Короткая предыстория
Я - молодая женщина, ведущая бизнес с 2008 года. С ноября 2018 года фирмой я управляю удалённо. Догадываетесь, почему? 😉 Да, дочери сейчас 1,5 года. За это время в офис я приезжала несколько раз: в период отпусков тех ключевых сотрудников, которых могу заменить. И поэтапно описывала, как живёт фирма в новых реалиях.
Занимаемся мы оптовой торговлей бытовой химии. Фирма небольшая, все офисные сотрудники вмещаются в один кабинет, и склад рядом на этой же базе.
К удалённому управлению я подошла осознанно
Морально зрела более 3 лет. Переживала, как она будет без меня, все-таки, это не магазин с двумя продавцами.
Первая причина переживаний: наши контрагенты. За несколько лет наработались приличная база клиентов и поставщиков, заключёны годовые контракты, с жёсткими условиями, где даже на день нельзя задерживать поставки. Руководитель играет огромную роль. Меня знают, и под моё слово сотрудничают с нами.
Но! С этим вопросом я разобралась быстро: в абсолютном большинстве партнёры меня знают по телефону, так как наша география: вся РФ + Казахстан. А по телефону я могу и из дома работать, что меня успокоило.
2. Вторая причина: наш коллектив. Привыкли совещатся со мной в режиме онлайн. Много контрактов на крупные суммы, и цена ошибки велика (больше их зарплаты). Важно правильно и вовремя принимать решения.
Для себя я выделила 2 необходимых для удаленного управления пункта, которые должны работать как часы 🕒 (тихо и точно):
1. Отчётность ежедневная, еженедельная, ежемесячная, ежегодовая.
Для помощи фирме в принятии текущих решений по сделкам, мне необходимо владеть актуальной информацией, которую легко отследить в отчётности.
К счастью, она у нас налажена с первого дня работы фирмы, и за эти годы дорабатывалась и упрощалась до максимальной эффективности.
Сотрудникам эти отчёты необходимы не меньше, чем мне. По ним они оперативно информируют клиентов о поступлении товара, считают свою зп от сделок, и пр.
- В ежедневных отчётах по утрам я раньше и до сих пор получаю данные: задолженности клиентов, нашей задолженности поставщикам, недостающие товары по оплаченным поставкам, необходимым орг.оплатам, прогноз отгрузок, прогноз прихода денег, прогноз расхода.
Это даёт ориентир на день всей фирме, и решения по отдельным вопросам выводятся часто автоматически по заполнению этих отчётов, так как становятся очевидны. Остальное обсуждаем устно, изходя из нюансов, принимаем решения.
- Еженедельная, ежемесячная, ежегодная отчётности отображают обороты фирмы за период, прибыли и убытки.
2. Делегирование полномочий
Для этого с первого дня существования фирмы был директор. Это должность обязывает ежедневное присутствие: подписание договоров, работу с банками, налоговой, решение текущих управленческих задач в коллективе и с контрагентами, то есть тактика. За мной остаются генеральный решения, то есть стратегия.
Подробнее об этом в статье 1) Делегирование - это... 2)Когда можно, нельзя, нужно? 3)Правила делегирования 4)Особенности делегирования женщинам и мужчинам
Хочу сказать, что обе эти предпосылки для возможного удаленного управления имелись в нашей фирме в наличии. Оставался вопрос: насколько они были работоспособны?
Осуществляла переход на удаленку в 4 этапа:
1 ступень: съехала в соседний кабинет
Тогда я поняла, что отдельный кабинет для топ-менеджера - это не блажь.
Цель: проверка, как фирма отреагирует на моё отстранение, но с подстраховкой - я все-таки рядом. Длительность этапа: с 2014 до 2017гг.
Долго привыкали, и спустя первый год нормально все стало.
2 ступень: перемены в коллективе
В 2018г, когда ситуация припёрла к стене (живот округлился), я поняла, что без кадровых перепен не обойтись. Не эффективных убрать, заменить на новых.
3 ступень: отладка процессов в новом составе
Подготовка бизнеса к своему длительному отсутствию: разработала полугодовой план подготовки фирмы и реализовала.
Подготовка шла со всех сторон, от глобального, до всех мелочей. Я была очень заинтересована передать от себя максимум, автоматизировать процессы.
4 ступень: перешла на удалённое управление
Сначала было все неплохо. Целый месяц. Со второго месяца понеслось...:
- Падения продаж
- Банки с трудом пролонгировали кредиты
- Поставщики ужесточали условия
И других трудностей хватало. У меня бывали периоды отчаяния, что без меня не вытянут, и все пойдёт прахом.
Как это проходило, я поэтапно описывала. Итоги первых трех месяцев удаленного управления ноябрь и декабрь 2018, январь 2019. Где только к 3му месяцу выровнялись.
Удаленное управление фирмой 4 месяц - февраль 2019 - снова был неплох. Но вся весна прошла хуже некуда.
Первые 6 месяцев продажи фирмы были как американские горки, то вверх 👆, то вниз 👇
И только через полгода пошли явные сдвиги, и 2019 год без моего очного присутствия прошёл успешно. Итоговые результаты 2019 года оказались лучше ожиданий, и я выдохнула с облегчением.
На вопрос - есть ли бизнес после рождения ребёнка? - Я теперь могу ответить: есть!
Дочь я записала в детский сад рано, на эту осень, и планировала её быстрее отдать и выйти на работу. Но в 2020 году случилось то, что случилось. Объявили самоизоляцию, и выходить я пока не собираюсь на очную работу.
Теперь весь наш офис работает из дома. Исключение: склад. Открыт для поставщиков и клиентов только полдня, а после обеда запираются, и наборки товара на следующий день делают самоизолированно.
Как же я была рада своему декрету! Мой опыт удаленной работы помог мне всю фирму более спокойно и эффективно перевести в этот режим.
Как теперь дела в фирме, в 2020?
Вполне нормально. Правда, весь март работала на износ в связи с дефицитом антисептиков, в режиме ручного управления. И остальные сотрудники тоже семь потов спустили.
Об этом подробнее Антисептики и нефть - где связь? 5 стадий апокалиптической реальности бизнеса. Сейчас мы находимся в 4 стадии - ажиотажа, которая прошла успешно. И начинаем входить в 5 стадию - кризисную для всего мира. Переживаю насчёт неё.
Благодарю за внимание! Поделитесь, как проходит ваша удаленная работа?