С распространением коронавируса многие организации приняли решение перевести своих сотрудников на удаленную работу. Смешение работы и дома вызывает множество как технических, так и психологических трудностей. Чтобы облегчить процесс привыкания к новому рабочему распорядку, мы собрали для вас советы об организации рабочего пространства, разграничении домашних и рабочих дел и лайфхаки для борьбы со стрессом.
Если вы еще не читали другие наши статьи о профилактике коронавируса, что делать при заболевании им и чем заняться во время карантина, приглашаем открыть ссылки в новых вкладках, чтобы после прочтения этой статьи обязательно к ним вернуться.
Подготовка к переходу на удаленку.
Большая часть обязанностей по поиску подходящих приложений для дистанционной работы, подготовке и переводу сотрудников на удаленку с внесением соответствующих изменений в трудовые договора лежит на работодателе. Но это не означает, что вы можете сидеть сложа руки: и для вас есть несколько простых, но очень важных шагов, которые упростят перенос работы из офиса домой.
1. Удостоверьтесь, что ваш компьютер подготовлен к работе онлайн.
Этот пункт включает в себя подготовку самого компьютера, установку рабочих программ и решение вопросов со стабильным Интернетом. Если ваш домашний компьютер по каким-то причинам не тянет установленные программы или работает медленно, что сказывается на вашей продуктивности, поговорите об этом с работодателем. Вполне возможно, что на время удаленной работы будет выделен один из рабочих компьютеров, на котором вы сможете работать дома.
Учтите, что из приложений для бесперебойной работы вам понадобятся:
- календарь (чтобы назначать дату и время рабочих видеозвонков);
- приложение для звонков (вместо встреч);
- чат для всей организации (для оперативного решения вопросов);
- программы для работы с документами с совместным онлайн-доступом + облачное хранилище документов (поверьте, это лучше, чем ждать файл от вашего коллеги, который сегодня, оказывается, на выходном);
- task-трекеры (помогает не забывать о текущих задачах и отслеживать работу коллег, с которыми вы в одном проекте);
- корпоративная почта (пригождается скорее не для переписки внутри команды, а для получения доступа в разных программах для совместной работы);
- дополнительные опциональные программы (потребность в них зависит от того, в какой области вы специалист).
Сомневаетесь в своей продуктивности? Установите расширение для браузера или программу, которая контролирует выполнение задач или блокирует на время работы нежелательные для посещения сайты. Подробнее варианты программ с описанием функций представлены в другой нашей статье .
2. Приобретите необходимое дополнительное оборудование.
Поскольку вместо встреч большинство организаций предпочитает проводить видеозвонки, будьте готовы к тому, что от вас потребуются наушники и микрофон. Чтобы не тратить деньги из собственного кармана, обратитесь к работодателю и попросите выделить вам корпоративное имущество или выделить бюджет на покупку подходящей гарнитуры.
Бывалые работники на дистанционке советуют также сменить тачпад на мышь, приобрести клавиатуру и по возможности — второй монитор. Так уменьшается шанс куда-нибудь «не туда» ткнуть, написать сообщение с ошибками или пропустить важную информацию, не замеченную из-за тусклого экрана и маленького шрифта.
Еще один совет от «бывалых»: заведите второй маршрутизатор с Интернетом и настройте его так, чтобы «вредные» сайты не подгружались, когда вы сидите с рабочего Wi-Fi.
3. Поговорите с семьей о предстоящих изменениях.
Иногда живущим с семьей работникам недостаточно сказать «я занят», чтобы домочадцы создали тишину и не отвлекали в рабочее время. Поэтому:
- заранее обсудите с членами семьи, в какое время вы недоступны для выполнения посторонних дел;
- определитесь с местом, которое в дальнейшем сделаете своим рабочим.
Увеличиваем продуктивность: коллекция лайфхаков и советов.
1. Переход от домашней атмосферы к рабочей.
Когда вы находитесь дома, непроизвольно появляется желание полежать лишние 15 минут в кровати, ходить весь день в пижаме с грязной головой и сидеть за ноутбуком в странной позе, утопая в диване. Однако такой подход может снизить вашу эффективность и продуктивность.
Во избежание неприятных последствий придумайте ритуал, который проведет границу между утренней рутиной и началом рабочего дня на удаленке: прогуляйтесь с домашним животным, сделайте зарядку или выпейте чашку крепкого кофе.
Переоденьтесь из пижамы в удобную одежду, но не для сна: так вы дадите мозгу сигнал, что пора просыпаться и готовиться к насыщенному рабочему дню. Составьте чек-лист с рабочими делами на день, чтобы привести в порядок мысли в голове и не теряться, когда одна из задач выполнена, а другая все никак не вспоминается.
Не забудьте и голову помыть, чтобы освободить оперативную память для новых задач ;)
2. Организация рабочего места.
