Если по существу: тайминг должен быть четким. Это главное!
Давайте сразу с примеров:
- Концерты, конкурсы, фестивали
— узнаете сколько по времени длится номер. Записываете.
— узнаете номер начинается с точки или артисты выходят из-за кулис. «С точки» означает, что танцоры (артисты) выходят на сцену и занимают свои места во время речи ведущего или затемнения — их номер начинается уже на сцене.
— закладываете на объявление номеров около 1 минуты -это выход ведущего, благодарность и объявление следующего номера. Если речь содержит описание номеров, приветственные слова и прочее-удлиняете интервал.
Указываете каждому участнику время выхода и время готовности за кулисами (за 10 минут до).
Четкость-четкость и четкость-вот ваш инструмент.
У меня была коллега, которая ставила в тайминге блоки примерно так:
10.00 Коллектив А
10.20 Коллектив Б
10.40 Розыгрыш призов
10.50 Коллектив D
И вот однажды она передала подобный тайминг мне.
Репетиций не было, концерт был не такой большой и состоял из готовых номеров. А теперь представьте мое состояние, когда оказалось, что коллектив А выступает 5 минут, Коллектив Б — 10 минут. Хорошо, что ведущие — народ стрессоустойчивый и ориентируется на местности. Но приятного было мало - бегать за артистами, которые пошли в туалет или покурить, искать дополнительные призы, потому что по предполагаемому ранее таймингу запас подарков был в 3 раза меньше необходимого.
Да, горький опыт научил меня все перепроверять.
Считайте время! Я знаю, вы это умеете!
Если это большой конкурс — на вас польется огромный поток благодарностей за то, что если тайминг и поехал, то совсем незначительно и все смогли вовремя вернуться домой.
Секрет: в розыгрыш призов и общение с залом закладывайте чуть больше времени (например, минут 5-10 дополнительно). Если произойдут заминки — у вас есть время. Если же все будет четко-ведущему просто придется чуть больше поработать.
Итак, время:
Приветственная речь обычно длится 7-10 минут -это рассказ о том, что, где, почему, спонсоры и интрига.
Каждый блок (номер) должен длиться в идеале не более 10 минут (1 танец 3-5 минут, 1 песня 3-5 минут, выступления артистов другого жанра, такие как акробаты, жонглеры — 8-10 минут),15-если номер сложный или выступает известный певец (тогда берется не менее 3-4 песен), 30 — если длинный блок с выступлением музыкальной группы, интерактивной программы для детей.
Всегда после 30- 40 минут нужно делать перерывы минут на 7-10 — обычно это общение ведущего с залом, розыгрыши призов. Исключения составляют конкурсы: там время бьется в зависимости от смысловых блоков. Стандартный блок музыкальных групп 40-45 минут. Можно сократить до 30, как писала выше.
- Деловые мероприятия
Если честно, все зависит от тематики и проблематики. Не рекомендуется делать выступление спикера более 30 минут — зритель не может дольше удерживать внимание, начинает ерзать, отвлекаться, чесаться, смотреть в телефон. 10-15 минут — время на вопросы.
Как я составляю тайминг: с учетом вопросов. Но предупреждаю каждого спикера, что вопросов может и не быть и указываю время готовности до блока с вопросами.
Например:
10.00 -10.30 Спикер А
10.30 -10.40 Вопросы спикеру А
10.30 - готовность для спикера B
У меня был опыт мероприятия, когда компания проводила обучающие тренинги для своих сотрудников. Суть была в том, что из 5 спикеров, 4 -это были как раз сотрудники компании, которые презентовали свои проекты и 5- это приглашенный спикер со своими кейсами. Каждому спикеру отвели по 10 минут.
Кейсы оказались серьезными: про новый опыт проектного управления в о компании, сотрудничество между офисами и отделами, финансовые показатели больших проектов.
Что произошло?
Конечно, не все внутренние сотрудники обладали ораторскими способностями. Но за 10 минут они успевали только представиться и дать на столько короткую информацию о кейсе, что понятна была лишь общая суть. Естественно, вся нагрузка уходила на блок вопросов. Но и тут приходилось останавливать зрителей, потому что на вопросы было заложено всего 5 минут. Мое сердце обливалось кровью. В итоге никто не хотел выходить на большой перерыв даже за кофе, потому что все хотели дообсуждать свои темы.
Не издевайтесь ни над спикерами, ни над зрителями. Если тема серьезная, дайте выступающим поговорить минут 30 (это самый минимум).Если вы сомневаетесь в нужности информации или у вас идет презентация блоков, о которых даются подробности на других программах или на стендах, пусть все выступят минут по 15 с яркими презентациями. И заложите большой блок на вопрос-ответ.
Лично мое мнение: меня раздражают все конференции и «обучающие» семинары, когда каждый выступающий рассказывает всего по 15 минут. Что за это время можно рассказать? Я иду на обучающие программы учиться. И пусть спикер занудливый, но он мне подробно рассказывает кейсы. На практике же получается, что из-за ограниченного времени вам подают яркую упаковку на 15 минут: ни сути, ни подробностей. Что слушала, что нет…. И при этом вы платите немаленькие деньги, чтобы вот так человек 5-6 поговорили с вами ни о чем. Я за то, что если вы делаете обучающую конференцию или семинары, дайте каждому по 30-40 минут времени. Подберите качественных спикеров и дайте им возможность объяснить проблематику.
