Настоящая статья является переводом оригинальной статьи “How to Increase Productivity at Work”, опубликованной на thebalancesmb.com.
Представьте себе, каково это - завершать каждый рабочий день со вздохом удовлетворения и осознания того, что вы были настолько продуктивны, что выполнили все задачи в своём списке. А ещё зная, что ваша креативность сегодня тоже была на высоте, поэтому ваша работа была не только эффективной, но и плодотворной. Представили, как вы идёте, насвистывая, домой с работы?
Вы и вправду можете быть героем этой сказки про продуктивность. Или можете быть другим героем, вечно уставшим в конце дня и согнувшимся над своим рабочим столом под грузом незаконченных проектов. Если вам не нравится, как протекает ваш типичный рабочий день, есть способ это изменить.
Большинство из нас не настолько продуктивны, как хотелось бы, по двум причинам: у нас есть привычки, которые влияют на продуктивность на рабочем месте, и мы больше спонтанны, чем дальновидны, занимаясь сиюминутными вопросами вместо постепенного движения к своим целям.
Существует простое решение, но просто оно только по своей сути, но не по тому, насколько просто его предпринять. Наши плохие привычки и сиюминутную суету можно заменить на хорошие привычки, которые сделают на дальновиднее, и которые подчинят себе наши рабочие будни. Следуйте этим приёмам, которые помогут вам повысить продуктивность и стать самой лучшей версией самого себя на работе.
1. Занимайтесь сложными вещами когда вы в самой лучшей форме
Существует бесконечное число советов не тратить впустую время на дела вроде переписки по электронной почте или пустых разговоров с коллегами по утрам, но вместо этого заниматься задачами, которые по-настоящему требуют творческого подхода. Это прекрасный совет, особенно если вы жаворонок. Если вы скорее сова, то, очевидно, для вас это не сработает.
Эксперт по продуктивности Тони Вонг советует: "Используйте своё утреннее время для того, чтобы фокусироваться на себе... Начинайте свой день правильно, отставив в сторону электронную переписку, и, вместо этого, читая новости, готовя отличный завтрак, медитируя или занимаясь спортом. Это позволит вам зарядиться энергией для продуктивного дня". Смысл в том, чтобы выполнять самые сложные задачи тогда, когда ваша личная продуктивность максимальна, в какое бы время это не происходило.
2. Скажите "Нет" мультитаскингу
Мультитаскинг - убийца продуктивности. Исследования показывают, что креативность людей, постоянно переключающихся между задачами, может снизиться на 40%. Ещё более ошеломительно, но в исследовании Лондонского университета, у некоторых людей, находящихся в режиме мультитаскинга, IQ снижался на 15 пунктов!
Нужны ещё доказательства? В исследовании Университета Суссекса показано, что мультитаскинг способен нанести физические повреждения нашему мозгу. Исследователи обнаружили, что у людей, одновременно использующих несколько устройств, плотность серого вещества в области мозга, называемой передней поясной корой, была меньше. Эта область влияет на контроль над эмоциями, принятие решений, эмпатию и реакцию мозга на награды.
Так что не пытайтесь заниматься всем и сразу. Вместо этого, посвятив всё своё внимание одной задаче, вы значительно повысите свою продуктивность. Если же ваши глаза или руки вдруг начнут тянуться к чему-то ещё, вспомните о том, как важно сохранить ваши клетки.
3. Каждый вечер готовьте перечень задач
Перечени задач отлично помогают поддерживать продуктивность. Они поддерживают вашу организованность, направляют ваш фокус и награждают чувством удовлетворённости когда вы ставите галочки напротив выполненных задач.
Составление (или обновление) перечня задач каждый вечер означает, что утром следующего дня вы не будете тратить время определяясь с тем, к чему приступить первым. Может даже попробовать обсудить свой перечень задач с кем-то ещё. Лео Вилдрич, сооснователь Buffer, объясняет преимущество этого подхода в своей статье "Что мультитаскинг делает с нашим мозгом":
Составленный мной перечень задач не поменялся, но я чувствовал, как будто я уже выполнил половину всей работы в моей голове. Всё, что мне оставалось сделать на следующий день, это просто смотреть на задачи и выполнять их.
4. Сокращайте список своих задач
Сколько задач обычно присутствует в вашем списке? Восемь? Двадцать восемь? Сколько бы их не было, вы будете чувствовать удовлетворение когда будете вычёркивать их. Но вы никогда не станете одним из суперпродуктивных людей до тех пор, пока не научитесь вычёркивать задачи до того, пока они не начали съедать ваше время. Высокая продуктивность требует концентрации.
