаленную работу?
В начале явно по пути наименьшего сопротивления, если этот переход экстренный (как в случае большинства компаний, застигнутых неожиданными ограничениями).
У всех компаний есть внутренняя инфраструктура, набор рабочих компьютеров пользователей, объединенных в корпоративную сеть в офисе, программы и базы данных на серверах в дата центре компании.
Самый простой способ, если нет планов менять отлаженную годами схему работы, - это дать каждому пользователю возможность безопасным и контролируемым образом попадать на рабочий стол своего офисного компьютера из дома. Тогда ничего в корпоративной структуре менять не придется, и после отмены карантинных мероприятий можно будет вернуться к работе сотрудников в офисе.
Способ дать сотрудникам возможность безопасно заходить извне в корпоративную сеть компании также давно известен. Это VPN. Статья не техническая, поэтому не буду вдаваться в технические подробности, скажу лишь, что VPN позволяет организовать защищенное соединение между компьютером пользователя и корпоративной сетью, по которому данные могут передаваться без опасения их перехвата или подмены со стороны третьих лиц (как если бы удаленный компьютер непосредственно находился бы в локальной сети офиса).
Для того чтобы организованно управлять безопасными соединениями, необходимо создать VPN-сервер. Неплохая инструкция о том как развернуть такой сервер своими руками представлен в этой статье. Однако проще, быстрее и удобнее установить наш продукт.
Интернет Контроль Сервер
Функционал VPN-концентратора - это далеко не единственная фишка Интернет Контроль Сервера, он вообще заточен быть ядром сети малого и среднего бизнеса, но вы можете начать с применения именно ее. Плюшки состоят в том, что, во-первых, вы наглядно видите всех своих пользователей, назначаете им права и защищаете их соединения. Все через веб-интерфейс, что позволяет вам, выполнив первоначальную установку, также работать удаленно. Во-вторых, ИКС дает возможность развернуть корпоративную систему IP-телефонии, назначить внутренние номера всем удаленным сотрудникам и в дальнейшем маршрутизировать на них входящие звонки. Да, а юзеров можно импортировать прямо из активной директории, чтобы не заморачиваться с заведением их вручную.
Кстати, сам ИКС устанавливается либо на отдельный персональный компьютер с парой (смотри требования), либо вообще на виртуальную машину. То есть не нужно получать устройство физически, а значит и количество контактов ограничивается.
И да, установив ИКС в корпоративной сети, вы сможете постепенно исследовать его возможности. От коронавируса напрямую он не поможет, но зато от компьютерных вирусов и всяких других бяк и почтового спама в том числе вполне может.
Теперь, у ваших сотрудников есть защищенные туннели для попадания внутрь корпоративной сети и осталось сделать еще один шаг – дать пользователям возможность попадать со своих домашних компьютеров на рабочие. Для этого можно настроить протокол RDP между рабочим и домашним компьютером и воспользоваться RemoteDesktopApp (это стандартное приложение Windows).
Проще, если у вас есть лицензия какого-либо продукта для удаленного администрирования, например TeamViewer (для ее использования не придется выполнять никаких настроек, просто попросите пользователя скачать с официального сайта и разово запустить). Опыт показывает, что зачастую пользователь сам не может выполнить необходимые настройки для RDP, и сисадмину приходится заходить на компьютер пользователя удаленно с применением того же TeamViewer.
Когда вы проделали это для каждого пользователя (повторюсь, Интернет Контроль Сервер позволяет выполнить настройки для всех пользователей оптом и сразу дать возможность использовать голосовую телефонную связь), все работники организации могут заходить на свои компьютеры, как если бы они сидели перед ними и выполнять работу со своими «родными» полномочиями. Имейте в виду, что для этого рабочие компьютеры должны быть включены.
На этом техническая часть выполнена, остается лишь организационная.
Новые привычки
На самом деле то, что осталось, - это весьма серьезно.
Организация рабочего места
Можно работать за кухонным столом, одновременно с детьми, которые учатся по скайпу. Да, если вы сотрудник колл-центра «вы сейчас совершите операцию по переводу денежных средств неизвестным лицам…», то вас этим не проймешь, но во всех других случаях лучше иметь отдельный угол или комнату, если можете себе позволить. Договоритесь с домашними, чтобы не беспокоили вас в течение какого-то времени или сделайте табличку (на дверь или спинку стула) «не беспокоить, я на работе». Только не забывайте ее иногда снимать.
