Прочитала сегодня вторую часть первой главы книги Джулии Моргенстерн "Тайм менеджмент Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью". Начну с поиска неправильных действий, которые я совершаю, пытаясь спланировать время.
Существует три категории ошибок
- Технические ошибки.
- Внешние факторы.
- Психологические препятствия.
Каждый раз, сталкиваясь с трудностями в планировании, необходимо проанализировать, что именно стало их причиной, и к какой категории они относятся.
Технические ошибки
1. Для выполнения задач не отводится точного времени и места в расписании.
Смотрю на мой список дел на сегодня. В нем действительно нет конкретики. Это просто перечисление дел, причем самых разных. А сколько времени нужно на каждое и в какой промежуток его делать - ничего не указано.
Обычно я читаю список и начинаю выполнять то, что кажется мне более простым и в то же время срочным. В итоге, половина дел из списка остается не выполненной.
До тех пор пока у задачи нет своего места, то есть пока в вашем расписании или графике для нее не отведён определённый интервал времени, вы не сможете взяться за её выполнение.
Это крайне интересное наблюдение, на которое я раньше никогда не обращала внимания.
2. Вы отводите для выполнения задачи неподходящее время
Согласна, что необходимо чуткое отношение к своим циклам подъема и спада энергии в зависимости от времени суток. Я вот, будучи стопроцентной совой, с утра тяжело раскачиваюсь. Но если я днем не займусь основным делом, то текучка меня вымотает к вечеру так, что уже ничего не захочется. Тут надо найти такой идеальный баланс, при котором сил хватит на все, что запланировано.
3. Вы ошиблись в расчете времени, необходимого для выполнения задач.
С этим тоже много проблем. Иногда думаешь, что справишься за час. А на самом деле времени уходит в три раза больше. И все остальное уже приходится откладывать и переносить на следующий день.
Здесь поможет только ежедневный опыт и тренировка. Интересно, что на работе я четко знаю, сколько времени мне понадобится на то или иное действие. А дома дела растягиваются и становятся какими-то бесконечными и бесформенными.
4.Вы - неподходящий человек для выполнения задачи.
Вот это самое сложное. Лично мне, всегда проще самой сделать, чем 10 раз кому-то объяснять, как правильно. С этим безусловно нужно работать, так как невозможно все всегда брать на себя.
5. Задача чрезмерно сложна.
Слишком объемные, особенно запущенные, дела действительно отталкивают. Так и хочется сказать "Я сделаю это потом...", но это потом так никогда и не наступает.
Совет: "разбить их на маленькие и простые" - работает, но часто про него забываешь, когда пишешь списки дел. Ведь так хочется объять необъятное.
6. Вы не можете вспомнить, что вы должны сделать.
Да, в голове иногда столько информации, что часть дел просто вылетает.
Но все же даже обычный список лично мне очень помогает не забывать о важном.
7. Ваше рабочее пространство не организовано должным образом.
В вечном беспорядке уйма времени уходит на поиск необходимых вещей.
Но с этим у меня проблем нет, так как я всегда стараюсь ложить вещи на свое место. Я потратила примерно пару месяцев на то, чтоб выработать у себя эту привычку. С тех пор жизнь стала намного легче. Хотя искать вещи иногда приходится, так как живу я не одна, и не все мои домашние столь же аккуратны.
Вывод. Над техническими ошибками в управлении временем можно и нужно работать. Эта сфера легко поддаётся корректировке при должных усилиях. У себя я обнаружила 5 ошибок из 7. Но это меня не пугает, так как я понимаю, что их можно исправить. И я настроена сделать это за месяц.
Внешние факторы
Не все в жизни можно изменить по своему желанию, есть вещи и события, к которым нужно просто приспособиться. Это своеобразные помехи, которые могут встать на пути к организованной жизни.
1. Вы столкнулись с непомерно большим объёмом работ.
Неожиданный аврал на работе, когда сил больше ни на что не остается. Или резкое изменение образа жизни, которое требует тяжких усилий.
Пожалуй, единственный выход это переждать этот период и не паниковать. Авралы не бесконечны. Рано или поздно все снова войдет в размеренный ритм.
2. Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы.
Во время болезни все дела приходится отложить. Нужно себя беречь, даже если это грозит серьезным сбоем в расписании.
3. Вы попали в полосу перемен
Такое тоже случается и сильно дезориентирует. Рождение ребенка, развод, переезд. Или всеобщий карантин и перевод на удаленную работу вместо обычной. Все это очень утомляет и даже пугает. В этом случае необходимо выработать одно или два простых, но четких правила, которые будут давать ощущение стабильности. А затем постепенно составлять новый распорядок дня в зависимости от изменившихся условий жизни.
4. Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех.
Есть профессии, в которых невозможно ничего планировать заранее. Врачи, менеджеры, брокеры, артисты, предприниматели, риелторы не могут точно сказать, чем им придется заниматься завтра, послезавтра или в ближайший месяц. В любой момент могут позвонить, вызвать, отправить в командировку. Здесь важно выделить себе хотя бы маленький островок организованности, который будет неприкосновенным, что бы ни случилось.
5. Вам мешает неорганизованный партнер.
У всех разное представление о планировании. Конечно, в идеале с партнером цели должны быть одинаковые. Но в жизни у каждого свое представление о том, как все должно быть. И тут нужно уметь договариваться и открыто объяснять мотивы своих действий, искать точки соприкосновения и вырабатывать общие решения.
Выводы. Внешние факторы нельзя изменить. Но можно их либо переждать, либо к ним приспособиться. Я сейчас, как и большинство в нашей стране, попала в полосу перемен. Привычный образ жизни с регулярной работой вне дома в данный момент неактуален.
Приходится планировать свое время совсем иначе. И самое главное заключается в том, что неизвестно на какой период произошли эти изменения. Поэтому перестраиваться нужно буквально на ходу.
А вот с большим блоком психологических факторов, которые затрудняют мне управление временем, я буду разбираться в следующей статье.
Подписывайтесь на мой канал и нажимайте большой пальчик вверх. ))