В 1983 году Питер Кралич в известной статье, опубликованной в журнале Harvard Business Review, писал о трансформации роли закупок в условиях значительных изменений внешней среды и внутреннего запроса. Эксперт отмечал, что с целью обеспечения организаций критически важными товарами, материалами и услугами, которые будут соответствовать ожиданиям внутренних клиентов и внешних контрагентов в части коммерческой, качественной и других составляющих, функция отдела закупок должна работать в поле управления рисками и вызовами глобальной цепочки поставок. Таким образом, привычного мониторинга текущей ситуации недостаточно и необходимо использовать более эффективный, а именно, проактивный, подход в реализации задач отдела закупок - иными словами, провести трансформацию роли закупок в компании от операционного уровня к стратегическому.
Несмотря на то, что проблема трансформации закупок была затронута почти 40 лет назад, мы продолжаем читать у экспертов подобные тезисы и сегодня:
«Закупки имеют все основания и возможности для трансформации из функции по снижению затрат организации в надежный канал ее конкурентного преимущества и устойчивого развития. Однако, традиционный подход к целям и задачам департамента закупок, который подразумевает обеспечение экономии затрат от контракта к контракту, от категории к категории, из года в год, фактически доминирует и в настоящее время», - указывали эксперты McKensey в Мае 2019 года. Более того, специалистами Gartner и PWC к изменениям, которые коснутся закупок в 2020 году, снова отнесено смещение фокуса от управления затратами к созданию ценности, на ряду с цифровизацией, привлечением инновационных подходов, формированием устойчивых связей и партнерства.
Исследования последних лет показывают, что функция отдела закупок продолжает работать на тактическом или операционном уровнях и не признается бизнесом в качестве истинного партнера на ряду с Операционным и Финансовым департаментами. В течение многих лет сильные представители отдела закупок стремились оказаться за столом совета директоров и занять место рядом с другими представителями бизнеса. Вопреки очевидной необходимости, назревшей, как видно, несколько десятилетий назад, под управлением закупок остается, в среднем не более 60 процентов прямых затрат организации (рис.1). Как заявляют источники, степень влияния закупок на непрямые (косвенные) затраты не отличается от ситуации по прямым затратам. Более того, как показано на рисунке 2, большинство компаний указывают, что в настоящее время контракты заключаются менее чем на 75 процентов их прямых расходов.
Более половины респондентов исследования Бристольской Бизнес Школы, выполненного по заказу CIPS и Oracle, отмечают, что их отделы закупок сложно назвать полноценно интегрированными в бизнес-процессы. Как следствие сложившейся ситуации, отделы начинают функционировать автономно, теряя собственное конкурентное преимущество и оказывая негативное влияние на развитие компании в целом. При этом, организации могут тратить более двух третей всех доходов на закупки, и даже небольшое снижение затрат может оказать значительное влияние на прибыль: суммарное снижение прямых и косвенных затрат организации на 1 процент, согласно исследованиям CIPS, могут привести, в среднем по отраслям экономики, к повышению прибыли компании (EBITDA) более чем на 3 процента. А именно, в отрасли производства строительных материалов подобное изменение затрат может привести к росту прибыли на 17,2 процента, а в ритейле до 11 процентов. Управление репутацией и рисками организации в условиях того, что непродуктивные трансакции, а именно, коррупция, может составлять до 25% стоимости контрактов в развивающихся странах и до 10% затрат компании в среднем по миру, играют все большую роль в исполнении функции закупок.
Аналогично подсчетам влияния изменения затрат организации, очевидно, что контрактная система государственных закупок в России имеет значительный вклад в экономику страны, эффективное управление которой может привести к ощутимым результатам. Ведь доля государственных регулируемых закупок в ВВП страны системно растет из года в год и составляет от 30 до 40 процентов в разные периоды подсчета.