Меня никто не просил, но я все равно расскажу о том, как стал пользоваться Workzen MTS, и как ставить тут задачи.
Сервис использую чуть больше месяца для планирования. Я дизайнер, раньше сидел в офисе, сейчас перешел на фриланс. Раньше обходился без всяких приложений, так как задачи назначали, а теперь сам себе хозяин, поэтому есть где разгуляться.
За месяц уже привык вести все дела здесь и в какой-то степени полюбил сервис. Сначала было тяжеловато переносить всё в workzen: привык уже задачи в голове держать, в планере заметки чиркать и списки составлять. Но когда прошла неделя, понял, насколько же этот планировщик задач удобен: позволяет мозгам дышать, времени на задачи уходит меньше.
Что за Workzen?
Workzen МТС — это сайт для планирования дел, куда я вношу свои бюджеты и клиентов, а еще созвоны в зуме, встречи и задачи. Даже эта статья значится у меня в карточке Workzen. Сейчас стоит “в работе”.
Всего в Workzen есть четыре вкладки:
- Этапы
- Задачи
- Клиенты
- Аналитика
Постараюсь рассказать о каждой
Этапы - ака Трелло
В Workzen вкладка с проектами называется “Этапы”. Чем-то похоже на Trello, но со своими нюансами. Из отличий, например, сразу на дашборде видно клиентов, сроки и суммы каждого проекта. Это помогает сориентироваться в списках задач, которые предстоит выполнить, как только заходишь в сервис.
Что касается столбцов, то их изначально три:
— новый;
— в работе;
— сделано.
Их можно переименовать, добавить новые или удалить. Карточки задач удобно перетаскивать из одного столбца в другой по мере готовности.Когда проект закончен, я переношу его в раздел “Реализовано”.
Реализованные проекты я со временем архивирую, а не удаляю. В Workzen архив — это такой сток неактуальной информации по проектам, клиентам и спискам задач, где все в одном месте. При необходимости их всегда можно быстро разархивировать и посмотреть нужные данные. Удалить данные, конечно, тоже можно.
Если брать мои персональные списки, то я добавил для удобства “на согласовании” и “подписаны”. В них прикрепляю сканы документов, чтобы отслеживать статус по проектам.
В Workzen точно также, как и в Trello столбцы заполняются карточками. У меня один заказ - одна карточка. В каждой карточке можно записать:
- название проекта;
- дедлайн;
- имя клиента;
- сумму сделки;
- задачи;
- прикрепить файлы (документы, изображения и пр.).
В каждой карточке можно составить список задач. Например, на скрине карточка по афише для Александра. Как сделал одну задачу из списка — ставлю галочку. А потом мне в карточке выводится, сколько сделал.В этой карточке выполнено 3 из 8 задач. Скриншот подтверждает.
Задачи - для контроля сроков задач и продуктивности
Идем дальше. Еще в Workzen есть вкладка “Задачи”. Здесь можно писать отдельные задачи, которые не относятся к заказам. Например, не забыть заплатить за интернет или заказать визитки. В этой вкладке собраны все созданные задачи по всем проектам, плюс те, что записал отдельно. Они упорядочены, можно отсортировать по дате созданий и по дедлайну. Изначально идут списком, но можно выбрать визуал календаря - так можно посмотреть общую загрузку по месяцу.У меня списком, просто потому что мне так удобно.
Клиенты и деньги
Отличие Workzen MTS от других таск-трекеров — это вкладка “контакты”. Это такая база клиентов, где можно внести в список:
— имя;
— название организации;
— сайт;
— номер телефона;
— почту;
— адрес;
— день рождения;
— заметки.
Что вкладка “контакты” дает? После того, как внесешь клиентов, их можно прикреплять к проектам и задачам. И дополнительно отмечать дату и сумму заказа — очень удобно. Вот для примера карточка Александра. Есть автозаполнение из телефонной книги, поэтому на заполнение контактов у меня ушло не так много времени, как ожидал, телефон автоматически подтягивается за именем.
Аналитика задач и денег- информативный инструмент, которого на удивление нигде больше нет
Аналитика — это тоже отдельная вкладка. Она связана с задачами, проектами, клиентами и бюджетами (больше с последними двумя) и показывает динамику по каждому пункту. Что здесь есть:
— общее число проектов;
— количество новых клиентов;
— какой оборот на каждом этапе. Например, в списке “реализовано” будет сумма по всем завершенным проектам за месяц/год ;
— средний чек;
— связанные проекты (это моя любимая фича).
Связанные проекты — это отображение того, сколько заказов сделал конкретный клиент. Например, у Александра всего 1 заказ за весь месяц.
Вот, собственно, и все. Спасибо, что вам хватило сил дочитать пост до конца. Надеюсь, материал был полезным, и с помощью него вы сможете лучше планировать свои списки дел в будущем!