Сведения заполняются на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, включая совместителей, декретниц, работников, находящихся в отпуске за свой счет и др. Отчет подается по тем работникам, в отношении которых произошел хотя бы один из следующих случаев:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- установление второй и последующей профессии или иной квалификации;
- изменение наименования работодателя;
- лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
- отмена ранее проведенных мероприятий;
- подача заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или выборе ЭТК.
В каких случаях подаются сведения
Нужно подавать : Приняли на работу основного сотрудника, в т.ч. работающего дистанционно, а также совместителя.
Уволили основного сотрудника, в т.ч. работавшего дистанционно, а также совместителя.
Перевели работника на другую должность, перевели совместителя на основную работу и, наоборот, и т.п.
Приняли, перевели или уволили единственного учредителя – директора, который работает без трудового договора.
Работник подал заявление о том, как вести трудовую книжку (на бумаге или электронно)
Не нужно подавать: Заключили договор подряда или оказания услуг с ИП, самозанятым или другим физическим лицом.
Расторгли ГПД с ИП, самозанятым или другим физическим лицом. Временный перевод сотрудника на другую работу.
Изменили режим или график работы, например, перешли со сменной работы на пятидневку, с 0,5 ставки на целую и т.п.
Сотрудник проходил обучение на курсах по повышению квалификации
Внимание! Если в течение месяца по сотруднику не было никаких кадровых изменений, то подавать по нему сведения не нужно. Нулевой отчет не сдается.
Титульный лист
В поле «Отчетный период» указывается месяц, за который представляются сведения, и календарный год.
В поле «Направление сдачи» указывается территориальный орган ПФР, в который сдается отчет.
В соответствующем поле отражается наименование страхователя в соответствии с учредительными документами либо с документом, удостоверяющим личность.
В поле «Регистрационный номер в ПФР» указывается регистрационный номер страхователя, присвоенный ему при регистрации в качестве страхователя по ОПС. Данный номер должен иметь следующий вид: XXX-XXX-XXXXXX.
В соответствующих полях указываются наименование должности и ФИО руководителя страхователя.
Сотрудники
В этом разделе отражаются сведения о зарегистрированных лицах, в отношении которых в отчетном периоде произошли кадровые изменения.
Если в течение отчетного месяца сотрудником было подано заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажного или электронного), то в соответствующих полях выбирается признак «Подано» и указывается дата подачи заявления. При необходимости корректировки ранее указанной даты подачи заявления представляется отчет, в котором отражается новая дата подачи.
Внимание!В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений выбирается признак «Отменено» и отражается ранее указанная дата подачи этого заявления.
Сведения о трудовой деятельности работника отражаются в блоке «Мероприятие».
Как заполнить СЗВ-ТД в конкретных ситуациях (см. здесь)
В поле «Дата» указывается дата кадрового мероприятия.
В поле «Тип мероприятия» выбирается соответствующее кадровое мероприятие, произошедшее в отношении сотрудника в течение отчетного месяца: прием, перевод и т.д.
Поле «Идентификатор» формируется автоматически и является уникальным для каждого кадрового мероприятия.
В поле «Сведения» указываются дополнительные сведения о кадровом мероприятии, а также период действия кадрового мероприятия.
Внимание! Данное поле заполняется обязательно при выборе кадрового мероприятия «Переименование».
В поле «Должность» указывается наименование должности работника в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если сотрудник работает на данной должности по совместительству, в соответствующем поле делается отметка.
Внимание! Поле «Должность» обязательно заполняется при выборе кадровых мероприятий: «Прием» и «Установление (присвоение)».
В поле «Подразделение» указывается наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Данное поле заполняется, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор.
В поле «Вид поручаемой работы» выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ Х. Например, на работу принят новый сотрудник на должность «Бухгалтер по зарплате». В поле «Вид поручаемой работы» необходимо указать код: «2411 6».
Поле «Код выполняемой функции» заполняется по тем сотрудникам, для которых работодатели обязаны применять профстандарты. Данный код состоит из 7 знаков, означающих следующее:
- первые 5 знаков – код наименования вида профессиональной деятельности;
- предпоследний знак – буква кода обобщенной трудовой функции;
- последний знак – цифра уровня квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.
Внимание! Данное поле заполняется, начиная с 2021 года.
