Кто-то думает, что организовать мероприятие - свадьбу, корпоратив, детский праздник - это легко. Тьфу, подумаешь, еду заказать, развлечения придумать, приглашения отправить, оформить - да мы и сами можем!
То, что можете - это само собой. А вот какой будет результат, и как вы сами будете себя чувствовать во время подготовки и самого мероприятия - вот это вопрос. К счастью, уже осталось совсем мало людей, которые не понимают, что организация - это тоже работа, и привлечь профессионала - это очень хорошая идея.
Но обстоятельства бывают разными, и порой нужно организовать мероприятие своими силами, хоть ты в этом и не профессионал.
С учётом того, что непонятно, останутся ли в этом году бюджеты на мероприятия у небольших компаний, возможно, вам будут полезны некоторые советы.
0. Концепция
Это даже не первый пункт, это зародыш. Без этого никуда.
Немного про цели и задачи:
Открою тайну - просто дать людям отдохнуть и потанцевать - это уже хорошая задача. Не обязательно придумывать какие-то поражающие своей глубиной и масштабом цели корпоративного развития. Иногда людям правда нужно просто отдохнуть. Имейте это в виду.
Найдите фишку именно вашей компании, подумайте, чем ваши сотрудники отличаются, и главное - чего они сами хотят от этого праздника. Выберете тему и вперёд.
1. То, с чего нужно всегда начинать и заканчивать при планировании мероприятия: пройти его по шагам!
Например: участники приезжают в 18:00, многие из них выехали из дома до обеда, чтобы успеть сюда добраться без пробок. Значит они будут голодны - соответственно, нужен вэлком фуршет или другая возможность перекусить.
Далее, если у вас предусмотрен дресс-код, нужна возможность переодеться тем, кто приехал на метро, девушкам переобуться в подходящую обувь и привести себя в порядок (значит, нужно подготовить специальное помещение), далее участники проходят в общий зал - как они рассядутся? По желанию или будет список рассадки? Как они об этом узнают? Как участники узнают о программе мероприятия? И так далее, и так далее до самого завершения программы.
2. Никогда. Просто НИКОГДА не экономьте на звуке/свете и звукорежиссёре!
Поверьте, у вас может быть просто фантастическая программа, но если у вас диджей дядя Коля, маломощный проводной микрофон и две колонки-перделки, то всё это идёт коту под хвост.
Если нужно сэкономить - найдите хорошего подрядчика по звуку и попросить съездить с вами на площадку. Вы можете напрямую сказать, что у вас ограничен бюджет и попросить проконсультировать по технике - что взять действительно необходимо, а что опционально. Часто бывает, что на площадке уже есть какое-то оборудование и можно добавить несколько позиций к уже имеющемуся. НЕ БОЙТЕСЬ ОЗВУЧИВАТЬ БЮДЖЕТ. И всегда запрашивайте несколько компаний, чтобы понимать порядок цен.
Также не стоить недооценивать силу света (ох как звучит)! Плохой свет - слишком яркий, слишком темный, слишком холодный и так далее - способен испортить любой важный момент.
3. Ведущих в Москве я условно делю на 4 категории:
- бюджетный бюджет (сюда же входит и поющий ведущий): могут брать от 10 до 30К
- норма (от 40-50К до 80К)
- норма, но с былой медийностью, поэтому цены выше (сюда же идут ведущие из предыдущей категории, но владеющие языками) (от 80-100К)
- медийные и очень дорогие (ну тут понятно).
Первую категорию не рекомендую, не потому что там все плохие, а потому что чаще всего это лотерея. Можно брать только если сами видели своими глазами в деле.
Норма она и есть норма. Ведущих в этой категории полно, чаще всего хорошие.
А вот с третьей категорий нужно быть осторожными - это может быть просто гениально круто, а может не оправдать ваших ожиданий, так как такой ведущий может быть очень занят/слишком крут для того чтобы достойно подготовиться к вашему празднику. Поэтому сценарий/предварительные встречи - наши всё.
