Зачем планировать работу?
Хороший план - это как дышать. Определение конкретных шагов для достижения любой цели - залог успеха. Знаешь, что делать и просто идешь по намеченному.
Личная эффективность всегда опирается на план. Даже, если Вы сам себе начальник, то при отсутствии планирования будет невозможно установить насколько хорошо идут дела. Если Вы наемный сотрудник, то выполнение планов - зачастую единственный показатель, по которому определяют насколько Вы круты ценны.
Можно прекрасно чувствовать себя и в отсутствие плана, все успевать и справляться, однако, часто это означает, что выполняются только срочные, требующие немедленной реакции, задачи. Поэтому с планами - беда.
Обычно нормальному планированию мешают:
- "Срочные поручения" руководителя
- Некорректная оценка времени на выполнение задачи
- Невыполнение работы подрядчиками или коллегами
- Непредвиденные, незапланированные события. Что-то сломалось, небо рушится на голову
- Отсутствие вдохновения
Если такое с Вами случается, пора разобраться, как же все-таки составлять план.
ПЛАН = СКОЛЬКО + ЧТО СДЕЛАТЬ
Планировать работу следует с осознанием, что не все задачи нужно выполнить немедленно, у каждой задачи есть срок, у каждого поручения должен быть определен конкретный результат.
Я собрал для этой статьи небольшой файлик - тренажер в гугл-документах. Вот ссылка.
Скопируйте себе таблицу (файл/создать копию). Не торопитесь переходить по листам, прочитайте инструкцию ниже.
- На листе 1 внесите 10 задач из прошлой недели, которые Вы выполнили или то, чем Вы занимались, но не закончили. Как только внесете все 10 задач, перейдите на лист 2.
- На листе 2 распределите эти 10 задач на четыре квадранта.
Квадрант 1 – то, что нужно было сделать немедленно или невозможно было отложить.
Квадрант 2 – то, что позволяет развиваться, задачи на вырост, оптимизация, улучшение процессов, высвобождение ресурсов
Квадрант 3 – Всяческая мелочь, которая чаще отвлекает от других дел или задачи, из-за которых приходится переносить сроки у менее приоритетных или важных дел
Квадрант 4 – То, что можно и не делать, от этого мало что изменится. Часто не своя работа.
Если после того, как Вы распределите задачи, все они останутся в квадранте 1 – у Вас большие проблемы.
Часто важные и срочные задачи – это нескончаемый поток работы, в котором мы находимся не поднимая головы. К сожалению, в таком режиме невозможно вырастить эффективность, более того у Вас всегда не будет времени на что-то новое, не будет шанса воспользоваться любыми открывающимися возможностями.
Переходите на лист 3.
3. На листе 3 попробуйте трансформировать задачу из квадранта 1 в задачу для квадранта 2.
Если Вы зашиваетесь в подготовке документов вручную, пора задуматься о том, как автоматизировать такую работу хотя бы частично. Если Вы рассылаете тысячами коммерческие предложения, а ответа на них так и не приходит – пора разобраться в том, что не так с Вашим предложением. Если Вы тратите время на то, чтобы контролировать сотрудников – пора написать регламент.
Обратите внимание, задачи из квадранта 2 не отменяют (во всяком случайно мгновенно) задачи из квадранта 1. Но благодаря такой трансформации, выполненные задачи из квадранта 2 в будущем позволят облегчить или сделать работу более приятной.
Переходите на лист 4.
4. На листе 4 добавьте в квадрант 2 задачи, которые Вы сформулировали на шаге 3 (Они не перенесутся автоматически). Посмотрите на другие квадранты, возможно, что-то еще можно трансформировать в задачи для квадранта 2. Переходите на лист 5
5. На листе 5 используйте новые дополнительные колонки для того, чтобы определить сроки выполнения каждой задачи. Затем включите эти задачи и сроки в рабочий график, как бы Вы его не вели.
Срочные и важные дела все равно останутся, но их стоит делать более эффективно с меньшими временными и трудовыми затратами. Только так появится время на что-то новое и полезное.
На задачи из квадранта 2 следует уделять не менее 20% от всего рабочего времени. Они будут обеспечивать Вам 80% результатов в будущем.
У задач из квадранта 3 надо определить приоритеты и установить им сроки выполнения. Раз задачи неважные, то от каких-то и вовсе можно отказаться. Если задача все же требует выполнения, то сначала делайте то, что нужно делать сначала.
Задачи в квадранте 4 зачастую являются паразитами и от них нужно избавляться. Возможно они просто не Ваши, что означает необходимость их возврата к ответственному. Сделайте все возможное, чтобы задач в этом квадранте было, как можно меньше.
Почему тренажер?
Я назвал статью тренажером, так как верю, что осознанный подход в работе каждого специалиста и его активная вовлеченность в планирование работы - залог карьерного и личностного роста. Всех благ.
#останьтесьдома