Привет! Многим всего за несколько дней пришлось из привычного офисного формата перейти на удаленный формат работы.
Наша компанда строила работу на удаленке еще до того, как это стало мейнстримом. Хотим дать несколько советов, как организовать общение так, чтобы никто не сошел с ума.
Выберите один мессенджер
Вся команда должна быть в одном мессенджере. Не прыгайте из приложения в приложение. Потом невозможно найти, кто что и кому прислал, о чем договорились и к чему пришли. Сообщение может затеряться, работа будет не сделана, зато разборки и ссоры обеспечены.
Еще лучше — один корпоративный мессенджер
Отделите мух от котлет, а рабочее от личного. Вы по прежнему можете скидывать в общий чат во Вконтакте смешные мемчики, но работу лучше построить в таком мессенджере, где будет только работа.
Попробуйте Slack или Discord. Запустил мессенджер — пришел в офис, «уходишь с работы» — выключил, и не придется дергаться каждый раз от уведомления во всех соцсетях, чтобы отдохнуть вечером.
В них можно создавать несколько рабочих групп — для каждого отдела, проекта или задачи. То есть везде будет своя беседа и в ней все по делу. Зашел — посмотрел нужное и не надо перечитывать информацию по другим задачам. В этих же мессенджерах есть звонки и конференции, поэтому можно представить, что пока это ваш аналог офиса.
Одно сообщение — вместо десятка коротких, структура — вместо простыни
Когда вы пишете в рабочий чат несколько короткий сообщений, а не все по теме в одном, это выглядит так, будто вы выходите из помещения после каждого предложения и заходите обратно, при этом громко хлопая дверьми.
На каждое сообщение отвлекаются все участники и вынуждены ждать, когда же уже закончится этот поток.
Хуже коротких сообщений только сообщение-простыня
Простыни тяжело читать. Удобно, когда по тексту можно пробежать глазами и быстро уловить смысл.
Главная цель переписки — быть понятым, и в ваших силах помочь коллегам понять вас:
- Разбивайте абзацы по смыслу, и сами абзацы тоже группируйте по смыслу.
- Важные моменты выделите жирным, капсом или отдельной строкой.
- Если в одном сообщении несколько мыслей, пронумеруйте их. Когда вам будут отвечать, достаточно будет поставить циферки и вы сразу поймете, к чему относится ответ.
Ставьте задачи в CRM, а не в чате
Мессенджер — для обсуждения задач и только. Если надо поставить кому-то задачу — сделайте это в CRM. В чате сама задача и ее описание потеряются. А когда таких задач 10-20-30, невозможно понять, кто чем сейчас занят и на какой стадии выполнения та или иная задача.
Чем понятнее и подробнее формулировки, тем быстрее движется работа
Никто не знает, что у вас в голове, даже интонации и многозначительные взгляды на удаленке уже не помогут. Поэтому когда перед отправкой сообщения точно понятно, что вы имели в виду и что вы хотите от собеседника. Когда что-то описываете, представьте, что контекст задачи известен только вам, а все остальные — плохо помнят.
Это и правда, скорее всего, так. Если хотите продуктивного обсуждения, позаботьтесь о том, чтобы под рукой у собеседника было все, чтобы быстро вникнуть в суть проблемы:
- Добавьте в сообщение ссылку с задачей из CRM;
- Если пишете о каком-то файле, прикрепите его сразу, чтобы не приходилось идти его искать;
- Добавьте сразу все контакты, которые могут понадобится;
- Четко опишите, что сделать, зачем и когда.
Созванивайтесь только по делу
Если вы решили, что, вы будете созваниваться каждое утро, просто чтобы проверить, что все уже встали и хотя бы сели за компьютер — не факт, что это хорошая идея. Конечно, быстро обсудить сутра, кто чем займется и какое положение дел — это круто. Но чаще всего это не требует мгновенной обратной связи и проще расписать план на день в одном сообщении.
Созванивайтесь, если нужен мозговой штурм или быстро коллективно обсудить, что делать с новыми вводными по проекту.
Голосовые сообщения — для диалога и только в крайнем случае
Конечно, лучше вообще их не отправлять. Но да, бывает, что голосом рассказать проще и быстрее. Особенно, если не привык вести все дела в переписке.
Не заставляйте весь чат отрываться от работы и прослушивать ваш монолог. Если все-таки отправляете голосовое в общий чат, добавьте к нему короткое описание:
- Кому важно это прослушать;
- О чем там речь;
- На что обратить внимание.
Если хотите кому-то отправить голосовое сообщение, спросите, удобно ли будет его прослушать. Я всегда спрашиваю, могу ли я записать аудиосообщение и сможет ли человек его прослушать. Мне ни разу не отказали, но так мои голосовые раздражают меньше =)
Определите часы тишины
Когда ты сидишь целый день в ожидании очередного оповещения — можно сойти с ума. Определите пару часов в день или даже полдня, когда никто никому ничего не пишет, а каждый занимается своим делом.
Если для рабочего процесса важно общение, все равно часы тишины — будут полезны. Например, в обед. Чтобы все могли отдохнуть и не отрываться на текущие задачи.
Уже эти несколько советов помогут снизить градус ярости в чате и повысить эффективность работы.
Попробуйте перестроить свою систему за выходные, чтобы со следующей рабочая жизнь на удаленке стала немного проще.
