Как лучше работать: офлайн или удаленно? Сегодня мы наблюдаем бесконечные общественные споры на эту тему. В статье поделимся секретами дистанционной работы. Ведь дискуссии возникают, по большому счету, от незнания того, что такое «удаленка» и с чем ее едят.
В результате проведения масштабного исследования, посвященного дистанционной занятости, мы выяснили, чту у сотрудников, работающих из дома, есть определенные проблемы. Например, им одиноко. Работники не могут общаться с коллегами и ощущать все плюсы офисной жизни. У них появляются проблемы с коммуникацией и мотивацией. Именно поэтому возникают мысли о смене места работы
В этом виноваты руководители компаний, ведь есть решение перечисленных проблем.
Какое?
Оно связано с технологиями в сети Интернет. Проблемы «удаленки» решает Битрикс24. Инструменты системы закрывают все задачи и решают вопросы, которые теоретически могут появиться между организацией и сотрудником в процессе дистанционной работы.
Мы дадим ответы на 2 основных. Они помогут вам избавить персонал от проблем:
- Как организована работа в системе?
- Какие секреты организации взаимодействия существуют?
Как организована работа?
Ключевая составляющая взаимодействия людей между собой — задачи. Это набор работ для каждого, который выполняется по определенному ТЗ и в установленное время.
С организацией офисной деятельности все привычно и понятно. В условиях перехода на «удаленку» используем Битрикс24. Интерфейс программы позволяет поставить задачу, обозначив целый ряд параметров ее выполнения:
- Ответственные сотрудники, соисполнители, наблюдатели.
- Сроки исполнения.
- Привязка к конкретному проекту или уже существующей задаче.
- Учет времени работы. Вы знаете, сколько времени потрачено на каждую из поставленных задач. Это особенно важно в отношении удаленных сотрудников, время которых контролировать нереально.
- Возможность оценки зависимостей в проекте.
- Привязка к лидам, сделкам из системы CRM. Это незаменимая составляющая работы sail-отдела.
- Чек-листы.
Практический разбор
Итак, человек приступил к исполнению задачи. Начался отсчет времени. Теперь менеджер может следить за счетчиком, показывающим, за какой период он закрывает задачу. Руководителю приходит следующая информация:
- Начало и завершение работ.
- Изменение дедлайнов.
- Просроченные поручения.
Если у вас большая задача, можно разделить ее на этапы и приложить чек-лист. В нем ответственные смогут отмечать реализованные пункты, а руководство — обеспечивать контроль.
Нередко случается, что в процессе выполнения задачи необходимо что-то срочно спросить у коллег или запросить документы. Система Битрикс позволяет прикреплять к поручениям комментарии, файлы, фотографии и так далее. Документы можно редактировать совместно с другими ответственными сотрудниками. Они сохраняются на диске, благодаря чему можно получить доступ к ним из любого точки земного шара. Главное — наличие интернета.
Работа персонала или ответственных за конкретный проект отслеживается в диаграмме Ганта. Редактировать задачи система разрешает непосредственно на графике. Благодаря функции можно увидеть зависимости между актуальными задачами, а также изменить их сроки.
Задачи при необходимости привязываются к CRM, то есть к лидам, контактам или определенным сделкам. Лиды собираются из каналов коммуникации с потенциальными клиентами. В CRM есть раздел под названием «Мои дела», содержащий перечень заданий со сроками их выполнения. Так, менеджер видит первоочередные задачи. Он не может забыть о задании или просрочить его выполнение: система напомнит.
Основная идея
Ключевая цель программы — отвязать людей от рабочих мест, а нанимателям позволить без границ трудоустраивать специалистов и создавать отделы. Что значит «без границ»? То есть сегодня вы можете искать работников не в конкретном районе города, где находится офис, а по всему миру.
Мобильное приложение
Описанный выше функционал можно реализовать в том числе через мобильное приложение Битрикс24. Это удобно, ведь компьютер или ноутбук не всегда рядом. Версия программы не ограниченная — полноценная. В ней доступны все существующие функции.
