Вы сели на удаленную работу? Вас ждет сюрприз - куча писем в вашем почтовом ящике, присланных от коллег, клиентов, начальства и кого только ни попадя. Как организовать свою работу эффективно, если большая часть времени уходит на чтение email? этому явлению есть название - email-лавина. Современные коммуникации и благо и проклятие одновременно. Давайте разберемся, что же делать.mail-лавина также опасна как и снежная. Мозги кипят! по себе знаю.
Побродив по сети в поисках софта для коммуникации и организации работы команды, можно найти много программ, например: Slack, Chatter, Yammer, Hipchat, Trello, Asana и множество других, все они обещают избавить вас от сложности рабочего общения внутри команды и кучи емейлов, которые каждый день съедают огромное количество времени на разбор и написание ответов. Бывают даже забавные программы, которые ограничивают электронное сообщение по количеству знаков (по мнению создателей видимо вся проблема в длине сообщений, почему бы тогда сразу не общаться через твиттер или инстаграмм?
Все эти системы упускают главную причину и пытаются устранять ее следствие. Причина огромной кучи деловой корреспонденции в неэффективной организации рабочего диалога и в навыках общения в целом, а не в системах.
Нельзя решить проблему плохо развитых навыков делового общения, просто перенеся его на другую электронную платформу, ничего не изменится. Была тысяча емейлов будет тысяча постов – как ты вилку не называй ложкой от этого она не станет.
Подходы бережливого производства и 6 сигм могут помочь решить данную проблему.
Давайте попрактикуемся (применяем инструментарий бережливого производства - "5 почему"), найдем корневую причину: Почему мы тонем в емейлах?
1. Почему мы получаем слишком много емейлов?
2. Мы включаем в рассылку людей, которым ненужно читать наше сообщение, Почему?
3. Мы их включаем на всякий случай, вдруг, будет важно потом. Почему?
4. Мы беспокоимся о том что можем сделать что-то неправильно. Почему?
5. У нас не хватает полномочий или есть люди которые занимаются микро-менеджментом. Почему?
Можно проделать это упражнение несколько раз и найти несколько причин, а вы что думали она всего одна!?
На наш взгляд, чаще всего, проблема кроется в рабочем поведении, ведь добавить кого-то в рассылку занимает всего несколько секунд тогда как потом у вас они отнимут драгоценные 5 минут. Когда таких 5-ти секундных добавлений много, они складываются в целую лавину рабочей почты на которую вы, в итоге, можете потратить несколько часов.
Поэтому программы для организации общения так популярны, они создают иллюзию перемен, ведь гораздо проще поменять платформу, чем поведение людей. Особенно это актуально в больших компаниях.
И изменение поведения начинается с ?....Правильно, с изменения мышления, начните задавать себе вопросы:
· Действительно ли человеку, кого я включил в рассылку, необходимо прочитать это сообщение?
· Написал бы я это письмо 10 раз вручную для всех включенных в рассылку?
· Почему я включаю этих людей в рассылку?
· Будет ли более эффективна встреча по скайпу\телефонный звонок или короткая видеоконференция?
Нам известны руководители, которые пытаются менять мышление сотрудников. Они лишь в исключительных случаях отвечают на емейлы, делая этот способ общения с ними очень ненадежным. И что у них в итоге получается? А получается следующее, если это что-то неважное то сотрудники не будут писать им электронное письмо(так как понимают что ответа на него не будет и оно пойдет в корзину). Но если это что-то важное то сотрудники звонят по телефону.
Это работает, потомучто, добавить человека в рассылку ничего не стоит, и не воспринимается как что-то значимое, это слишком просто. Тогда как телефонный звонок или видеоконференция будут использоваться только когда нужно сообщить или обсудить что-то действительно важное.
Можно даже это использовать как своеобразный тест при включении человека в рассылку, - «Стал бы я ему звонить по такому поводу?» если ответ отрицательный, то не стоит его включать в рассылку.
Как увеличить эффективность работы с email? повторю Eэти давно известные истины: категоризация, приоритезация, стандартизация.
Категоризация : сделайте правила распределения почтовых сообщений по папкам, категоризируя их по отправителям или по теме
Приоритезация : обязательно договоритесь с коллегами об использовании значков приоритетов. Большинство почтовых программ позволяет это сделать (иногда даже до 5 приоритетов можно выставить)
Стандартизация : подготовьте свою стандартную подпись - это сократит время на отсылку писем.
Навыки общения тоже неразрывно связаны с емейлом, чем меньше общения в живую, тем меньше навык. Запомните, навык общения нарабатывается в процессе общения, не бойтесь общаться, и весьма вероятно что вместе с коллегами вы достигнете новых высот и найдете новые эффективные решения в рабочих вопросах. Чуть позде напишу статью о том, как правильно вести беседу используя инструмент TGROW.
Пока сидите дома - не теряйте времени. Изучайте Бережливое производство. Эпидемия закончится рано или поздно и ресурсосбережение будет наиважнейшей задачей на послеэпидемическом производстве. Теория и практика БП на сайте lean6sigma.ru