Многие думают, что автоматизация — это очень дорого, сложно и совсем не нужно домашним кондитерам. И что эффект от внедрения каких-то дополнительных сервисов можно почувствовать только на больших производственных масштабах.
Да, платить за CRM и дополнительные виджеты каждый месяц, если у вас 2-3 заказа в неделю, смысла нет.
Но экономить пару-тройку часов в день, закладывая прочный фундамент для своего бизнеса (а клиентская база в кондитерском бизнесе — это самый настоящий фундамент!), можно совершенно бесплатно.
И эффект можно почувствовать уже на этом этапе. Ведь сэкономленные 2-3 часа в день — это 40-60 часов в месяц. Умножьте эту сумму на стоимость своего часа. Или прикиньте, сколько дополнительных заказов вы могли бы взять и сделать за это время… И вот уже вырисовываются 20-50 тысяч дополнительной выручки.
После такой простой арифметики уже хочется заняться автоматизацией, да? :)
Полностью поддерживаем ваше желание, поэтому собрали 5 инструментов, которые помогут ускорить общение с клиентами. И дополнили подробными инструкциями по настройке :)
1. Быстрые ответы в Instagram директе
Не самая известная функция Instagram, но очень полезная. Если вы до сих пор ее не используете, и каждый раз вручную набираете ответы на вопросы вроде "как сделать заказ?", "сколько стоит торт?" и "какие есть начинки", то обязательно начните процесс автоматизации с создания шаблонов в директе.
Быстрые ответы в Instagram – это заготовки сообщений, которые можно выбрать и отправить всего за пару кликов.
Как создать быстрые ответы:
0. Подготовительный этап.
Сначала просмотрите свои переписки: какие вопросы задают чаще всего? Составьте несколько универсальных текстов, отвечающих на популярные запросы.
1. Затем перейдите на страницу своего профиля и нажмите на иконку с тремя линиями в правом верхнем углу экрана. Внизу выберите Настройки.
2. В Настройках компании вы найдете раздел Быстрые ответы. Перейдите в него.
3. Нажмите иконку-плюс в правом верхнем углу экрана, чтобы создать новый быстрый ответ.
4. В раздел Сообщение скопируйте подготовленный текст, в поле Слово для быстрого ввода укажите слово или набор символов, по которым вы сможете быстро найти этот ответ. Сохраните результат, нажав галочку в верхнем правом углу.
5. В следующий раз, когда вам понадобится шаблонный ответ, просто введите ключевое слово, под которым вы сохранили быстрый ответ. Внизу справа должна появится синяя иконка сообщения. Нажмите на нее – ответ загрузится. Внесите необходимые изменения и отправьте сообщение.
Также перейти к Быстрым ответам можно, нажав на иконку Диалога справа от пустого поля Отправить сообщение.
2. Быстрые ответы в бизнес-аккаунте в WhatsApp
WhatsApp Business – это бесплатное приложение, разработанное специально для владельцев малого бизнеса. В нем можно создайте свой каталог товаров или услуг. А также настроить автоматические сообщения и быстрые ответы.
Быстрые ответы работают так же, как и в Instagram директе.
Чтобы настроить быстрые ответы:
- Скачайте и установите WhatsApp Business, если вы еще не используете это приложение.
- Нажмите Настройки > Бизнес-настройки > Быстрые ответы > +.
- Введите текст сообщения или добавьте медиафайл к вашему быстрому ответу.
- Создайте сокращение для быстрого ответа.
- Установите ключевое слово, чтобы легко находить быстрый ответ.
- Нажмите Сохранить.
- Далее для использования быстрых ответов вам надо будем ввести в поле для сообщения "/", а затем сокращение, которое вы установили для быстрого ответа.
- Выберите быстрый ответ. Шаблон сообщения будет автоматически добавлен в поле для ввода текста.
- Сохраненное сообщение можно изменить перед отправкой.
3. Чат-бот для Instagram директа boss.direct
Если вы хотите, чтобы ответы на типовые вопросы отправлялись автоматически без вашего присутствия, можно также подключить к инстаграму сервис автоматических ответов https://boss.direct.
Этот сервис позволяет создавать целые цепочки автоматических сообщений, которые будут отправляться в ответ на кодовые слова. Правда это уже не совсем бесплатный вариант автоматизации. Boss.direct стоит 990 рублей в месяц.
Настраивается на сайте. Вы сначала вписываете фразы, после которых чат-бот должен активироваться, а затем прописываете ответ на эту фразу.
4. Анкета для приема заказа
Наверняка, процесс оформления заказа у вас очень похож на анкетирование клиента. Вам надо узнать, к какому числу нужен заказ, какой вес или количество десертов нужны, какие вкусы нравятся, каким видят оформление, нужна ли доставка, и так далее.
Вы можете собрать все эти вопросы в одной форме, которую клиент сможет сам заполнить. Такой подход сэкономит уйму времени, хотя часть клиентов, которые ждали индивидуального подхода, это может смутить. Поэтому в анкете оставьте возможность связаться с вами напрямую, чтобы задать все волнующие вопросы.
Анкету можно сделать в Google-формах. Тогда все ответы будут падать вам на почту.
А если вы хотите форму с индивидуальным дизайном, то попробуйте конструктор сайтов Tilda. К тильде можно будет подключить не только почту, но и CRM, Google-таблицы, Trello, Telegram и множество других сервисов. Тогда заявки будут попадать туда, куда вам удобно.
Создать свою анкету очень просто и на Google-формах, и в Tilda.
Добавляйте нужные вам поля, выбирайте тип ответов (открытые или с вариантами) и прописывайте варианты ответов.
5. Сайт в формате интернет-магазина
Это, конечно, не самый простой и быстрый вариант, но время экономит здорово! Сделать сайт опять же можно самостоятельно совсем бесплатно. В помощь приходит любой конструктор сайтов, например, та же Tilda.
Но важно не забывать, что автоматизация всегда начинается с систематизации процессов.
Поэтому для реального ускорения процессов и автоматизации работы, важно прежде систематизировать учёт заказов и ведение клиентской базы. И здесь тоже можно обойтись бесплатными решениями:
1. Вести учет заказов можно в Trello. Здесь удобно просматривать, какие заказы надо выполнить, а какие в работе или уже готовы. Каждый заказ = 1 задача. Внутри задачи можно расписывать все детали по заказу: когда, кому, фото декора итд.
2. Чтобы не дублировать отдельно контакты клиентов, можно настроить интеграцию Trello с Google-таблицами. Как только заказ появляется в Trello, контакты заказчиков и сумма заказа сразу падает в таблицу. Таким образом, клиентская база будет надежно храниться в таблице, а вы сможете видеть выручку за месяц.
3. Также можно настроить интеграцию Trello с Google-календарем, чтобы понимать, сколько заказов будет завтра, через месяц и можете ли вы взять ещё в определенный день.
Все эти интеграции можно настроить с помощью сервиса Zapier бесплатно. И вот клиентская база, календарь заказов и подробная информация по заказам хранятся в облаке и доступны вам с любого устройства.
Подробная видеоинструкция по настройке этих интеграций есть в нашем курсе "Как упорядочить процесс приёма заказов и автоматизировать рутину".
А для тех, кто планирует переезд в цех или уже переехал, но пока не автоматизировал свои процессы, в курсе есть большой блок про внедрение CRM с подробной инструкцией.
Еще больше полезной информации вы можете читать в нашем блоге