Уолтер Исааксон в своей статье "Настоящие уроки лидерства от Стива Джобса" описывает, как настойчивость Стива Джобса в своё время спасла Apple. Он также напоминает, как Джобс использовать перечни задач чтобы сохранить концентрацию:
После того, как он возглавил компанию, Джобс начал каждый год допрашивать лучших людей компании. В последний день года, стоя у доски для заметок, он спрашивал: "Какие 10 вещей мы должны воплотить?" Люди начинали перекрикивать друг друга чтобы их предложения оказались в перечне Джобса. Он записывал предложения на доске, а затем вычёркивал те, которые объявлял глупыми. После всей суматохи оставалось 10 предложений. Затем Джобс разом зачёркивал 7 последних и объявлял: "Мы сможем выполнить только три."
Оставаться сконцентрированным означает ограничить возможные варианты развития событий. Так что каждый вечер, просматривая свой список задач, задавайте себе два вопроса:
- Какие задачи в списке на самом деле важны?
- Сколько из этих важных задач я смогу выполнить или существенно продвинуть вперёд завтра?
5. Делегируйте правильно
Для продуктивности делегирование означает то же, что и молоток, заколачивающий гвозди. Как только вы начнёте его использовать, вы поразитесь, насколько быстрее и проще станет ваша работа. Если, конечно, вы будете делать всё правильно. Для многих менеджеров и людей от бизнеса делегирование похоже на ныряние в ледяную воду. Они быстро и с энтузиазмом погружаются в процесс, но также быстро выходят из него.
Почему? Люди чаще всего жалуются на то, что делегирование ещё больше прибавляет им дел. Теперь, помимо собственных дел, они должны контролировать работу кого-то ещё. Но, на самом деле, если вы передаёте кому-то задачу так, что её исполнение нужно постоянно контролировать, вы занимаетесь не делегированием, а микроменеджментом.
Когда вы делегируете правильно, у вас остаётся больше времени для вашей работы. Ключ в том, чтобы передавать правильные задачи правильным людям - людям, у которых есть нужные навыки для выполнения задачи, и которым вы можете доверить её выполнение. Может потребоваться время чтобы к этому привыкнуть, но вас поразит то, насколько продуктивным вы станете после того, как это заработает.
6. Устраните отвлекающие факторы
Нилофер Мерчант, автор Harvard Business Review и основатель Rubicon Consulting, делится ценным советом, которым с ней поделился босс в начале её карьеры:
Кормите орлов. Есть только несколько вещей, которые по-настоящему имеют значение. Знайте их. И концентрируйте свою энергию на них. Не всегда они находятся прямо перед вами, поэтому вам надо оглядываться вокруг. Не кормите индеек - тех, которые находятся перед вами. Они просто суетятся, шумят и требуют внимания. Из-за того, что они перед вами, они легко могут увлечь вас. Но, на самом деле, и без вас они будут отлично себя чувствовать.
Мы уже рассматривали важность концентрации. Но обратная сторона вопроса состоит в том, что вам нужно находить этих индеек и не обращать внимание на них. Для многих из нас такими индейками являются социальные сети и электронная почта.
Чтобы быть продуктивным, вам нужно заглушить шум, исходящий от них. Если вам нужно сконцентрироваться, отключите уведомления на мобильном телефоне. Вы подсели на Фейсбук или Твиттер? Используйте социальные сети как пряник. Позвольте себе потратить Х минут на них после того, как завершите важную задачу. Затем закройте их и вернитесь к работе.
7. Планируйте телефонные переговоры
Разве не было бы замечательно, если бы у вас был личный секретарь? Так, что вы могли бы говорить: "Приостановите телефонные звонки!" когда работаете над чем-то? Знаете что? Вы можете управлять телефонными звонками самостоятельно. Наградой за это станет значительное повышение продуктивности.
Во-первых, если вы не ждёте какой-то критически важный звонок, отключите телефон прежде чем приступить к работе над проектом, где требуется ваше полное погружение. Затем запланируйте определённое время, чтобы позвонить нужным контактам, и сохранить ещё больше времени для продуктивной работы.
Если вы работаете над чем-то, где не требуется полной концентрации, можете оставить телефон включенным и отвечать на звонки. Это спасёт вас от необходимости разбирать неотвеченные вызовы в какой-то момент. Просто различайте случаи, когда телефон будет действительно отвлекать, и убирайте его с глаз долой в таких ситуациях.
