С переходом на удаленную работу очень остро встал вопрос удаленного управления и выстраивания процессов в компаниях.
Раньше до цифровой эпохи бизнес тоже автоматизировал различные процесс, пытаясь повысить маржинальность от производимого продукта и увеличив КПД работы сотрудников. Конечно это в основном проявлялось в регламентировании процессов с закреплением выполненного этапа бумажной отчетностью или же внедрением более совершенных машин и механизмов, если речь идет о производстве. Разумеется для данных процессов требовалось содержать дополнительный штат и потому автоматизацией преимущественно занимались большие компании.
В современном виде автоматизация процессов стала более глобальной и доступной как в плане затрат, так и в области применения, таким образом автоматизацию и настройку процессов стали внедрять все и даже самые малые предприятия во всех сферах бизнеса.
Какие виды автоматизации бизнес процессов мы знаем и на сколько они повышают эффективность бизнеса предлагаю рассмотреть ниже:
1. Автоматизация в документообороте - в основном это перевод в электронный вид с автоматическим присвоением нумерации и дат всей входящей и исходящей документации. Специальные программы позволяют упростить таким образом поиск необходимых документов, упорядочить их ведение, а так же обеспечить безопасное хранение (архивирование). Сюда же относится и постановка задач с контролем исполнения и получения отчетности, хранение проектной документации или иного архива документов для работы и другие процессы связанные с документом который необходим в работе компании.
2. Автоматизация процессов - во всех компаниях есть определенные процессы, решение по которым принимается через фильтр проверок. К данным процессам можно отнести оплаты (там необходим контроль реквизитов, сумм и правильности оформления назначений платежа), согласование кадровых вопросов (отпуска, увольнения, приемы на работу и т.д.) в данном процессе обычно участвует несколько человек и чтобы не ждать пока все соберутся, можно большинство вопросов решить нажатием кнопки находясь в другом городе или стране. Согласование договорной работы, так же процесс требующий участия ряда специалистов с итоговой консолидацией по подписываемому договору. Таких процессов в компаниях множество и платформ (программных комплексов) для их решения множество, один из самых распространенных 1С, в нем множество функций и вариантов настроек под любые процессы.
3. Автоматизация производства - это может касаться как непосредственно создание какого-то материального продукта, так и услуги. Тут так же помимо используемых ранее методов внедрения новых механизмов (производственные линии, техника и т.д.), появились и цифровые варианты автоматизации, то есть настройка процессов через программное обеспечение которое фиксирует исполнение процессов производства, достижения определенных целей при оказании услуги или же создает карту последовательности действий и контролирует ее выполнение. Это может быть выражено как при строительстве дома, когда программа показывает какие материалы надо заказать не позднее чем за неделю или же проинформировать отставание процесса строительства и предложить вариант увеличения ресурса. Или же это может быть процесс получения лицензии на какой-то вид работ где будет показано в какой последовательности действовать, когда и куда обращаться, какого специалиста привлечь и др. Еще пример сфера ЖКХ где сбор данных и оформление платежных квитанций настроено так что участие человека не требуется (это пока в наиболее продвинутых компаниях ЖКХ, но когда-то станет повсеместным).
Есть еще множество вариантов упростить или ускорить процессы, но автоматизация это еще и инструмент контроля и повышения качества, что делает процесс внедрения автоматизации бизнес процессов Вашим конкурентным преимуществом.
Используйте новые технологии на благо Вашего дела и вы добьетесь успеха.