Поля «На основании» и «Причина» заполняются только при выборе типа мероприятия «Увольнение». При этом если увольнение работника произошло на основании трудового кодекса, то в соответствующих полях указываются номер статьи и пункта, в соответствии с которыми проведено расторжение трудового договора. Если же увольнение произошло по иным основаниям, то в поле «На основании» выбирается «Иное» и указываются реквизиты нормативного документа (например, приказа), являющегося основанием увольнения. В поле «Причина» указывается причина увольнения (например, уволен по соглашению сторон и т.д.).
В поле «Основание» указываются наименование и реквизиты документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений и иных кадровых изменений.
Блок «Отменяемое мероприятие» предназначен для аннулирования ранее представленного мероприятия кадрового учета любого типа.
Для отмены мероприятия указывается дата отмены и в поле «Тип мероприятия» выбирается отменяемое кадровое мероприятие.
В поле «Идентификатор» указывается уникальный номер, присвоенный исходному мероприятию в ранее представленном отчете.
Если при проведении исходного мероприятия работник являлся совместителем, то в соответствующем поле делается отметка.
В поле «Дата мероприятия» отражается дата проведения исходного мероприятия.
Внимание! При первой подаче отчета в отношении зарегистрированного лица сведения необходимо дополнить информацией о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года. Если таким мероприятием было переименование организации, то указываются и последнее, и предпоследнее кадровые мероприятия.
Прием на работу
При приеме на работу указываются данные о кадровых мероприятиях только с момента приема на работу. Сведения о стаже на 01.01.2020 у предыдущего работодателя не заполняются.
В этом случае в блоке «Мероприятие» выбирается тип «Прием» и заполняются следующие сведения:
Наименование сведений Как заполнить
Дата Указывается дата приема Идентификатор Уникальный идентификатор мероприятия
присваивается автоматически
Сведения Указываются дополнительные сведения о
приеме. Не обязательно заполнять
Должность Указывается наименование должности
Совместитель Ставится отметка, если работника принимают на
работу по совместительству
Подразделение Указывается, если условие о работе в конкретном
подразделении включено в трудовой договор
Вид поручаемой работы Выбирается код в соответствии с
классификатором занятий (ОКЗ).
Данный код должен иметь следующий вид:
ХХХХ Х
Код выполняемой функции Указывается по тем работникам, в
отношении которых нужно
применять профстандарты. Обязательно к
заполнению с 01.01.21
Основание Указываются наименование и реквизиты
документов, на основании которых был
осуществлен прием сотрудника
Внимание! Если новый сотрудник при приеме на работу не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (имеет право подать до 31.12.20), то в этом случае в форме СЗВ-ТД на этого работника должна быть сделана только одна запись – о приеме на работу.
Перевод
Заполняется, когда перевели сотрудника на другую постоянную работу. Например, на другую должность или в другое подразделение. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
В этом случае в блоке «Мероприятие» выбирается тип «Перевод» и заполняются следующие сведения:
Наименование сведений Как заполнить
Дата Указывается дата перевода
Идентификатор Уникальный идентификатор мероприятия
присваивается автоматически
Сведения Указываются дополнительные сведения о
переводе. Не обязательно заполнять
Должность Указывается наименование должности
Совместитель Ставится отметка, если работник является
совместителем
Подразделение Указывается, если условие о работе в конкретном
подразделении включено в трудовой договор
Вид поручаемой работы Выбирается код в соответствии с
классификатором занятий (ОКЗ). Данный код
должен иметь следующий вид: ХХХХ Х
Код выполняемой функции Указывается по тем работникам, в
отношении которых нужно применять
профстандарты. Обязательно к заполнению
с 01.01.21
Основание Указываются наименование и реквизиты
документов, на основании которых был
осуществлен перевод сотрудника
Внимание! Если приказ на перевод издается в одном месяце, а перевод происходит в следующем месяце, отчет подается по дате события, а не по дате издания приказа. Например, 31.01.20 был издан приказ о переводе работника с 03.02.20. Данное кадровое мероприятие нужно отразить в СЗВ-ТД за февраль.
Переименование
Когда переименовали организацию, СЗВ-ТД заполняется на всех сотрудников. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
В этом случае в блоке «Мероприятие» выбирается тип «Переименование» и заполняются следующие сведения:
Наименование сведений Как заполнить
Дата Указывается дата переименования
Идентификатор Уникальный идентификатор мероприятия
присваивается автоматически
Сведения Обязательно указываются сведения о
переименовании: старое и новое название
Должность Не заполняется
Совместитель Не заполняется
Подразделение Не заполняется
Вид поручаемой работы Не заполняется
Код выполняемой функции Не заполняется
Основание Указываются наименование и реквизиты
документов, на основании которых было
осуществлено переименование
Внимание! СЗВ-ТД заполняется в аналогичном порядке в случае переименования должности сотрудника без изменения трудовой функции.