8. Делайте перерывы от работы для физических упражнений
Исследования показали, что физическая активность способствует работе мозга. И если вам (правильно) может показаться, что улучшенная работа мозга будет способствовать вашей концентрации, сделает вас креативнее, позволит лучше запоминать, вы можете не сразу понять, что физические упражнения также повысят ваш эмоциональный интеллект, что позволит вам легче находить общий язык с другими людьми.
Если вы хотите получить максимум из этого механизма, выполняйте физические упражнения в рабочее время. В исследовании, проведённом в Городском университете Лидса, было обнаружено, что 65% работников, занимавшихся в тренажёрном зале их компании в обеденное время, были более продуктивными и общительными с коллегами по сравнению с теми, кто не ходил в спортзал во время обеда.
Стоит запомнить эти слова Роберта Фридмана и начать регулярно заниматься:
Вместо того, чтобы рассматривать физическую активность как то, что мы делаем для самих себя - личную поблажку, которая помогает отвлечься от работы - время начать рассматривать её как часть самой работы. В противном случае мы начинаем медленнее обрабатывать информацию, чаще забывать, быстро теряем энтузиазм, что в итоге делает нас менее эффективными на работе и менее общительными в отношениях с коллегами.
9. Будьте оптимистом
Счастливые люди продуктивнее.
Результаты исследования Маастрихского университета об уровне оптимизма и производительности в колл-центрах показали, что оптимисты в составе контрольной группы выполняли больше продаж и получали бóльшие бонусы. Если точнее, более успешными были именно диспозиционные оптимисты, которыми авторы исследования назвали людей, ожидающих больше положительных результатов в жизни, чем отрицательных.
Если естественный оптимизм для вас не свойственен, то именно это и есть та диспозиция, которую вам нужно развивать. Хорошие новости состоят в том, что вы действительно можете это сделать. В своих исследованиях, автор и исследователь человеческого счастья Шон Акор просил менеджеров по налогообложению в KMPG выполнять одно из пяти действий в день на протяжении трёх недель. Он обнаружил, что контрольная группа, состоящая из оптимистов и людей, в целом удовлетворённых жизнью - как сразу после эксперимента, так и четыре месяца спустя - была группой, людям в которой нужно было выполнять позитивные взаимодействия с людьми из своего окружения.
Самой прямой дорогой к счастью, как выяснил в своём исследовании Акор, было оказывать социальную поддержку другим:
Люди, оказывающие социальную поддержку другим, приглашающие коллег на обед, организующие офисные мероприятия, имели не только значительно большую вероятность погрузиться в работу, чем те, кто был сам по себе, но также и на 40% большую вероятность получить повышение.
10. Хорошо высыпайтесь
В опросе, проведённым Уильямом Энтони, клиническим психологом и директором Центра психологической реабилитации Бостонского университета, 70% американцев признали, что регулярно спят на работе. Почему? Потому что им это действительно нужно, говорит Энтони. Утренняя дорога на работу, долгий рабочий день и слишком много домашних обязанностей приводят к тому, что люди не спят столько, сколько им необходимо.
Все мы знаем, что недосып плохо влияет на нашу производительность. Недостаток сна снижает нашу концентрацию, рабочую память и логическое мышление. И из-за того, что префронтальная кора нашего мозга особенно страдает от недостатка сна, задачи, в которых требуется логика и комплексный подход, пострадают больше всего. Удивительно, но достаточно всего одной бессонной ночи чтобы сильно ограничить наши способности.
Так сколько нужно спать? От семи до девяти часов если вам от 26 до 64 лет, согласно данным Национального Фонда Сна. Если вы не можете себе такого позволить, краткий сон в течение дня может положительно сказаться на вашей продуктивности.
11. Последний совет
Последний по месту, но не по значению. Берегите себя.
Достаточное количество сна и физической активности - вот всего две вещи из тех, которые нужно делать каждый день чтобы оставаться на пике продуктивности.
Остальные вы, скорее всего, знаете сами:
- питайтесь здоровой пищей;
- пейте много воды;
- избавьтесь от плохих привычек, будь то курение или частое нахождение в компании плохих людей;
- относитесь к себе так же хорошо, как вы относитесь к другим людям, находите время для самого себя и занимайтесь теми (полезными) вещами, которые наполняют вас энергией.
Чем лучше ваше здоровье, что более продуктивным вы будете. А чем более продуктивными вы будете на работе, тем больше у вас будет времени чтобы проводить его так, как вам хочется.