1. Чётко ставьте цели
Прежде чем начать работу по организации собственного времени, определите, каких результатов вам бы хотелось достичь. Выберите восемь важных сфер, на которых вы сосредоточите внимание.
2. Правило Парето
В процессе определения целей вы обнаружите, что за каждой из них прячется длинный список дел, на осуществление которого, кажется, уйдёт всё свободное время и силы. Всегда следует держать в уме простое правило: "20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата". Расстановка приоритетов поможет вам структурировать процесс и, главное, сэкономить драгоценное время.
3. Смотрите на цели объективно
Зафиксировав на листке бумаги желания и задумки, честно признайтесь самому себе, какие пункты из вашего "наполеоновского плана" действительно важны. Здесь помимо закона Парето вам на помощь придёт матрица Эйзенхауэра, согласно которой все дела делятся на "срочные и важные", "срочные неважные", "несрочные, но важные", а также "несрочные и неважные".
4. В приоритете только срочные и важные дела
После того, как вы распределили всё по четырем группам, приступайте к "срочному и важному". Зачастую это действительно проблемы, требующие немедленного решения, но бывает также, что это случайно подвернувшиеся удачные возможности. Перед выполнением этих задач напомните себе, что их невозможно будет переделать или делегировать – у вас есть только один шанс.
В случае острой нехватки времени, признайтесь, что не успели, сделайте глубокий вдох и принимайтесь за важные дела с новыми силами и большим временным резервом.
5. Задавайте себе уточняющие вопросы
Чтобы не перепутать "срочные и важные" дела со "срочными неважными", задайте себе простые вопросы: "Как выполнение того или иного дела повлияет на мою работу?", "Какой результат мне это даст?", "Так ли это для меня на самом деле важно?", "Большие ли риски несёт невыполнение задачи?" и другие. Этот внутренний диалог поможет вам как минимум быстро разобраться с потоком "срочных, но неважных дел" и как максимум позволит глубже понимать собственные приоритеты. Доведите выполнение "срочных неважных" дел до автоматизма – так вы в разы повысите свою продуктивность.
6. Сосредоточьтесь на важных и несрочных задачах
Если вы действительно хотите достичь поставленных целей, двигаясь при этом по наиболее рациональному пути, направьте максимум своих усилий на выполнение "важных, но несрочных" дел. Ведь именно в этой области сосредоточены стратегически важные задачи, которые, согласно принципу Парето, сильнее всего влияют на конечный результат.
7. Боритесь с "пожирателями времени"
Проверять почту каждые 20 минут, откликаться на запросы в друзья, смеяться над комментариями — всё это и многое другое из списка "несрочных и неважных" дел бесцеремонно крадёт у вас время, мешает вам сосредоточиться на важном. Чтобы переломить ситуацию, узнайте для начала врага в лицо, а затем попробуйте применить "параллельное использование времени".
Смысл данной техники заключается в том, что вы не выделяете специальное время для мелких задач, а стараетесь совместить их с другой активностью. Например, читаете заинтересовавшую вас утром статью по дороге домой. А при столкновении с очередным "пожирателем времени" просто напоминаете себе, что почтовая рассылка любимого Интернет-журнала может подождать до вечера, ведь у вас впереди "наполеоновские планы".
8. Выработайте у себя новые привычки
Перечисленные советы начнут работать только тогда, когда вы сделаете их частью своей повседневной жизни, когда вы сломаете привычный ход мыслей и избавитесь от привычек, замедляющих ваш прогресс.