Одна из миссий системы MD Audit — повышение удобства и облегчение работы, а также автоматизация операций, выполняемых менеджерами. Ведь работать с чек-листами в электронном виде во много раз проще, быстрее, удобнее, чем с бумажными списками. Аудитору, чтобы провести проверку, достаточно иметь с собой смартфон, а руководителю не нужно ждать, пока данные переведут из бумажного формата в цифровой и подготовят массивы данных для анализа.
Не скроем, что и в нашей системе пока остается ряд ручных операций, но мы совершили большой прорыв и разработали алгоритмы, которые в ближайшее время позволят перевести всю работу в системе в автоматический режим. Первым шагом стала операция по импорту данных объектов проверки клиента в систему MD Audit.
Все упирается в объемы
Раньше данные о каждом магазине необходимо было вносить вручную. Это, по большому счету, не так уж сложно — у магазина всего 9 параметров (название, город, координаты и т.д.), но если количество торговых объектов исчисляется десятками, то объемы ввода данных растут в геометрической прогрессии. Мало того, что это требует значительных временных и трудозатрат, так еще и увеличивается риск возникновения ошибок.
Второй момент, который осложнялся ручным вводом — актуализация данных. Любая компания — это живой организм, который перманентно трансформируется. Открываются новые магазины, закрываются старые, происходят изменения в региональных структурах, ротации, смены персонала и многое другое. Все эти изменения нужно контролировать и поддерживать данные в актуальном состоянии иначе могут возникнуть проблемы.
Например, в компании закрывают один магазин, и открывают два новых, но данные об этих изменениях в систему не занесены. В результате аудиторы не могут выполнить задачи по подготовке магазина к закрытию и оценить готовность к работе новых объектов.
И ввод данных, и их актуализацию теперь можно выполнить буквально за несколько щелчков мышкой.
Импортируем данные
Функция импорта находится в меню «Настройки» и управляется администратором системы.
Чтобы добавить данные о новых магазинах, обновить информацию об имеющихся или деактивировать их, достаточно заполнить по определенному шаблону файл формата MS Excel и загрузить его в систему. Правила импорта вы можете установить сами. Например, выбрать действия в случае обнаружения в файле магазина, которого нет в системе: пропустить эту запись или создать новый магазин.
Берем курс на автоматизацию
Как мы упоминали выше, импорт данных по объектам— лишь первая ласточка большой работы, по автоматизации ручных операций в системе MD Audit. В ближайшем будущем будет реализована функция импорта данных о пользователях, а впоследствии она перерастет в полноценную интеграцию с кадровыми программами, чтобы все изменения в штате компании автоматически отображались в системе MD Audit.
_________________________________________
Сайт MD Audit: https://mdaudit.ru
Оставить заявку на бесплатное тестирование системы: https://mdaudit.ru/register/