Важно: если Андрюха из отдела логистики шутник от Бога и ему прямая дорога в Камеди Клаб, еще не значит что он хорошо проведет корпоратив (но это вы и так все знаете, я просто шучу :))
4. Меню
На корпоративном мероприятии, которое проходит в формате банкета, важно правильно рассчитать количество еды. Для этого вам потребуется предложение от площадки (или кейтеринга) с граммовкой. Норма: от 800 до 1000 гр. на человека - без учёта хлеба, напитков и десертов. Если тарелки в конце праздника абсолютно пустые - был недобор. В идеале должно оставаться, но немного.
Если это фуршет - количество еды может быть чуть-чуть меньше, но гости должны быть предупреждены что будет фуршет.
Безалкогольные напитки рассчитываем минимум (!) 1 литр на человека (например 0,5 воды и 0,5 сока).
Всегда узнавайте у подрядчика по питанию за сколько дней/часов до начала мероприятия вы можете дозаказать дополнительные порции и напитки и в каком объеме - таким образом вы сможете уберечь себя от ненужных трат и всегда будете понимать какой у вас резерв.
Алкоголь. Крепкий в районе 200 гр на человека, вино 500 гр на человека (это минимальный набор), дальше все зависит только от настроя вашей компании :)
Бывает, что экономнее привезти свой алкоголь и оплатить пробковый сбор площадке. В таком случае, обязательно посчитайте количество привезенного вами алкоголя, попросите менеджера площадки принять его и охладить если необходимо. Обычно площадки сохраняют пустые бутылки, чтобы потом удостовериться что количество сошлось.
Попросите не открывать все сразу, а выносить по мере необходимости.
Важно: Отделите неприкосновенный запас, скажем 10-15 бутылок, и попросите менеджера позвать вас (как организатора), чтобы сообщить что все выпито, и остался только этот алкоголь. К тому моменту вы уже сможете понять по состоянию аудитории стоит или нет выносить эту последнюю порцию алкоголя и в каком объеме.
5. Программа и оформление
На оформлении можно сэкономить, если правильно подобрать площадку. Многие рестораны и залы очень красиво украшают к Новому году, в некоторых есть готовые фотозоны и их можно использовать бесплатно.
Развлечения важны. НО, если вы уже не сэкономили на звуке/свете и ведущем (и хорошо проработали с ним программу) - то и этого может вполне хватить.
Не перебарщивайте с самодеятельностью - она хороша в меру. Кто-то может хорошо читать стихи - но вряд ли это формат новогодней вечеринки.
Если у вас нет денег на кавер-группу в полном составе, можно найти интересный дуэт - певица+диджей с хитами в современной диджейской обработке.
Помните о выполнении райдеров артистов и о том, что им понадобятся помещения.
Есть хороший бот в Телеграме для поиска артистов, можно найти и сравнить много артистов. И еще раз: ОЗВУЧИВАЙТЕ БЮДЖЕТ СРАЗУ!
Пример ТЗ по поиску артистов через Телеграм:
Ищем кавер-группу!
23 декабря, Москва, ресторан Таверна, корпоратив, 150 человек. С 19 до 23 часов. Коллектив 30-40 лет, репертуар современный.
Выступление в общей сложности 1,5 часа, разобьем на три блока по 30 мин.
Только безналичная оплата.
Бюджет до 120 000 руб. вместе с бэклайном.
Всегда смотрите портфолио, лайф-видео с выступлений, узнавайте заранее про оплату, возможность работать с безналичной оплатой и заключайте договоры!
И еще, дружеский совет: ВСЕГДА составляйте ТЗ для фотографа!
Если понравилось - ставьте лайк и подписывайтесь!
Что самое дикое с вами случалось на мероприятиях? Делитесь историями, и я расскажу историю своего ивенторского провала :)