Организация арендует автомобиль без экипажа. По условиям договора аренды затраты на его техобслуживание, ремонт и заправку лежат на работодателе. Автомобиль используется руководителем для служебных поездок (переговоры, совещания и т.д.). Должны ли мы оформлять путевой лист в целях списания расходов на топливо и можно ли оформлять его раз в месяц, а не на каждую поездку?
Путевой лист является документом, подтверждающим списание ГСМ. Он подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге автомобиля, а также производственный характер маршрута его движения. Таким образом, при использовании автомобиля в деятельности организации необходимо оформлять путевой лист. Это подтверждается и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, по смыслу которого все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны оформлять путевые листы.
В настоящее время порядок заполнения путевых листов урегулирован приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Если по ранее действующим правилам путевой лист можно было оформлять на один день или на срок, не превышающий одного месяца, в правилах, утвержденных указанным приказом, упоминание срока в один месяц исключено.
Таким образом, на данный момент максимальный срок действия путевого листа не регламентирован. При этом оговаривается, что путевой лист оформляется следующим образом:
- до начала выполнения рейса, если длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня);
- до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.
Исходя из этого, новые правила обязывают оформлять путевой лист на рабочий день либо на время выполнения рейса (если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня). В последнем случае путевой лист может быть оформлен как на срок в пределах месяца, так и на более продолжительный срок, который определяется периодом поездки.