Как быть с почтой?
Каждый пользователь Битрикс может подключить свою электронную почту к email-трекеру. Благодаря такой махинации весь диалог с заказчиком будет направлен в CRM. Трекер проверяет и переносит переписки в карточки соответствующих клиентов.
Новый заказчик — это «лид» в системе. История переписки сохраняется независимо от того, какой менеджер работает с ним. То есть даже в случае увольнения одного человека данные переходят к другому. Это своеобразная защита от форс-мажоров, ведь удаленные сотрудники не так стабильны, как офисные.
Автоматизация БП
В Битрикс24 простой редактор позволяет описать необходимый процесс, назначить ответственных, запустить его в работу. Программисты не нужны!
Рекомендуется заранее сформировать цепочку БП на бумажном носителе, после чего зафиксировать ее в системе. Нужно перетащить блоки из меню.
Использование бизнес-процессов предполагает решение целого ряда задач: таких простых, как согласование документов, и таких сложных, как распределение лидов между сотрудниками отдела продаж.
По результатам выполненной работы формируется отчетность, воронки, отслеживается время работы и оценивается ее эффективность.
Корпоративное общение
Члены команды, которые взаимодействуют в Битрикс24, не чувствую себя разрозненно. Этому способствует корпоративная соцсеть, среди элементов которой Живая лента, альбомы с фотографиями, возможность награждений и так далее.
Таблетка от нерабочей атмосферы
В работе удаленно важно соблюдать ряд правил, которые делают отношения в команде полноценно рабочими:
- Установите баланс между формальным и нерабочим взаимодействием. Каждый сотрудник — это часть коллектива. Но в то же время каждый несет персональную ответственность за реализацию своих задач.
- Разработайте KPI, контролируйте процесс — оперативно, прозрачно, доступно.
- Наладьте взаимоотношения с членами команды. Помните, что все вы идете к одной общей цели.
Полезные советы
И наконец, практически рекомендации, которые мы подготовили специально для вас в процессе взаимодействия как внутри компании, так и с заказчиками.
- Общайтесь с персоналом как формально, так и неформально. Чаты, виртуальные доски — функционал системы работает на вас. Проводите онлайн-встречи, собрания, обсуждайте актуальные вопросы и вместе находите эффективные решения.
- Используйте видеосвязь. Это создает своеобразный эффект присутствия и разряжает атмосферу делового взаимодействия.
- Приучите сотрудников правильно отчитываться о проделанной работе. Правильно — значит вносить данные в систему CRM или внутреннюю соцсеть своевременно. Это позволяет быть и вам, и подчиненным в курсе дел.
- В условиях критических ситуаций не применяйте письменную коммуникацию. Дело в интонациях: их можно неправильно преподнести или неверно понять. К тому же обсуждение по видеосвязи позволяет экономить время.
- Оценивайте результаты работы сотрудников внутри системы: оставьте комментарий, рассчитайте KPI, прикрепите к аватару сотрудника бейдж. Каждый участник команды должен понимать, какую пользу приносит организации и как хорошо справляется с задачами.
- Уделяйте время сотрудникам. Они должны быть уверены в том, что имеют возможность пообщаться с руководителем лично. Этот фактор важен для психологического контакта, а также для проектной деятельности.
- Сложнее всего работать с корпокультурой и мотивацией. В условиях удаленной работы люди нередко демонстрируют обособленность от команды. Решение проблемы — Битрикс24. Команда должна помнить, что цель едина.
- Контроль деятельности удаленных сотрудников — важнейшая составляющая. Чтобы он не был бессистемным, рекомендуется разбить проект на несколько частей и установить периоды до точек контроля.
Подведем итог
Возможно, мы еще не знаем все о тренде 2020 года. Удаленная работа — необходимость в условиях пандемии. Вполне вероятно, что эта практика даст многим руководителям и собственникам бизнеса понимание того, что большинство специалистов может выполнять свои задачи удаленно. Благодаря таким решениям, как Битрикс24, организовать работу дистанционно стало гораздо проще, а работать — комфортнее.