Автор статьи: Александр Телешинин, практикующий юрист, магистр корпоративного права Юридического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, аспирант кафедры предпринимательского права.
Приветствую, уважаемые читатели!
Многие бизнесмены сегодня стараются (насколько это возможно) проводить технические операции в онлайне. Это удобнее, быстрее и экономичнее.
Одна из таких операций - обмен подписанными договорами. Гораздо проще "скинуть сканы по электронке", чем тратить время на выезды к контрагенту. В особенности это актуально для работы на федеральном уровне. Обменяться всеми бумажными оригиналами по почте, конечно, стоит. Но сделать это можно после оказания услуг - когда подписаны акты, счета, накладные и другие документы. Электронный обмен договорами позволяет в два счета начать исполнять обязательства.
Подписывают договоры не просто так. Одна из важнейших причин (помимо отчетности по операциям или возмещения НДС) - разумное недоверие к контрагенту. Если вдруг он получит деньги, но не окажет услугу или воспользуется Вашей услугой, не заплатив, - можно заставить это сделать через суд.
Как судебный представитель, я регулярно сталкиваюсь с тем, что недобросовестные контрагенты ссылаются на незаключенность электронных договоров. Поэтому подписывать их нужно правильно, чтобы у судьи не возникло никаких сомнений в действительном существовании взаимных обязательств. Для этого есть, как минимум, два способа.
Способ №1. Используем электронную подпись (самый надежный, но подходит не всем).
Электронная подпись (правильное сокращение - ЭП) - это, простыми словами, зашифрованный код, который позволяет установить лицо, подписавшее договор. Выдается ЭП специальными удостоверяющими центрами. Абсолютное большинство предпринимателей сегодня уже используют электронную подпись, когда сдают отчетность, в том числе через электронные сервисы типа СБИС, Мое дело, Контур и др.
Однако для подписания договоров электронную подпись используют не часто. Конечно, были разработаны специальные сервисы (Диадок, ЭДО Портал и другие), чтобы сделать документооборот максимально простым и понятным. Но использовать их целесообразно лишь в случае, когда Ваш контрагент также подпишет договор электронной подписью. В самом договоре крайне желательно при этом прописать, что документ подписывается электронной подписью каждой из сторон.
Если все-таки Вам удалось подписать договор по ЭП, то в случае возникновения споров, не возникнет никаких проблем с идентификацией подписантов.
Главное, помните две вещи - электронная подпись должна быть
(1) усиленная квалифицированная, а также (2) открепленная. Специальные сервисы используют именно такие типы ЭП, поэтому можете глубоко не вникать в технические термины.
Способ №2. Направляем подписанные скан-копии договоров (признается судами, но с рядом оговорок).
Без сомнения, это самый популярный способ обмена подписанными договорами. Один контрагент ставит подпись (+печать), направляет по электронной почте. Второй контрагент, в свою очередь, подписывает полученный скан договора и направляет обратно.
Именно при использовании этого способа возникает основная масса споров. Чтобы их избежать, нужно, как минимум, соблюсти две формальности. Во-первых, оговорить в договоре, что стороны признают действительность настоящего договора, подписанного и направленного по электронной почте (а также действительность других документов). Во-вторых, нужно указать, что обмен документами производится по конкретным адресам электронной почты, указанным в реквизитах.
Примерное содержание положения договора об электронном обмене. Стороны признают юридическую силу настоящего договора, актов об оказанных услугах, счетов на оплату, накладных, уведомлений и других писем, направленных по электронной почте (e-mail), и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, так как только сами Стороны и уполномоченные ими лица имеют доступ к соответствующим средствам связи - адресам электронной почты, указанным в Договоре в реквизитах Сторон. Доступ к электронной почте каждая из Сторон осуществляет по паролю и обязуется сохранить его конфиденциальность. Риски утраты доступа и потери конфиденциальности пароля возлагаются на Сторону, обладающую соответствующим адресом электронной почты.
Здесь есть одна проблема. Указанное выше условие изначально прописывается в электронной скан-копии договора. Недобросовестный контрагент обязательно будет на это ссылаться и утверждать, что "никаких положений об электронном документообороте мы не подписывали, ведь договора-то не было!". Судья, у которого возникают сомнения, в этом случае попросит представить нотариальный протокол осмотра электронной переписки. Его составление - очень сложная и дорогая процедура. Неоправданно дорогая, по моему мнению. За удостоверение пары бумажек нотариус возьмет не менее 10 000 руб.
Чтобы минимизировать риск истребования нотариального протокола,
есть один лайфхак, который я использую в своих договорах и договорах, составляемых для клиентов. Он может показаться Вам странным. Но эта штука реально работает и судьи её принимают.
В договоре прописывается примерно следующее положение:
Стороны признают, что оплата по настоящему договору в сумме N рублей является доказательством его подписания и возникновения обязательств.
Если Вы работаете по предоплате, то вместо N ставьте сумму предоплаты. Если же предоплата не предусмотрена, то можно вставить любую минимальную сумму, которая пройдет через банк. Например, 57 рублей. В тех случаях, когда платите по договору только Вы, можно предусмотреть предоплату в минимальной суммы с её последующим возвратом (при этом указать реквизиты договора в назначении платежа "туда" и назначении платежа "обратно"). У добросовестного контрагента не должно возникнуть пререканий при использовании этого способа. Заодно - проверите его "на вшивость" :-)
В суде - когда нерадивый контрагент начнет ссылаться на незаключенность договора, Вы представите копии платежных поручений, заверенных банком. Суд попросит контрагента пояснить, откуда эти странные суммы в 57 рублей, если не во исполнение договора? Вряд ли найдутся внятные объяснения.