До конца года в стране введен мораторий на начисление штрафов и пеней за неоплату услуг ЖКХ. Суммы дебиторской задолженности возрастут многократно, а значит, в разы увеличатся объемы работ по взысканию. Поэтому уже сейчас управляющим компаниям стоит задуматься о том, как отладить систему взаимодействия с должниками, чтобы избежать ошибок и всегда иметь актуальные данные по суммам.
С такой проблемой, например, столкнулись наши клиенты – компания «Бетотек-сервис». Учёт начислений по ЖКХ вёлся в конфигурации «1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК», однако блок работы с дебиторкой данной программы не использовался. Специалистам отдела взыскания было удобнее вести документацию не в 1С, а в собственных Google-таблицах, там же формировался отчёт по взысканию. Юристы самостоятельно вели расчёт суммы долга и суммы пени, а также госпошлины и судебных издержек. Списание долгов в программе также производилось вручную.
Можно ли настроить единую систему работы с должниками, которая включала бы скоординированную работу отдела взыскания и отдела начисления, используя потенциал программ 1С?
С таким вопросом руководство ООО «Бетотек-сервис» обратилось в компанию «Сканд». Мы провели несколько встреч, побеседовали с разными отделами и специалистами, выявили потребности, обсудили проблемы.
Как выяснилось, функционала «1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК» для этих целей было вполне достаточно, однако в блоке работы с должниками требовались дополнительные настройки, чтобы юристы, работая в 1С, формировали необходимые им отчёты.
Что потребовалось сделать совместными усилиями:
1. Выстроить регламент работы, который определяет работу порядок работы с дебиторской задолженностью, объединив и упорядочив работу бухгалтерии, отдела по взысканию задолженности, диспетчерской, IT-отдела.
2. Провести анализ дебиторской задолженности по разным критериям из имеющихся данных. Разделить в единой базе должников по портфелям, исходя из сроков задолженности, методов и инструментов взыскания с учётом законодательства и текущих технологий.
Что мы сделали:
1) Помогли с переносом всех текущих документов взыскания в 1С
2) Провели необходимую доработку программы - настройку обработки, которая связала документы регистрации оплаты, документы начисления и документы взыскания;
3) Написали подробные инструкции и провели обучение специалистов работе в 1С
Результат для наших клиентов:
1. Разнесение оплат стало автоматическим как по исполнительным листам, так и по тем суммам, что жители оплачивали через систему «Город».
2. Ушли от расчётов вручную, таким образом снизилась вероятность ошибки в работе, разгрузили специалистов отдела взыскания.
3. Выстроили список показателей и критериев отбора для оценки дебиторской задолженности, а также для оценки эффективности отдела взыскания.
4. Получение информации о дебиторской задолженности стало происходить в режиме онлайн (раньше построение отчётов занимало 3 дня). Тем самым повысилась оперативность оценки перспектив ликвидации задолженности и принятия решения по каждому конкретному лицевому счёту.
5. Повысилась собираемость платежей
Всё вместе это привело к увеличению оперативность и эффективность исполнения договора по управлению общедомовым имуществом, повышению качества планирования объёмов работ по каждому дому, например, текущего ремонта.
В дальнейших планах - интеграция работы с дебиторской задолженности с CRM и настройка работы «в одном окне».
А вы достаточно эффективно используете свою 1С в работе с дебиторской задолженностью?
Проверьте себя – посмотрите наше обучающее видео «Модуль работы с должниками в "1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК"