Как и большинство людей, я сейчас работаю из дома. Список моих рабочих задач не стал меньше и это довольно разноплановые обязанности в сфере маркетинга.
Плюс у меня есть 6-летний ребенок, который теперь не ходит в сад, не выходит на улицу. И очень желательно, чтобы психика всех домочадцев осталась целой, а ребенок не позеленел от бесконечного просмотра мультиков. Тут, конечно, спасибо детскому саду и тренеру, которые высылают различные задания, и мне не нужно их выдумывать самой.
А также заказы на фрилансе и личный план саморазвития: курсов, которые я хочу пройти, список книг, которые ждут прочтения. Да и фильмы с сериалами, к конце концов, сами себя не посмотрят))
Как не заработать невроз в бесконечном списке дел или не скатиться в прокрастинацию?
Я за первые пару недель карантина выработала работающую для меня систему.
Во-первых, я села и выписала списком все рабочие и личные задачи. Все. Даже самые мелкие и незначительные.
Далее воспользовалась матрицей Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра - один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Названа так в честь Дуайта Эйзенхауэра, генерала армии и 34-ого президента США. Именно ему принадлежит фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали.
Берем наш бесконечный длинный список задач и по каждому пункту отвечаем себе на 2 вопроса:
1. Это важная задача? Да/Нет
2. Это срочная задача? Да/Нет
Далее делим лист бумаги на 4 квадрата, примерно так. И распределяем наши задачи по квадратам в зависимости от их срочности-важности.
Теперь немного скучной теории
Квадрат А
Эти задачи требуют выполнения в первую очередь, скорее всего мы не сделали их вовремя. И теперь уже горят синим пламенем все дедлайны. Плюс сюда же попадают внезапно возникающие задачи: внеплановые походы к врачу, срочные звонки или ответы на почту.
В идеале этот квадрат должен быть пустым, но мы то с вами реалисты))
Квадрат В
Это наша плановая деятельность, если не уделять этим задачам времени, они вскоре перейдут в квадрат А. Именно этот список дел определяет успех в достижении ваших целей и у нас есть достаточно времени, чтобы выполнить их максимально эффективно.
Примеры: работа по вашим текущим проектам, планирование новых, оценка результатов, посещение спортзала
Квадрат С
Это отвлекающие дела, которые нужно делать исключительно ради того, чтобы делать. Они никак не приближают вас к цели. Если есть возможность — обязательно делегируйте их.
Квадрат D
Это ваши пожиратели времени - эти дела не важны, не срочны, но именно их нам хочется делать: листать соцсети, смотреть телепередачи, серфить в интернете без цели.
Многие начинают заниматься фигней, когда банально устают. Как решаем эту проблему: планируем себе отдых! И до того, как вы упали с ног от усталости.
Например, договоритесь с собой, что вы листаете ленту инстаграма 15 минут после обеда. Запланируйте вечерний просмотр фильма или сериала. И обязательно устраивайте себе дни приятного безделья, и релакса.
Но вернемся к нашей самоорганизации.
После того как мы определили приоритет дел — распределяем их на неделю в порядке срочности-важности. Мне удобнее это делать на бумаге, и затем крепить лист на доску для записей. Так он всегда на виду.
Если вам удобнее электронный формат — можете воспользоваться, например, календарем Гугл. Или другим удобным для вас приложением.
Я расчерчиваю лист А4 на 9 прямоугольников ( столько, сколько влезает, я не привязываюсь ровно к неделе).
И распределяю по 2-3 дела на день + добавляю 1-2 дела из категории личных. Слежу чтобы объем задач на день был посильным.
Реально оценивайте свои силы.
На выходные я тоже пишу план — не больше 1-2 личных дел: посмотреть пару уроков обучающего курса, почитать книгу, покрасить стену
Понедельный план довольно гибкий, я могу перемещать дела по дням —главное, чтобы к концу недели все задачи были вычеркнуты.
Каждое утро я сверяюсь с планом на день, по необходимости корректирую. В результате, каждый день передо мной список из 3-4 рабочих задач и 1-2 личных. Сначала я выполняю рабочие задачи. Прикидываю сколько времени мне нужно для выполнения каждой.
Вы же знаете, что работа отнимает все отведенное на нее время? Не даем задачам растекаться на целый день и задаем им рамки.
Далее ставим таймер и выполняем одну задачу не отвлекаясь. В 80% случаев вам хватит отведенного времени, а в оставшиеся 20% — время увеличивается не более чем в 2 раза.
Выполнили дело? Молодцы, похвалили себя! Вычеркните его из списка — это поднимает настроение и мотивирует.
И идем делаем зарядку с ребенком, строим железную дорогу или объясняем устройство космоса. 20-30 минут и вот ребенок наполнен вашим вниманием, вы немного отдохнули от умственной работы, без всяких угрызений совести включаем ему любимый мультик.
Идем и ставим таймер для следующей задачи.
Не забудьте про обед)
При таком планировании я обычно успеваю до 16.00 выполнить все задачи на день. И вечер посвятить запланированному отдыху и семье.
Что в итоге:
- расставляйте приоритеты
- составляйте списки для разгрузки памяти
- последовательно выполняйте задачи
И, пожалуйста, адекватно оценивайте свои ресурсы и не забывайте отдыхать
P.S. Буду рада, если вы напишите в комментариях полезен ли вам был мой опыт. И поделитесь вашими методами самоорганизации.