Установление (присвоение)
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях установления работникам второй и последующих профессий или специальностей, а также присвоения новой квалификации. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
В блоке «Мероприятие» выбирается тип «Установление (присвоение)» и заполняются следующие сведения:
Наименование сведений Как заполнить
Дата Указывается дата проведения мероприятия
Идентификатор Уникальный идентификатор мероприятия
присваивается автоматически
Сведения Указываются дополнительные сведения об
установлении (присвоении)
Должность Указывается новая профессия или
специальность, квалификация
Совместитель Не заполняется
Подразделение Не заполняется
Вид поручаемой работы Не заполняется
Код выполняемой функции Не заполняется
Основание Указываются наименование и реквизиты
документов, на основании которых было
осуществлено установление (присвоение)
Увольнение
Заполняется при увольнении сотрудников независимо от причины. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
В этом случае в блоке «Мероприятие» выбирается тип «Увольнение» и заполняются следующие сведения:
Наименование сведений Как заполнить
Дата Указывается дата увольнения Идентификатор Уникальный идентификатор мероприятия
присваивается автоматически
Сведения Не заполняется
Должность Не заполняется
Совместитель Не заполняется
Подразделение Не заполняется
Вид поручаемой работы Не заполняется
Код выполняемой функции Не заполняется
На основании Если увольнение работника произошло на
основании трудового кодекса, то указываются
номер статьи и пункта, в соответствии с
которыми проведено расторжение трудового
договора. Если же увольнение произошло по
иным основаниям, то выбирается «Иное» и
указываются реквизиты нормативного
документа (например, приказа), являющегося
основанием увольнения
Причина Указывается обязательно причина увольнения.
Например, по инициативе работника или по
соглашению сторон и т.д.
Основание Указываются наименование и реквизиты
документов, на основании которых было
осуществлено увольнение сотрудника
Запрет занимать должность (вид деятельности)
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях лишения работника права занимать определенные должности либо заниматься определенными видами деятельности. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
В блоке «Мероприятие» выбирается тип «Запрет занимать должность (вид деятельности)» и заполняются следующие сведения:
Наименование сведений Как заполнить
Дата Указывается дата принятия решения о
запрете
Идентификатор Уникальный идентификатор мероприятия
присваивается автоматически
Сведения Указываются дополнительные сведения о
запрете, период действия запрета или
дата, до которой действует запрет
Должность Указывается сведения по должности (виду
деятельности), в отношении которых
действует запрет
Совместитель Не заполняется
Подразделение Не заполняется
Вид поручаемой работы Не заполняется
Код выполняемой функции Не заполняется
Основание Указываются наименование и реквизиты
документов, на основании которых был
осуществлен запрет
Комментарии и разъяснения
Нужно ли для сдачи СЗВ-ТД направлять заявление на подключение к ЭДО (ЗПЭД)? Организация уже сдает электронную отчетность в ПФР.
Да, нужно. Отчетность по форме СЗВ-ТД ПФР принимает в новую информационную систему федерального уровня - АИС ПФР-2. Чтобы зарегистрироваться в этой системе, небходимо направить в ПФР заявление по форме ЗПЭД, несмотря на наличие ранее заключенных соглашений об ЭДО. Если отправить СЗВ-ТД без заявления ЗПЭД, то в приеме формы будет отказано по причине отсутствия данных о страхователе в АИС ПФР.
Если отчетность сдается через уполномоченного представителя, как это нужно оформить?
Необходимо представить в территориальный орган ПФР по месту учета страхователя две формы: заявление на подключение к ЭДО ПФР (ЗПЭД) и уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП).
Нужно ли сдавать нулевой СЗВ-ТД?
Нет, не нужно. Представлять отчет нужно, если у сотрудника в отчетном месяце были кадровые изменения или он подал заявление о выборе формы трудовой книжки.
Внимание! Если у сотрудника в течение 2020 года не будет кадровых изменений и он не подаст заявление о выборе формы трудовой книжки, подать на него первичный отчет необходимо в срок не позднее 15 февраля 2021 года. При этом в отчете указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД на подрядчиков?
Нет, не нужно, т.к. отчет подается только на работников, с которыми заключены трудовые договора. Если заключили или расторгли договор подряда или оказания услуг с ИП, самозанятым или другим физлицом, представлять СЗВ-ТД не надо.
