Люди часто пытаются работать методично, в то время как их труд может быть бестолково организован. Столы, ящики, компьютер, шкафы, места хранения и книжные полки, кучи бумаги, счета, распечатки, электронные письма, журналы, встречи, доклады, записки и блокноты борются за почетное место главных потребителей рабочего времени. В результате мозг постоянно занят обработкой ряда несвязанных деталей. Это делает невозможным отличить важное от неважного. Многое просто забыто или упущено. Все делается в случайном порядке. В этом случае людям трудно придерживаться установленных сроков. Они теряют всякое чувство перспективы и обзора. Они часто устают, когда едут на работу и еще больше устают в конце дня. Бывает, что берут на дом дополнительную работу, а это вызывает недовольство семьи. Напрашивается вывод: приоритеты работы установлены неправильно, практически отсутствует процесс управления временем.
Прежде всего, необходимо сформулировать цель. Это главный, ключевой момент, потому что, не выбрав цель, то направление, по которому следует идти, невозможно говорить об управлении временем. Далее идет определение приоритетов. После чего создаётся база для решений - это перечень тех задач и вопросов, которые нужно решать, чтобы достичь поставленной цели. И, наконец, главное в системе управления временем - установление связи между базой для решения и планированием времени, то есть распределение времени в разрезе задач и вопросов, которые необходимо решить для достижения поставленных целей.