Порядок работы с онлайн-кассой прописан в Федеральном законе № 54-ФЗ. Рассмотрим типовые правила и разберем стандарты оформления фискальных документов.
Подготовка к работе
Кассиру необходимо ознакомиться с условиями пользования техникой, расписаться в журнале и заключить договор о материальной ответственности.
Потом сотруднику нужно выдать следующие инструменты:
- ключи от ККТ, привода и денежного ящика;
- разменные деньги;
- кассовую ленту.
Прием и сдача разменных денег отражается в книге учета (форма № КО-5). Чек выбивать не надо.
Как работать с онлайн-кассой
Пошаговый алгоритм действий кассира зависит от конкретной модели техники, он прописан в инструкции к аппарату. Мы рассмотрим общие правила пользования, которые подходят к любой машине.
Сначала формируется отчет об открытии смены. Информация автоматически отправляется оператору фискальных данных (ОФД). После подтверждения можно приступать к расчету с клиентами.
Как вести расчет с покупателями
Порядок расчета с покупателями прописан в ФЗ № 54-ФЗ:
- озвучить сумму покупки;
- принять оплату, пересчитать, сказать сумму;
- Провести платеж через ККТ;
- Выдать сдачу, чек и бланк строгой отчетности (БСО).
С 01.07.2018 г. БСО нужно формировать только через онлайн-кассу
Клиент может запросить квиток в бумажном или электронном вариантах. Чтобы отправить электронную копию квитанции, необходимо передать ОФД контакты покупателя (см.инструкцию к кассовому аппарату). Информация будет отправлена на e-mail, либо в виде ссылки на мобильный номер. Клиент может предоставить QR-код на мобильном приложении ФНС.
Рядовые ситуации
Рассмотрим рабочие моменты с ККТ:
- квитанция с ошибкой – исправить с помощью «коррекции»;
- внесена предоплата – выдается квиток с реквизитом «аванс», после полного расчета – «зачет аванса»;
- Возврат – проходит через функцию «Возврат прихода».
- Отключили интернет – пробивать квитанции нужно, но отправлять в ОФД нельзя. Сеть надо восстановить в течение 30 дней, иначе кассу заблокируют;
- Нет света – работать запрещено до устранения неполадок.
Инкассация и закрытие смены
Выписка о состоянии счетчиков (Z) уже не нужна, вместо нее делается отчет о закрытии смены. Кассовая техника перестает печатать чеки через 24 часа, поэтому сформировать отчетность необходимо раньше.
Вести журнал и справку отчета не обязательно, вся информация есть в последнем документе.
Когда сотрудник сдаст выручку, технику надо отключить от сети и закрыть крышкой. Ключи от ККТ хранятся под расписку у руководителя организации.