Короткий ликбез.
Всего в отчетности, будь то управленческая отчетность или бухгалтерская, существует три основных документа:
- Отчет и прибылях и убытках (ОПУ) или Profit and Loss Statement (PL)
- Отчет о движении денежных средств (ОДДС) или Cash Flow Statement (СF)
- Баланс или "Отчет о финансовом положении" (ОФП) или Balance Statement (BS)
Помимо этого, существует еще один документ, применяемый в МСФО - Отчет об изменениях в собственном капитале. Он актуален в основном для крупного бизнеса и в управленческом учете либо отсутствует либо имеет другой вид.
Что такое баланс?
Как следует из более правильного названия баланса, это документ показывающий финансовое состояние компании на момент составления отчета. Баланс дает собственнику информацию об активах компании, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности и чистой прибыли, а также сформированных резервах. Сейчас я объясню значение всех этих страшных слов, но сначала посмотрим на пример баланса
Итак, баланс состоит из активов и пассивов. В другой вариации можно сказать, что баланс состоит из активов, капитала и обязательств, где капитал и обязательства представляют из себя пассивы.
Активы - это про деньги. Если говорить совсем просто, любой актив так или иначе можно превратить в деньги. Скорость, с которой актив можно превратить в деньги называется ликвидностью. Во время учета активов самое главное - верно их оценить. В том же МСФО этому уделяется особое внимание, ведь если у вас публичная компания (то есть компания, чьи акции свободно обращаются на рынке - грубо говоря, любой желающий может купить "кусочек" компании и стать ее собственником), очень важно предоставлять большому количеству стейкхолдеров, то есть интересантов, актуальную информацию. Активы бывают двух видов - оборотные или краткосрочные и внеоборотные - долгосрочные.
Здесь и далее, как и везде в учете:
Краткосрочный, означает до года. Например деньги - краткосрочный актив, каждый день этот показатель меняется. Как и запасы, завтра вы их потратите на производство или закупите еще.
Долгосрочный, означает более года. Например срок службы станка - несколько лет. Земля, если вы купили ее не для продажи (а тогда она попадает в разряд краткосрочных активов) - тоже долгосрочный актив. То же самое с кредитом на три года, это - долгосрочное обязательство
Пассивы - это про записи в бухгалтерских документах. Пассивы показывают, как именно произошли активы, то есть где все эти богатства компании "лежат" и кому они "принадлежат". Единственное, что принадлежит собственнику - это собственный капитал или просто капитал. Все остальное принадлежит кредиторам (да-да, вот так все и работает). Капитал грубо можно разделить на учредительный капитал - то, что собственник внес из своих средств, когда учреждал компанию и нераспределенную прибыль - то, что собственник заработал за время работы компании.
Обязательства - это то, что компания должна кредиторам и подрядчикам. К слову, среди кредиторов может быть и сам собственник, он даже может банкротить собственную компанию, если та неспособна выплатить ему по кредиту (как и любой кредитор, в том числе государство). Обязательства также делятся на краткосрочные и долгосрочные.
Очень важно понять, что прибыль компании, это не деньги и к материальному миру вообще никакого отношения не имеет. Прибыль это то, сколько в теории, компания должна собственнику и сколько он может с нее потребовать. На практике есть случаи, когда компания берет кредит, что бы выплатить дивиденды, то есть списать нераспределенную прибыль и выдать собственнику его деньги.
Я ничего не понял (ну может что-то понял), так что такое баланс и зачем он нужен?
Давайте просто составим баланс, а еще и два других бухгалтерских документа - отчет о прибылях и убытках (PL) и отчет о движении денежых средств (CF) и все сразу встанет на свои места.
Итак, вы решили учредить компанию. Вас трое друзей и каждый скинулся по 1 млн рублей. Это - учредительный капитал, всего он составляет 3 млн и каждый собственник имеет 33% или 1/3 от прибыли компании.
