Когда часть сотрудников переходит на удаленную работу, компании требуется виртуальное пространство для общения. Продуктивное общение в бизнесе — ключ к успеху. Независимо, совещаетесь ли вы, просматриваете отчеты о продажах, отправляете по электронной почте или по телефону клиентам или сообщаете о состоянии проекта боссу, общение важнее большинства процессов.
Первое, что приходит в голову, — использовать мессенджер в телефоне. Создать «чатик» и решать текущие вопросы там. В подобных чатах сообщения теряются, невозможно вести несколько параллельных структурированных тредов одновременно, нет контактов коллег. Использование специального корпоративного мессенджера даст инструмент коммуникации.
Помимо выбора инструментов для общения, важно правильно выстроить процесс.
1. Составьте правила
Правила коммуникации необходимы, чтобы у всех было единое видение и понимание. Пример правил в TalentTech:
• Время реакции на сообщение в мессенджере не более часа, а на электронное письмо - сутки.
• В мессенджере решаются вопросы, не требующие проработки.
• Если переписка по почте превращается в «эпистолярный пинг-понг» (длится более, чем на три ответа в каждую сторону), общаемся голосом.
• Совещание в условиях удаленки — видеоконференции и конференцколлы. Для удаленных совещаний подойдут Skype или Zoom, который в бесплатной версии ограничен только временем звонка в 45 минут.
Руководителю важно добиться того, чтобы обсуждение проходило конструктивно и не превращалось в балаган. Лично это сделать проще, но и удаленно возможно. Вот правила:
• Приходить на виртуальную встречу нужно вовремя.
• Если работники выходят на связь из разных часовых зон, то определите одну, на которую всем удобно ориентироваться.
• Микрофон выключен, если человек молчит. Не стоит отвлекать участников фоновым шумом.
• Когда один говорит, остальные молчат.
• Каждый, кто берет слово, представляется — не все узнают коллег по голосу.
2. Определите четкое время виртуальных собраний и планерок
При удаленной работе важно синхронизировать сотрудников друг с другом. Рекомендуем использовать для этого короткие утренние совещания, где члены отдела в течение максимум 1 минуты рассказывают, что сделали вчера, что планируют сделать сегодня и с какими проблемами столкнулись. Проблемы не обсуждаются, а выявляются и их обсуждение выносится за пределы этой планерки.
3. Собирайте обратную связь от сотрудников
Удаленная работа меняет процессы и отношения людей. Вы не видите подчиненных и коллег, не понимаете, на сколько они воодушевлены и довольны, а произошедшие перемены могут серьезно изменить настрой и мотивацию.
Рекомендуем хотя бы 1 раз в неделю в четко установленное время, созваниваться с каждым подчиненным хотя бы на 15 минут 1 на 1. Можно узнать, как прошла неделя, чем он недоволен, где есть проблемы в процессах. Мелкие недовольства, которые в офисе высказывались в коридоре, при удаленном общении копятся. Важно узнавать о проблеме до обострения.
4. Займитесь тимбилдингом
По исследованию Buffer, более 50% сотрудников, которые работают удаленно, чувствуют себя одиноко. Для создания командного духа можно:
• Запустить челлендж: каждый вечер выкладывать фотографии рабочего места.
Создается ощущение, что люди работают вместе, хоть и общаются между собой виртуально. Подобная практика используется в компании Potok, где часть сотрудников работает удаленно.
• Созваниваться каждый вечер, причем не обязательно по рабочим вопросам: можно послушать друг друга и получить обратную связь по процессам
• Использовать специальные приложения. Например, Sococo — приложение для создания виртуального офиса для удаленных команд, незаменимый помощник для любителей попить кофейку вместе или, встретив коллегу в коридоре, переброситься с ним парой фраз. А Sneek делает скриншоты коллег в неформальной обстановке - как будто вы в одном офисе и случайно повернулись на них, пока они заняты своими делами.
5. Используйте силу картинок
Как правило, чат лишает слуховых и визуальных сигналов, которые помогают лучше понять смысл и уловить нюансы из общения с другим человеком. Отправлять фото и голосовые сообщения можно в любом мессенджере.
Используйте смайлики и GIF, когда вы хотите похвалить, поздравить или вызвать другие эмоции. Этим иногда полезно разгрузить напряженную обстановку в чате, да и предложения читаются иначе, если вместо точки в конце предложения поставить смайлик.
Мы надеемся, что вынужденное затворничество продлится недолго, а наши советы помогут пережить это время с пользой для компании и станут новым опытом для сотрудников.
Источник: https://ecommercelab.ru/kak-vystroit-kommunikacii-s-sotrudn/