Бывает такое: просыпаешься, приступаешь к делам, весь день чем-то занимаешься и вдруг замечаешь, что уже пора спать, а основные дела не сделаны. Перебираешь в памяти прошедший день и не можешь понять, почему так произошло, на что ушло время. Это признак, что часть дня была потрачена на бесполезные дела.
Бесполезные дела — это дела, которые в то время, когда вы их выполняете, не несут пользу и даже вредят: отодвигают на задний план задачи, которые нужно решить в первую очередь. Чтобы стало понятнее, разберем это на примере:
Пятница. На часах 12:00. Виктор планирует уйти с работы в 17:00.
Сегодня ему нужно сделать отчет и сдать его начальнику в 15:00. Отчет займет около двух часов.
Кроме этого, к 17:00 ему нужно подготовить доклад о текущем положении дел отдела и тоже сдать начальнику.
И последнее, что Виктор собирался сделать, — это проверить почту: посмотреть, кто и что ему написал, и ответить им. Однако он не представляет, сколько времени уйдет на проверку почты.
Итак, Виктор уходит на обед, возвращается в 13:00 и начинает проверять почту.
Первое письмо от коллеги: «Вить, если есть время, посмотри мой отчет о продажах, в нем цифры не сходятся. Я, сколько ни бился, не смог разобраться, где ошибка. А мне с ним идти к замдиру в следующий четверг».
Виктор начинает смотреть отчет коллеги. Видит в нем цифры, но не понимает, что это за цифры и откуда они взялись. Чтобы разобраться, он достает все отчеты о продажах компании за последние полгода и внимательно изучает каждый.
Вдруг раздается телефонный звонок. Виктор берет трубку, и в это мгновение взгляд его останавливается на часах — они показывают 16:00. Из трубки доносится гневный голос начальника. Он интересуется, где отчет, который Виктор должен был сдать в 15:00.
Виктор настолько погрузился в отчет коллеги, что забыл о своих делах.
В этом примере бесполезное дело — проверка отчета коллеги. Из-за него Виктор не успел выполнить свои основные дела. Теперь ему придется задержаться на работе допоздна, чтобы доделать их.
- Важное уточнение. В целом проверка отчета коллеги — это не бесполезное занятие. Помогать коллегам полезно: вы выручаете их, а они выручают вас. Оно было бесполезным для Виктора конкретно в пятницу днем. Ведь в письме было сказано, что отчет коллеге нужен к четвергу, а значит, его можно было отложить до следующей недели, а не браться за него немедленно.
Составить расписание дел и следовать ему
Чтобы не отвлекаться на бесполезные дела, нужно определить для себя важные задачи, расставить их в порядке важности и срочности и придерживаться этого порядка. Если коротко: в школе есть расписание уроков, а на работе нужно сделать расписание дел.
В случае с Виктором расписание дел может быть таким:
Логика такого расписания проста:
— поскольку у проверки почты нет крайнего срока и неизвестно, сколько на это уйдет времени, ее разумно делать в последнюю очередь;
— так как отчет нужно подготовить раньше доклада и его подготовка займет около двух часов, его разумно делать первым.
Если бы Виктор сделал себе такой план и придерживался его, скорее всего, ему не пришлось бы работать сверхурочно. Почему?
Потому что он не стал бы первым делом смотреть почту, не увидел бы письмо коллеги, не стал бы проверять его отчет и не забыл бы об основных делах.
С раписанием проще приспосабливаться к новым обстоятельствам
В жизни многое зависит от обстоятельств. Беда в том, что они всегда меняются, и часто это происходит быстро и неожиданно. Без плана легко растеряться в новых обстоятельствах и принять неверное решение. С планом риск потерять контроль очень мал.
Чтобы лучше в этом разобраться, давайте снова вернемся к примеру с Виктором:
Напомним, расписание Виктора выглядит так:
Виктор приходит с обеда в 13:00 и приступает к отчету.
В 13:30 ему звонит начальник и говорит, что доклад нужен не в 17:00, а в 15:30. Виктор не растерялся, тут же смотрит в расписание и продумывает варианты:
1. Если я продолжу делать отчет, то закончу его примерно в 15:00. Если я тут же приступлю к подготовке доклада, то вполне возможно, что успею его сделать к 15:30. Но это рискованный план: вдруг затык с докладом выйдет, и мне понадобится больше получаса. Тогда я не успею сделать его к сроку.
2. Если я отложу отчет и примусь за доклад, то сделаю его раньше срока: к 14:00-14:15. После этого я вернусь к отчету и закончу его в 15:45-16:00. В принципе, неплохой вариант, нужно только уточнить, можно ли отодвинуть срок сдачи отчета.
После этого Виктор рассказывает о своих вариантах и развитии событий начальнику. Тот говорит, что отчет можно сдать позже, главное вовремя подготовить доклад.
Как видите, обстоятельства изменились, а Виктор продолжает работать в спокойном режиме, потому что благодаря расписанию у него все под контролем.
Теперь давайте посмотрим, что могло бы произойти, если бы у него не было расписания:
Виктор делает отчет. В 13:30 звонит начальник и говорит, что доклад нужно подготовить к 15:30.
Виктор смотрим на время и думает: «Ага, сейчас тогда отложу отчет и возьмусь за доклад. Когда его подготовлю, снова вернусь к отчету».
Соглашается, готовит доклад, возвращается к отчету, но не успевает его сделать вовремя и получает втык за это.
Что тут произошло: у Виктора не было перед глазами расписания, поэтому он не мог даже предположить, что из-за доклада не успеет вовремя сделать отчет. В итоге получил по шапке от начальства.
Не нужно впадать в крайности
Написанное выше не значит, что нужно расписывать каждую минуту своего дня и следовать этому расписанию. Речь идет о текущих делах. Надо составить именно расписание текущих дел, чтобы уберечь себя от посторонних задач.
Закрепим
1. Когда занят весь день, а в конце выясняется, что не успел сделать основное — это значит, отвлекался на посторонние дела.
2. Чтобы не отвлекаться на посторонние дела, нужно утром выписать все дела, которые нужно сделать за этот день, напротив этих дела написать срок сдачи и примерное время выполнения. И с учетом этого расставлять их в таком порядке, чтобы сдать их к сроку.
Совет: время выполнения рассчитывайте с запасом, потому что даже в самый налаженный процесс может вклиниться что-нибудь такое, что его замедлит. Например, если вы уверены, что подготовите отчет за 1.5 часа, в расписании пишите, что сделаете за 2 часа. Если закончите за 1.5 часа — хорошо, раньше освободитесь, будет больше времени для отдыха. Если что-то произойдет, что замедлит процесс — из расписания вы не выбьетесь, потому что у вас есть запас.
3. Если меняются обстоятельства, смотрите на расписание, которое поможет вам выбрать верное направлений для дальнейших действий.
По такому же принципу можно составлять расписание на неделю. На сегодня все.
Чтобы не пропустить новые статьи, подписывайтесь на канал «Жить и не тужить» в Яндекс.Дзене, Вконтакте и телеграме.