Тут все просто, взнос в учредительный капитал это:
+ активы BS, деньги 3 млн
кстати взнос в учредительный капитал может быть любым активом - оборудованием, запасами, деньгами, землей, зданиями и даже нематериальными активами, например патентом или лицензией
+ пассивы BS, учредительный капитал 3 млн
+ приходы CF, собственник 3 млн
в управленческом учете я рекомендую отделять приходы от основной деятельности, приходы от полученных займов где тоже есть две категории - займы учредителя, обычно беспроцентные и займы банка, обычно процентные, приходы от инвестиций и финансовой деятельности
Построили вы с друзьями финансовую модель (вот кстати статья на этот счет) и поняли, что денег вам не хватит, надо покупать оборудование. Стоит оно 2 млн, а денег больше нет. Решили взять кредит на 2 года под 13% годовых:
+ активы BS, основные средства 2 млн
+ пассивы BS, займы 2 млн
Поставили актив на баланс. Когда вы смотрите в ваш баланс, вы всегда знаете на какую сумму у вас есть оборудование и сколько оно стоит. Стоимость оборудования амортизируется (то есть - постепенно списывается из прибыли) на протяжении срока его эксплуатации. Об этом мы поговорим позже (спойлер - амортизация вообще не очень обязательная вещь в управленческом учете, ей есть альтернатива)
- активы BS, деньги 95 083
Заплатили в конце месяца ежемесячный платеж по кредиту. Он составил 95 тысяч, из которых 22 тысячи это проценты и 73 тысячи это тело долга. Вычитаем эту сумму из наличных денежных средств в балансе
+ расходы CF, проценты 22 082
+ расходы CF, тело займа 73 001
И в отчете о движении денежных средств тоже. Разделим платежи на две составляющие, что бы не запутаться (хотя это не обязательно)
+ проценты PL, 22 082
- пассивы BS, прибыль 22 082
Спишем проценты с прибыли (которой у нас пока нет. Да, уйдем в минус, но что делать). Проценты по кредиту - это ваши расходы, на эту сумму вы уменьшаете вашу прибыль, если же вы не получили никакой прибыли - получаете чистый убыток.
- пассивы BS, займы 73 001
Спишем выплату тела долга с баланса. Теперь долг уменьшился и баланс сошелся
Все готово! Мы готовы принимать заказы. Правда заказов что-то пока нет. Офис проработал месяц, зарплаты заплатили, аренду покрыли, но все впустую. Потратили 300к. Да еще и кредит платим. Наш убыток растет:
- активы BS, деньги 395 083
Потратили деньги на содержание офиса 300 тысяч и заплатили ежемесячный платеж по кредиту 95 083. Теперь правильно отразим это в отчетности:
+ проценты PL, 19 217
+ расходы CF, проценты 19 217
- пассивы BS, прибыль 19 217
Обратите внимание на то, что сумма выплачиваемых процентов и тела долга меняется. Это называется аннуитетные платежи. Ежемесячная ставка не меняется, а соотношение погашения тела долга и начисляемых процентов меняется. При этом реальная стоимость кредита относительно годовой процентной ставки немного увеличивается.
+ расходы CF, тело займа 75 866
- пассивы BS, займ 75 866
Списали очередную часть задолженности. На прибыль не влияет
+ операционка PL, 300к
+ расходы CF, операционка 300к
- пассивы BS, прибыль 300к
Понесли затраты на содержание офиса. Уменьшаем нашу будущую прибыль, растим чистый убыток и списываем деньги
Прошел квартал. Наконец-то начались продажи и пошла первая выручка. Маржинальность у нашего бизнеса 35%, продали продукции на 2 млн за квартал.
+ активы BS, деньги 2 млн
+ пассивы BS, прибыль 2 млн
+ выручка PL 2 млн
+ доходы CF, выручка 2 млн
Начисляем выручку. Она увеличивает и деньги и прибыль, именно выручка является основой любой экономики предприятия
- активы BS, деньги 1.3 млн
- пассивы BS, прибыль 1.3 млн
+ себестоимость PL 1.3 млн
+ доходы CF, выручка 1.3 млн
Любая выручка влечет за собой затраты на себестоимость, по сути - производственные прямые затраты. Маржинальность 35% означает, что с каждого 1 рубля вырчки мы получаем маржинальной прибыли 35 копеек. Обратной формулой высчитаем норму затрат на себестоимость на каждый рубль выручки
себестоимость = выручка * (1-0.35) или выручка * 0.65
Проводки по кредиту и операционке такие-же как и раньше.
Работаем уже целый квартал, а прибыли все еще нет, чистый убыток. И вот находится он - крупный поставщик. Подписываем рамочный договор, обещает закупить продукции на 1 млн! Это половина от квартальной выручки. Принимаем решение быстро произвести продукцию, что бы потом можно было спокойно наращивать оборот и клиента за собой закрепить.
- расходы CF, себестоимость 650к
- активы BS, деньги 650к
+ активы CF, запасы 650к
По сути своей проводка такая-же как и в случае инвестиций. Это либо + займ + актив, либо - деньги + актив. В CF мы добавляем эту сумму в себестоимость и оцениваем продукцию по себестоимости. В конце концов это актив именно для продажи.
Заказчик позвонил и сказал, что из-за коронавируса (ха-ха, мда) не сможет выкупить всю продукцию, ему столько не надо. Возьмет половину и прямо сейчас.
