Усложняющаяся конъюнктура рынка, ускорение внешних и внутренних процессов подталкивают компании к необходимости использовать автоматизированные методы управления бизнес-процессами.
Повышение эффективности деятельности предприятия – главная цель, ради которой затевается автоматизация бизнеса. Можно выделить 5 основных причин необходимости автоматизации управления бизнес-процессами:
1. Сокращение времени на выполнение однотипных действий
Когда-то таблица Excel тоже была способом автоматизировать расчеты и занесение информации, но с развитием технологий такая форма отображения данных стала устаревшей. Автоматизация рутинных операций позволяет сотрудникам более эффективно использовать рабочее время.
2. Систематизация клиентской базы
Ведение клиентской базы не должно занимать много времени, а лишь способствовать ускорению процессов. Получение в любой момент полной информации по клиенту, своевременная отработка заявок – всё это улучшает сервис и повышает лояльность заказчиков.
3. Нивелирование ошибок
Чем меньше будет влияние человека на процесс, тем меньше будет в нем недочётов, связанных с человеческим фактором. Компьютер не может отвлечься и проявить невнимательность.
4. Быстрый доступ к информации
Автоматизация отчётов позволяет руководителю в любой момент времени сделать срез состояния компании и проанализировать ситуацию. А сотрудникам бухгалтерии и отделу закупок – быстро вывести и напечатать все необходимые документы: счета-фактуры, накладные, счета на оплату.
5. Повышение прозрачности бизнеса
Взаимодействие между подразделениями и отделами становится более понятным за счёт определения ответственных лиц для каждого этапа, описания вариантов исполнения процесса в зависимости от входных данных и полученного результата.
Моделирование бизнес-процессов
Автоматизации бизнес-процессов должно предшествовать описание деятельности предприятия, исполняемых в нем процессов, понимание и отображение в модели процесса его структурных связей и логики взаимодействия между участниками.
Моделирование бизнес-процессов помогает лучше понять их суть и определить в дальнейшем пути повышения эффективности. Эти мероприятия требуют материальных, трудовых и временных ресурсов и поэтому необходимо четко представлять мотивы и причины для развертывания такой кампании. Их может быть несколько:
- Недавно созданное предприятие
Пока система свободна от устоявшихся привычек, правил и ограничений, есть хорошая возможность наладить процессы «с чистого листа», смоделировать бизнес-процессы и создать эффективно функционирующее предприятие.
- Масштабирование предприятия
С ростом объёмов производства и увеличением количества персонала наступают перемены в системе управления, распределении зон ответственности. Моделирование бизнес-процессов на данном этапе позволит избежать разрастания кризиса управления.
- Потребность в повышении эффективности
Рано или поздно появляется необходимость увеличения прибыли за счёт внутренних ресурсов компании. Для запуска процесса оптимизации необходимо разобраться, в каком состоянии организация сейчас и какие происходят бизнес-процессы.
- Повышение стоимости на рынке
Если планируется подготовка предприятия к продаже, надо учитывать, что наличие чётко структурированной модели управления значительно повышает конкурентоспособность фирмы.
Системы автоматизации управления бизнес процессами
Выделяют следующие системы автоматизации управления бизнес-процессами:
1. Использование облачных сервисов. Даже если у компании отсутствует собственный сервер (обычно это свойственно малому бизнесу), благодаря облачным технологиям возможно обеспечить доступ к данным практически из любой точки мира.
2. Автоматизация маркетинговых инструментов. Использование CRM-систем для улучшения качества обслуживания клиентов, автоматизация рекламных кампаний, BI-системы для комплексного анализа эффективности работы.
3. Развитие технологии M2M (Machine2Machine). Там, где человеку сложно анализировать большие объемы информации и комплексные бизнес-процессы, для автоматизации последовательных этапов используют межмашинное взаимодействие.
4. Использование инструментов Big Data. Средства аналитики, которые востребованы крупными компаниями.
5. Real-time аналитика. Потоковая обработка данных в режиме, близком к реальному времени. Внедряются ПО, которые могут обрабатывать десятки тысяч событий или сообщений в секунду. В результате синхронизация процессов и операций повышает эффективность взаимодействия.
6. BPM-системы. Технологии, имеющие обширные функции и гибкие настройки, позволяют производить мониторинг и автоматизацию бизнес-процессов.
Автоматизация бизнес-процессов – важный шаг на пути к повышению эффективности компании, увеличению прибыльности и стабильному росту.