Для чего нужно составлять штатное расписание? Для проверок. Такие организации, как ФСС РФ и инспекция по труду обязательно спросят у вас этот документ при проверке. Помимо них, расписание может запросить налоговая служба для проверки налогоплательщика.
И, конечно, отсутствие штатного расписания грозит штрафами: фирмам — от 30 000 до 50 000 рублей; предпринимателям — от 1000 до 5000 рублей.
Что такое штатное расписание?
Штатное расписание – это документ, в котором описывается структурные подразделения, наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификаций, а также численность штата компании.
Для удобства описания штатного расписания используется форма N T-3, но эта форма не является обязательной.
Кто составляет штатное расписание
Штатное расписание обычно составляется сотрудником отдела кадров, но законом не регламентировано, на кого конкретно должна быть возложена эта обязанность. Расписание может также составлять специалист по охране труда, бухгалтер или руководитель организации.
Что должно быть в штатном расписании?
В штатное расписание стоит включить следующие сведения:
- Наименование компании указывается в соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное название компании, то оно также указывается в скобках, после полного наименования;
- Код ОКПО - 8-ми разрядный идентификационный код организации обязательно должен быть указан в расписании;
- Дата составления. Имейте ввиду, что дата составления указывается текущая, а дата ввода в действие может быть любой;
- Период действия расписания;
- Номер штатного расписания. Если вы составляете штатное расписание впервые – то это номер 1 и т.д.
- Наименование структурных подразделений
- Наименование должностей
- Количество штатных сотрудников
- Размер оклада (или тарифная ставка)
- Наличие и размеры надбавок.
Нужно ли в штатное расписание включать фрилансеров и внештатных сотрудников?
Внештатный сотрудник – работник, ведущий деятельность на основании гражданско-правового договора. На таких работников не распространяется действие трудового законодательства и трудового права, соответственно, в штатное расписание включать их не нужно.
Как добавить новые должности в штатное расписание
Если в вашей компании появились новые должности – есть два выхода:
1. Составить новое штатное расписание, которое будет включать в себя новые должности
2. Внести изменения в уже существующее расписание. Для этого нужно издать указ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов. Приказ прикрепляется к штатному расписанию.
Сколько хранится штатное расписание в организации?
Хранить штатное расписание в организации нужно 75 лет – для завершенных до 1 января 2003 года и 50 лет – для завершенных после этой даты.
Итог
Составление штатного расписания займет у вас 1 день. Отсутствие штатного расписания грозит штрафами и проблемами с проверяющими. Задумайтесь, что по итогу вам выгодней?