Внимание к собеседнику, предупредительность и доброжелательность является безусловными составляющими поведения хорошо воспитонного человека. Люди любят своё имя и, как правило, очень ценят обращение по имени. И, напротив, игнорирование имени многими воспринимается как оскорбление. Поэтому вежливость проявляется в знании имён собеседников, личном к ним обращении.
Принимая деловых партнёров, вполне допустимо положить перед собой их визитные картинки или просто список имён участников встречи.
Обращаясь к собеседнику, старайтесь глядеть прямо на него.
Принимая посетителей или деловых партнёров, постарайтесь рассадить их максимально удобно. Особое внимание следует уделить дамам, старшим по возрасту.
Важным элементом деловой вежливости является пунктуальность в сроках. Назначая встречу у себя или приходя на встречу к партнёрам, будьте максимально точны, старайтесь избегать опозданий и задержек. Если же все - таки вам приходится задерживается с приёмом гостей, то проследите за тем, чтобы перед ними извинились от вашего имени, предложили сесть, выпить чашку чая или кофе, дали возможность ознакомиться со свежим журналами и новостями. Естественно, что за задержку с приёмом необходимо ещё раз лично извиниться при встрече.
Ни в коем случае у ваших собеседников не должно сложиться впечатление, что вы задержали их приём с тем, что бы повысили свою значимость в их глазах.
По этим же соображениям не рекомендуется принимать посетителей, сидя за столом. От вас останется лучшее впечатление, если вы сделаете несколько шагов навстречу своим гостям или встретите их при входе в кабинет для переговоров.
Важное значение, свидетельствующее о вашем внимание или невнимании к собеседнику, имеет и выбранное вами время встречи. Как правило, следует избегать назначать рабочие встречи на ранние утренние или позднее вечерние часы, на обеденное время. Если вы, тем не менее, предлагаете провести рабочую встречу в общепринятые обеденные часы, то жестом элементарной вежливости будет предложить собеседникам к обычному чаю или кофе бутерброды и лёгкие закуски.
В любой ситуации важно соблюдать по отношению к собеседникам максимальную доброжелательность, подчёркивая это словами, улыбкой, всеми манерами. Следует избегать любых проявлений конфронтационности, личных выпадов. Старайтесь дать собеседникам возможность высказаться, не перебивая их без надобности.
Ф. Горохов