- активы BS, запасы 325к
- пассивы BS, прибыль 325к
+ себестоимость PL 325к
Сущностные проводки, на деньги никак не влияют. Мы списали существующие запасы в себестоимость. Это действие привело к уменьшению прибыли
+ активы BS, деньги 500к
+ пассивы BS, прибыль 500к
+ приходы CF, деньги 500к
А вот и деньги пошли и прибыль увеличили. Продажа проводится как обычно
Позвонил бухгалтер. Сказал, что все конечно хорошо, но надо бы и налоги заплатить. Денег не много, да еще и кризис. Решили пока не платить, мы ведь на упрощенной системе налогообложения, отчетность раз в год сдаем. Да будут пени, но не много, можно заплатить в конце года или раньше, смотря как дела пойдут.
+ пассивы BS, налоговые обязательства 175к
- пассивы BS, прибыль 175к
+ налоги PL, 175к
Уменьшили прибыль, начислили налоги и записали себе в баланс это обязательство. Прибыль уже уменьшили, а деньги еще нет. Один из способов уменьшить кассовый разрыв. Когда будем выплачивать проводка будет такая:
- пассивы BS, налоговые обязательства 175к
- активы BS, деньги 175к
+ налоги CF, 175к
Прошел год, бизнес наладился, вышли на стабильную прибыль. Но вот оборудование подизносилось и столько, сколько записано в балансе, оно уже не стоит. Как быть?
Есть два способа отразить реальность в нашем учете.
Амортизация. Суть ее заключается в том, что мы списываем стоимость оборудования на себестоимость постепенно в течении срока его службы. Прямо также как мы списывали запасы в примере выше, то есть амортизация на деньги не влияет, только на прибыль. Есть разные способы посчитать управленческую амортизацию, самый простой из них - линейная амортизация:
(Закупочная стоимость - остаточная стоимость) / срок службы в годах
Остаточная стоимость - предположительная цена, за которую оборудование можно будет продать или сдать на лом после срока службы. Получившуюся сумму мы вычитаем из прибыли каждый год, уменьшая при этом стоимость актива на балансе.
Например закупочная стоимость 2 млн, остаточная стоимость 0.2 млн, срок службы 3 года
(2-0.2) / 3 = 0.6 млн в год списываем из прибыли
- активы BS, основные средства 600к
- пассивы BS, прибыль 600к
+ себестоимость PL 600к
Переоценка. Принципиально другой метод учета активов. Каждый год внеоборотные активы переоцениваются по рыночной стоимости. Например купили вы станок за 2 млн и поставили его на баланс. Через год провели анализ состояния станка и определили, за сколько его можно продать. Если цена увеличилась, относительно изначальной (например из-за скачка валюты), вы получаете прибыль от переоценки в прочий доход PL. Если же стоимость уменьшилась, например из-за износа - убыток в прочие расходы.
Так или иначе, любые изменения в стоимости актива на балансе, их списание, продажа, амортизация или переоценка - отражаются в отчете о прибылях и убытках и влияет на вашу прибыль.
P.S. На что обращать внимание
- Сопоставимость данных. Нет смысла читать баланс за один год. Как и любой финансовый отчет, он должен быть предоставлен в сравнении с предыдущим аналогичным периодом, должны быть показаны изменения по статьям как в абсолютном, так и в относительном формате. При этом методика учета должна быть одинаковой. Только в таких условиях, можно увидеть реальную финансовую ситуацию, в которой находится бизнес.
- Валюта баланса. Валюта баланса это стоимость активов и сумма пассивов, которые должны быть равны. Грубо говоря, если валюта баланса падает - бизнес стагнирует, если растет - развивается. Валюту баланса увеличивает только рост активов и собственного капитала.
- Ликвидность. Существует множество способов оценки ликвидности, но суть везде одинаковая. По сути, ликвидность - это способность активов превращаться в деньги. В случае с балансом, ликвидность - это способность компании покрыть свои обязательства. Самая лучшая для среднего бизнеса формула оценки ликвидности - это оборотные активы на сумму обязательств.
Например в последнем нашем балансе сумма оборотных активов - 2.7 млн, сумма обязательств - 1.9 млн.
2.7 / 1.9 = 1.4 коэффициент ликвидности
Без сравнения с КЛ за другой период мы можем сказать только то, что он больше единицы и это означает, что компания может закрыть свои обязательства перед кредиторами довольно быстро. - Метрики. Ликвидность - не единственная метрика, их существует огромное количество и большинство из них не применимо для среднего бизнеса. Однако их стоит изучать для того, что бы придумывать собственные. Например кому-то может быть важно отношение дебиторской задолженности к краткосрочным обязательствам, или отношение капитала к валюте баланса.
- Адаптивность. Три отчета, которые мы рассмотрели сегодня - это базовая суть и методика учета. В управленческом учете можно придумывать сколько угодно форм и способов. Главное - помнить общие правила учета и понимать, как работает экономика предприятия, как работают активы, кредиты, выручка и прибыли. Экспериментируйте, но всегда проверяйте свои эксперименты через классическую методику, что бы не случилось казусов )