Должен ли ИП представлять СЗВ-ТД?
Да, должен в случае наличия у него наемных работников. Когда предприниматель работает один (без наемных работников), сведения представлять не надо.
Нужно ли представлять отчет на иностранных сотрудников?
Если иностранный работник трудится по трудовому договору, работодатель обязан формировать на него сведения о трудовой деятельности, независимо от его статуса (постоянно проживающий, временно проживающий или пребывающий).
Нужно ли подавать СЗВ-ТД на директора-единственного учредителя?
ПФР рекомендует подавать сведения на таких сотрудников, независимо от наличия трудового договора с ним.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД на совместителей?
Да, на внешних совместителей нужно подавать аналогично основным работникам. А если совместитель внутренний, то включение в отчет зависит от того, делают ли ему об этом запись в бумажной трудовой книжке.
Если сотрудник устроился на работу в январе, а в трудовой книжке у него 10 предыдущих мест работы. Нужно ли отражать их в отчете?
Нет, не нужно. Сведения о стаже на 01.01.2020 у предыдущих работодателей не отражаются
Нужно ли сдавать форму СЗВ-ТД, если сотрудник уже на пенсии, но продолжает работать?
Да, нужно. СЗВ-ТД подается на каждого работника, если в отчетном месяце по нему были кадровые изменения. Никаких исключений для работающих пенсионеров не предусмотрено.
В феврале умер сотрудник компании. Нужно ли это отражать в отчете?
Да, нужно. Поскольку смерть произошла в отчетном месяце, отразить кадровое событие нужно в февральском отчете и сдать до 16 марта 2020 года. Сведения о работнике в этом случае подаются с указанием вида кадрового мероприятия «Увольнение». В качестве причины увольнения следует указать: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса»
В марте компанию переименовали. Нужно ли это отражать в отчете?
Если переименовали компанию, подать СЗВ-ТД нужно с информацией об этом по каждому сотруднику, который работал в месяце, когда завершилась процедура переименования.
Нужно ли подавать на сотрудника отчет, если его перевели из совместителя на постоянную работу в той же должности?
Нужно. Перевод на постоянное место работы является кадровым изменением.
Работник принят на работу в 2010 году, в январе 2020 года переведен на другую должность, а в феврале уволен. Какие сведения на него нужно представить в отчетах за январь и февраль?
В январском отчете необходимо указать две записи:
- о переводе (кадровые изменения в отчетном периоде);
- о приеме в 2010 году (сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица по состоянию на 1 января 2020 года).
В феврале только запись об увольнении (кадровые изменения в отчетном периоде).
За какой месяц сдавать СЗВ-ТД (январь или февраль), если приказ о переводе работника издан 31 января 2020 года, а перевод – с 3 февраля 2020 года?
За февраль, т.е. по дате события.
Работнику в феврале присвоен шестой уровень квалификации. Нужно ли подавать отчет?
Да, нужно подать за февраль, т.к. присвоение новой квалификации является кадровым мероприятием.
Как отменить или скорректировать отчет, если в нем была допущена ошибка или внесены неверные сведения?
Если была обнаружена ошибка в ранее поданных сведениях СЗВ-ТД по сотруднику, которую нужно исправить либо отменить ошибочное кадровое мероприятие, необходимо отправить в ПФР еще одну форму СЗВ-ТД на этого сотрудника.
Вид ошибки
Сведения о подаче сотрудником заявления о ведении трудовой книжки представлены ошибочно
Порядок исправления
Необходимо отменить некорректные сведения. Для этого в строке «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» или «Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» выбирается «Отменено» и указывается дата подачи заявления из ранее представленного отчета
Вид ошибки
Сотрудник поменял свое решение о ранее принятом способе ведения
Порядок исправления
Отсутствует
Вид ошибки
В ранее сданном отчете указана неправильная дата подачи заявления
Порядок исправления
Необходимо скорректировать неправильную дату. Для этого в строке «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки» или «Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» выбирается «Подано» и указывается новая дата подачи заявления
Вид ошибки
Кадровое мероприятие по сотруднику указано ошибочно
Порядок исправления
Необходимо отменить ошибочное кадровое мероприятие. Для этого в блоке «Отменяемое мероприятие» указывается дата отмены и в поле «Тип мероприятия» выбирается отменяемое кадровое мероприятие. Из ранее сданного отчета переносится идентификатор и дата проведения мероприятия. Если при проведении исходного мероприятия работник являлся совместителем, то в соответствующем поле делается отметка