Здравствуйте дорогие друзья-организаторы, сегодня я поделюсь с Вами своим поэтапным планом организации любого мероприятия. Приступим к разбору.
1. Знакомство с заказчиком:
- Презентация соей компании - основная информация о Вашей организации, краткое портфолио из самых крупных проектов, результаты работы на рынке, знакомство с командой.
- Определение формата проведения мероприятия - форум, выставка, свадьба, вечеринка, день рождения и т.п.
- Цели и задачи мероприятия - командообразование, развлечение, образование, отдых и т.п.
- Определение аудитории - социальный статус, возрастные группы и т.п.
- Индивидуальные пожелания заказчика - тематика мероприятия, стилистика, состав программы проведения и т.п.
- Место проведения мероприятия
- Рекламная компания мероприятия - приглашение медиа-персон, СМИ, пост и пресс релизы.
- Бюджет заложенный на мероприятие.
2. Смета мероприятия :
- Аренда площадки
- Логистика
- Аренда аппаратуры
- Декор и брендинг
- Монтаж и демонтаж
- Персонал
- Шоу-программа
- Кейтеринг
- Закупка расходных материалов
- Дополнительные затраты
- Гонорар Вашей компании
- Общая стоимость организации и проведения мероприятия
3. Подбор площадки для проведения мероприятия:
При выборе площадки стоит учесть следующие аспекты
- Размер площадки, вместительность гостей, наличие необходимых помещений/пространств (Сан. узлы, веранда, сцена, гардеробные комнаты, технические помещения, конферец-залы и т.п.)
- Звуковое оборудование
- Световая и техническая аппаратура
- Наличие жилых домов вблизи площадки
- Звукоизоляция (для крытых площадок)
- Проведение банкета или наличие кейтеринга
- Возможность декорирования и брендирования площадки
4. Презентация мероприятия заказчику:
- Дата, время, место проведения
- Концепция мероприятия
- Представление места проведения мероприятия (план площадки)
- Технический план мероприятия (тайминг монтажа, демонтажа, программы мероприятия)
- Программа мероприятия
- Стратегия продвижения мероприятия
- Ожидаемый результат (Охват аудитории)
5. Заключение договора с заказчиком и внесение предоплаты клиентом
6. Заключение договоров с площадкой и субподрядными организациями
7. Организационное собрание с командой
- Обсуждение деталей
- Распределение обязанностей и зон ответственности
- Составление списка ответственных с номерами телефонов и иными средствами связи
- Определение дедлайнов
- Начало подготовки мероприятия
8. Координация организационных процессов
- Координация выполнения поставленных задач
- Информирование заказчика о ходе подготовки к мероприятию
9. Монтаж и последние приготовления к проведению мероприятия
10. Организационное собрание с командой работающей на проекте
11. Координация проведения мероприятия
- Решение возникающих вопросов
- Коммуникации с персоналом
- Коммуникации с заказчиками/представителями заказчика
12. Демонтаж
13. Закрытие мероприятия
- Оплата
- Закрывающие документы
- Обратная связь от заказчика, разбор плюсов и минусов
14. Организационный брифинг
- Разбор плюсов и минусов проведенного мероприятия, обратная связь для коллег.
На этом пункте моя чек-лист подходит к концу, очень рад буду почитать Ваши комментарии, всем бай :)
