PRO: управление ПРОЕКТами и ПРОЦЕССами
На практике существует 2 метода управления бизнесом: ПРОЦЕССНЫЙ и ПРОЕКТНЫЙ. И надо сказать, что каждый из них может быть оправданным и эффективным при определенных условиях. Сложность в том, чтобы определить, когда, где и как использовать тот или иной подход. Особенности каждого метода, а также области их применения будут рассмотрены в данной статье.
Исторически большинство достижений человечества было создано по методу ПРОЕКТНОГО управления: ставились амбизиозные цели, по мере возможности и необходимости подтягивались доступные ресурсы, ну а сроки… это уж как получалось. По итогу, стоимость реализации многих проектов была сильно завышена, а большое количество ПРОЕКТОВ так и не было завершено.
В период промышленной революции ПРОЦЕССНЫЙ подход стал доминировать, поскольку позволял прогнозировать результаты деловой активности и инвестиций более точно. Процессное управление способствовало оптимизации расходов, повышению производительности и снижению цен, тем самым привлекая к потреблению все большую аудиторию. «Правильные действия ведут к правильным результатам» - гласит основной закон процессного управления. Так, например, правильный образ жизни является залогом хорошего самочувствия и настроения, а его регулярное нарушение чревато болезнями и снижением уровня жизни. То же самое и с бизнесом: правильно подобранный персонал и хорошо организованные бизнес-процессы могут приносить прибыль и без постоянного контроля со стороны собственника, а неоправданные затраты и срывы сроков приводить к убыткам. Практически любые процессы можно оптимизировать, повышая их эффективность за счет разнообразных инструментов и плавно повышая рентабельность организации, но не до бесконечности… Со временем, оптимизация процессы становится все сложнее и дороже. К тому же, на рынке всегда есть другие компании, осуществляющие схожий вид деятельности, предлагающие такие же товары той же целевой аудитории, преследующие те же цели и также оптимизирующие свои бизнес-процессы, то есть КОНКУРЕНТЫ,
Как известно, в условиях рыночной экономики «чтобы оставаться на месте нужно бежать, а чтобы двигаться вперед - нужно бежать еще быстрее». Любая коммерческая организация находится в условиях постоянно меняющейся внешней среды и, если она не будет меняться и приспосабливаться под внешние обстоятельства, ее прибыль будет снижаться, а жизненный цикл компании - клониться к закату. Именно конкурентная борьба за непостоянный спрос подталкивает бизнес к поиску новых, более эффективных методов использования имеющихся в ее распоряжении ограниченных ресурсов для достижения более высоких результатов.
Любые внешние изменения происходят в настоящем времени, но, чтобы своевременно к ним подготовиться, компаниям необходимо уметь как минимум их прогнозировать (предотвращать или инициировать такие задачи под силу далеко не каждой компании). Любая организация стремится к развитию, т.е. улучшению своих сегодняшних показателей (продаж, прибыли, расходов и т.д.) в будущем. Поскольку старыми методами новые цели достигнуть не получается, необходимы значительные внутренние изменения. Но реально ли это – сразу взять и изменить ВСЮ систему, которой является любой бизнес? Чем крупнее бизнес, тем он менее гибок, тем сложнее его менять. Кроме этого, не всегда очевидно, что и как нужно менять, а также возникают сложности с оценкой взаимного влияния изменений в разных областях. Развалить все и сразу – можно, а вот поднимать приходится по кирпичикам, которыми и являются ПРОЕКТЫ, как за ниточки «подтягивающие» то одну часть бизнеса, то другую.
В итоге, для этапов создания и интенсивного развития бизнеса оптимальным является ПРОЕКТНОЕ управление, позволяющее сделать значительный рывок вперед, а уже состоявшийся бизнес должен стремиться к эффективному управлению ПРОЦЕССАМИ. Например, организация производства Г. Форда является ПРОЕКТОМ, результатом которого стал запуск конвейерной линии по сборке автомобилей. Но сами автомобили создавались уже по методу процессного управления конвейерным производством, которое не раз потом оптимизировалось и совершенствовалось. Исходя из этого, любой организации важно уметь как стандартизировать и оптимизировать текущие бизнес-процессы, так и управлять ПРОЕКТАМИ, направленными на развитие компаний и поднятие их на более высокий уровень.
Краткая суть «проектного управления» сводится к:
- постановке четкой цели (которая способствует достижению главной цели организации – повышению конкурентоспособности и росту прибыли в будущем);
- назначению срока, в течение которого эта цель должна быть достигнута;
- подбору ресурсов, необходимых для ее достижения.
ПРОЕКТ можно назвать успешным, если поставленная цель достигнута в заданные сроки и без привлечения незапланированных ресурсов. При этом, положительным можно считать только результат 100% и выше, ведь, согласитесь, перепрыгнуть пропасть на 99% не очень приятно…?
Любая крупная цель может быть разбита на цели более низкого уровня, которым будут соответствовать отдельные ПРОЕКТЫ, совокупность выполнения которых должная быть направлена на достижение общей цели.
ПРОЕКТЫ могут реализовываться последовательно (например, сначала строится дом, а потом вставляются окна) или параллельно (пока строится дом, производятся окна).
Неуспешная реализация одного проекта, входящего в состав другого, может лишить смысла инвестиции во все другие ПРОЕКТЫ, также входящие в его состав. Поэтому важной частью управления проектами является прогнозирование и минимизация его рисков – различных обстоятельств, которые могут повлиять на его реализацию.
Как правило, под каждый ПРОЕКТ выделяется отдельная команда, членами которой могут быть специалисты с разной специализацией, но совместные усилия которых будут направлены на успешное достижение целей ПРОЕКТА. В некоторых компаниях отдельные специалисты могут быть задействованы в нескольких ПРОЕКТАХ одновременно. После выполнения одного ПРОЕКТА команде в том же составе может быть поручен новый, похожий, ПРОЕКТ, или она может быть расформирована и распределена по другим ПРОЕКТАМ.
В рамках одного ПРОЕКТА, направленного на достижение конкретного результата в течение заданных сроков вполне оправдано процессное управление, методы которого могут быть использованы для более эффективного управления процессами внутри ПРОЕКТА.
