«Как привести дела в порядок» - это «маленькое чёрное платье» в мире литературы по тайм-менеджменту, основам планирования и саморазвитию.
Ключевая идея теории GTD (Get Things Done) состоит в том, чтобы достичь кристально чистого сознания за счёт грамотного планирования дел. Избавиться от перманентного стресса из-за незавершённых задач. Освободить разум от пережёвывания этой жвачки.
Дэвид Аллан предлагает не просто набор техник и инструментов, а деловую философию, чтобы разгрузить голову, перестать мусолить нереализованные мысли и выполнить задуманное.
Всё, что не даёт нам расслабиться, нужно объединить в понятную систему за пределами сознания. Автор называет это накопительной корзиной.
Стресс и переживания идут от того, что в голове сидит невыполненное дело, а у нас отсутствует представление о конечном результате и первом шаге, который необходимо сделать.
Этапы установления контроля над собственной жизнью:
1. Собираем все проблемы, зависшие задачи, которые занимают наше внимание.
2. Определяем суть проблемы и набрасываем шаги и действия, которые нужно предпринять.
3. Решаем, что будет результатом каждой задачи, дела.
4. Формируем программу действий.
Система сбора и сортировки информации
Дэвид Ален предлагает использовать для сбора информации физические элементы: корзины, лотки. Сюда необходимо складывать всё, что отвлекает и занимает ваше внимание. Визитки, сувениры, бумажки с записями, которыми завален стол и другие поверхности.
Без разбора и приоритетов берём всё, что плохо лежит. На бумаге записываем мысли, идеи, задачи и всё помещаем в контейнер.
Дальше займёмся сортировкой.
Важное условие! Подобные корзины должны стать частью вашей жизни. Всё складываем туда и не забываем системно этот контейнер с информацией обрабатывать и опустошать.
Я завела физическую корзину, но в итоге переключилась на заметки в телефоне. Мне так удобнее. Здесь я распределяю мысли, идеи, задачи по тематическим папкам.
Как работаем с корзиной?
Отфильтровываем мусор и сразу выбрасываем.
Документы с темой «может быть когда-нибудь» определяем в соответствующую папку.
Упорядочиваем все напоминания и заносим в отдельный лист.
Как работаем с календарём?
Что следует отмечать в своём календаре:
· действия, которые нужно совершить в определённое время;
· действия, которые нужно сделать в определённый день (без точного времени);
· информацию, приуроченную к конкретным датам (события, мероприятия).
Если что-то записываем в календарь, то это нужно делать в указанное время/день, или вообще отказаться от выполнения!
Принцы планирования
Умение планировать встроено в наше сознание от рождения. Мы сами глушим сигналы мозга, таская в голове кучу нерешённых задач.
Стадии, которые проходит наше сознание при решении задачи:
1. Определяет цель – зачем я это делаю?
2. Формирует картину конечного результата – чего именно я добьюсь, когда сделаю?
3. Проводит мозговой штурм – как я это буду делать?
4. Организация рабочего процесса.
5. Определяет, какие действия и в какой последовательности нужно совершить.
Не верится, что мы это всё умеем, правда? На самом деле, если перенести все дела и задачи из головы в физическое хранилище, то мозг немного избавится от стресса и сможет перейти на следующую ступень планирования.
Порядок естественного планирования
Цель – объясни себе, зачем ты это делаешь?
Как пишет Дэвид Ален, вопрос «зачем?» позволяет распределить ресурсы, расставить акценты и создаёт мотивацию.
Рядом с каждой задачей прописываем, а чего я собственно хочу добиться? Мне это зачем? Глядишь, часть задач просто отпадёт сама собой.
Идеальный конечный результат
Бизнес-тренеры зовут это сокращённо ИКР. Отличная штука в планировании, которая помогает задать вектор движения.
На старте нарисуйте картину того, каким в идеале должен быть результат ваших действий.
Мозговой штурм
По каждой задаче набрасываем варианты решения. Это помогает найти самый оптимальный вариант для достижения цели.
Допустим, вы сразу придумали, как решить проблему. Не вредно сесть и накидать альтернативные варианты, вдруг есть лучшее решение, которое сразу на ум не пришло?
Ключевые моменты
· Должна быть единая система, общая «корзина» для сбора задач, информации, проблем, идей. Не нужно записывать это всё в разные блокноты, календари, приложения.
· Эту «корзину» с задачами необходимо постоянно опустошать. Дэвид Аллен предлагает это делать каждые выходные, когда мозг более-менее расслаблен.
· Дела лучше распределять по категориям и сортировать по папкам, которые соответствуют вашему образу жизни. Например, мои списки:
o «Может быть/ когда-нибудь»: здесь идеи, которые хочется воплотить, и однажды я это сделаю.
o «У компьютера»: все задачи, которые нужно сделать, когда окажусь за компьютером, или в интернете.
o «Работа»: здесь все задачи по работе.
o «Дети», «Семья», «Дом» и т.д.
· Если на решение задачи уйдёт не менее двух минут – сделайте её сразу, во время еженедельного разбора «корзины» задач.
Получается, что цикл решения задач выглядит так:
· Собираем все задачи в одну «корзину».
· В установленное время садимся и разбираем эту «корзину».
· С каждой задачей работаем очень тщательно:
o Определяем цель.
o Рисуем ИКР.
o Накидываем варианты решения.
o Прописываем, какой следующий шаг нужно сделать, чтобы сдвинуть с мёртвой точки.
o Если следующий шаг требует не менее 2х минут, то делаем его прямо сейчас.
o Сортируем задачи по спискам и при необходимости определяем время в календаре для решения.
Желаю Вам идеальных конечных результатов и кристально чистого сознания!