Если при регистрации фирмы указывается юридический адрес помещения, не являющегося собственностью заявителя, требуется предоставить гарантийное письмо от владельца. Это обязательное правило, без соблюдения которого налоговая инспекция откажет в оказании такой услуги.
1. Что за документ? Основное назначение
Под гарантийным письмом, предъявляемым при открытии новой компании, подразумевается официальный документ, в рамках которого собственник подтверждает, что действительно намерен передать свое помещение в аренду сразу после завершения государственной регистрации.
Дело в том, что до момента официального оформления, фирма не может заключить от своего имени договор аренды с арендодателем. Поэтому возникает необходимость в предоставлении гарантийного письма.
Кроме того, в рамках такого документа владелец здания (отдельного помещения) подтверждает, что конкретная недвижимость принадлежит ему по закону, и, заключая договор аренды, он не нарушает права и интересы иных лиц.
2. Структура письма
Стоит отметить, что на законодательном уровне не утверждена единая форма и содержание гарантийного письма. Однако стандартный образец такого документа включает в себя следующие основные пункты:
1. «Шапку» - помещается в правом верхнем углу. Обычно тут прописываются сведения об адресате (реквизиты налогового органа, расположенного по месту нахождения компании) и арендодателе (название, адрес и т.д.).
2. Регистрационные данные – номер и дата регистрации бумаги в исходящей корреспонденции. Этот пункт прописывается в том случае, если арендодатель является юридическим лицом.
3. Основная часть – в этом разделе последовательно излагаются следующие моменты:
· название (если организация) или ФИО (если гражданин) арендодателя,
· сообщение о том, что владелец гарантирует заключение договора аренды после завершения регистрации арендатора,
· площадь помещения и его точный адрес нахождения,
· ФИО учредителя и название компании, выступающей в лице арендатора,
· отметка о том, что недвижимость принадлежит арендодателю на законных основаниях и может быть передана в аренду без ущерба прав других лиц,
· ссылка на правоустанавливающий документ (это может быть свидетельство о регистрации права собственности или выписка из ЕГРН).
В самом низу бумаги рекомендуется прописывать контакты для связи с арендодателем. Это необходимо для того, чтобы сотрудники налоговой инспекции могли позвонить по указанному номеру и перепроверить информацию, отраженную в гарантийном письме.
3. Кем должно быть подписано?
Гарантийное письмо обязательно должно быть подписано собственником помещения, адрес которого указывается при регистрации новой компании. Кроме того, если арендодателем является юридическое лицо, то также на документе должна стоять его официальная печать.