Организация рабочего времени
Если ваша работа связана с другими людьми, то вам придется примерно как в рабочие дни в определенное время включать компьютер и быть готовым к диалогу с коллегами. С другой стороны, не считая согласованных мероприятий типа конфколлов, ваше время - это ваше время. Распоряжайтесь им так, как вам удобно, лишь бы решались рабочие задачи.
Выработка рабочих ритуалов в новой среде
Поскольку обстановка кардинально изменилась, то и рабочие ритуалы должны измениться. Например, в начале дня можно проводить короткую видеоконференцию с коллегами для социализации, обсуждения рабочих задач и просто чтобы не чувствовать себя в одиночестве, если вы привыкли к постоянному взаимодействию. Да, собственно, подстраивайте системы под себя: хотите, делайте три такие конференции в день, хотите – не делайте вообще. Главное, чтобы вашу систему разделяли другие члены коллектива. Эта же система должна определять общую методику работы, которая требует взаимодействия. Определите какой набор софта вы будете использовать для общения и следуйте этому решению.
Выработайте правила, которые вы будете применять при проведении конфколлов. Ну там, чтобы фон на заднем плане вашего видео был относительно нейтральным, не отвлекающим внимания от вас (расположитесь между камерой и стеной, например). Ну и да, как можно не пройтись по этому пункту, - наденьте приличные трусы, их, конечно не видно, когда вы сидите, но вдруг придётся встать?
Кстати, можно использовать и просто голосовые вызовы, но психологи утверждают, что видеть собеседника для нас очень важно, позволяет отличить его от голоса в своей голове).
Больше информации в статье Harvard Business Review (для любителей английского).
Инструменты
Список возможных инструментов для организации рабочего процесса огромен. И появился он не вчера. Поэтому выбрать из может быть непросто, но если есть предпочтения, то берите за основу их.
Классы софта для организации удаленной работы:
1. Корпоративный портал
Например Битрикс24 (комплексный инструмент, там очень много функций). Хотя вполне возможно вы и так используете в работе какую-то похожую систему: Wrike, Zendesk и т.д. Теперь будете применять ее удаленно.
2. Календарь
Является частью корпоративного портала. Можно использовать Google.
3. Мессенджер
Является частью корпоративного портала, но может использоваться отдельный. Например, очень рекомендуется Slack для корпоративных коммуникаций.
4. Софтфон
Это программа, которая позволяет принимать телефонные звонки на компьютер, при наличии микрофона и наушников. Для взаимодействия с Интернет Контроль Сервером удобно использовать Zoiper, но вообще их много разных, еще примеры: 3СХ, Softphone.PRO.
5. Видеоконференцсвязь
Позволит вам проводить совещания, презентации, трансляции, но и просто поболтать с коллегами: Zoom, Skype.
Здесь я привел именно те инструменты, которые использую в работе сам. Они достаточно универсальны, но не утверждаю, что лучшие. Вы можете выбирать, смотреть аналоги, но если нужно быстро начать работу, то берите эти, а оптимизировать будете в дальнейшем в процессе работы, когда процесс уже будет отлаженным.
Таким образом, чтобы перейти на удаленку с существующей практикой и инфраструктурой компании, вам нужно доработать инфраструктуру – установить VPN-концентратор и дать удаленным пользователям возможность попадать через защищенные туннели внутрь корпоративной сети. Я предлагаю установить для этого Интернет Контроль Сервер, который можно скачать здесь, и использовать в течение 35 дней бесплатно. Потом определить внутреннюю практику удаленной работы, добавив чуть-чуть формализации. Взять базовый набор софта для закрытия потребностей удаленный пользователей и изменять его по мере понимания новых требований к компании.
Все сказанное выше относится к возможности быстрого перевода компании, не сильно затрагивая ее существующую инфраструктуру и методы работы. Если же проецировать на годы вперед, то схема несколько изменится, в том смысле, что организации не будут содержать офисы, с работающими в них компьютерами. Система будет становиться более гибкой и уходить в облака. Об этом в следующей статье!
Будьте особенно здоровы!