Необходима комфортная, но не расслабляющая рабочая атмосфера. Выберите светлую комнату, подберите удобный стул, разложите необходимые предметы на столе рядом с собой, чтобы не бегать в соседние комнаты за ними. Если привыкли сидеть в странных позах или страдаете от боли в спине и пояснице, купите поясничную подушку.
Предупредите домочадцев о начале рабочего дня: по желанию, если работаете в отдельной комнате, повесьте на дверь табличку с просьбой быть тише и не беспокоить. Если посторонний шум мешает сосредоточиться, используйте наушники или беруши.
Любите кофе? Приобретите небольшую кофемашину и поставьте рядом с рабочим местом, чтобы не бегать на кухню и не тратить драгоценное время. Хорошо работаете под спокойную музыку? Найдите или создайте плейлист для работы и включайте его чуть раньше, чем садитесь непосредственно за рабочие задачи, чтобы настроиться на продуктивный день.
НО! Не включайте во время работы телевизор! На личном опыте наша коллега убедилась, что это очень плохая идея. Первые пятнадцать минут игнорировать новости или душещипательные истории на ток-шоу удается, но затем начинаешь невольно прислушиваться и теряешь концентрацию.
3. Забота о здоровье до, во время и после работы.
Длительное нахождение в одной позе влияет на утомляемость и снижает всю дневную физическую активность. Поэтому важно не забывать о таких маленьких, но полезных вещах, как утренняя зарядка до начала работы, небольшие перерывы во время сидения за ноутбуком. После окончания рабочих часов, если это возможно, не отказывайтесь от прогулки с домашним животным, с семьей или до магазина за одним продуктом, за чем обычно ходить не хочется, потому что он всего один и «не так уж и нужен».
4. Для родителей, чьи дети находятся дома.
Полностью изолироваться от семьи и детей работающие родители не могут. Малышам трудно объяснить, что вы находитесь дома не потому, что у вас выходной или отпуск, а потому что вашу компанию перевели на удаленную работу. Поэтому подготовьтесь заранее, если второй родитель или ближайшие родственники помочь не смогут:
- соберите любимые игрушки, закупите раскраски или материалы для поделок. Пока вы переписываетесь с клиентом по поводу документов, ваш ребенок будет занят лепкой или рисованием.
- для детей постарше заранее продумайте активность: поручите несложную, но полезную работу по дому (подмести пол, протереть пыль на полках, расставить учебники и другое).
- обязательно старайтесь объяснить детям, что заняты работой, поэтому не можете почитать вслух книгу вместе с чадом или проверить домашнюю работу.
Лайфхак от нашей команды: запишите ребенка в одну из секций, чтобы после школы свободное время было приятно и полезно занято какой-нибудь активностью (инструкция для петербуржцев, как это сделать, здесь). Еще одна альтернатива — вместе с чадом выберите полезный онлайн-курс или развлекательную площадку в Интернете (список здесь). Так и у вас работа пройдет спокойнее, и ребенок развивается.
5. Возвращение от рабочей атмосферы к домашней.
Важен не только переход от утренних дел к работе, но и возвращение в уютную и спокойную атмосферу после выполнения запланированных дел. Переход к домашней версии вас по аналогии с настройкой на работу должен сопровождаться каким-нибудь ритуалом, который передаст мозгу сигнал об окончании дня.
Уберите подальше ноутбук и рабочие принадлежности, чтобы не попадать на них взглядом и не вспоминать о рабочих делах и текущих задачах. По возможности сходите на получасовую прогулку с семьей или в одиночестве: так и голову проветрите, и время с близкими проведете, и принесете пользу организму после сидячей работы. Если прогулка невозможна, займитесь любимым делом, которое приносит удовольствие и помогает освободить голову от рабочих задач.
А еще можете зависнуть на развлекательных площадках или начать учиться новому с помощью онлайн-курсов. Список с описанием разных возможностей в период карантина — в другой нашей статье.
6. Общение как обязательная часть дистанционной работы.
Самоизоляция и переход на удаленную работу — не причина избегать общения с друзьями и игнорировать привычки, которые у вас сформировались еще при офисной работе. Предлагаем несколько интересных и непривычных практик и советов работников, перешедших на дистанционку.
7. Плюсы удаленной работы, о которых полезно помнить.
Резкие изменения режима и формата работы могут показаться исключительно негативными и неприятными, однако даже в таких условиях есть моменты, которым стоит порадоваться.
- Родители на протяжении всего дня видят детей и чувствуют себя не просто кормильцем, приносящим домой доходы, или «воскресным папой».
- Работа на дому формирует режим дня, который с офисной работой не всегда соблюдается: это касается как физической активности, так и привычек питания.
- Музыка, играющая в наушниках не отвлекает, а подходит вашим предпочтениям и настраивает на работу.
- Домашние животные помогают снимать стресс от выполнения задачи или тяжелого разговора с клиентом.
С какими трудностями пришлось столкнуться при переходе на удаленную работу? Как вы организовали рабочее пространство и время? Делитесь своими историями, фотографиями рабочих мест и советами другим неофитам удаленки в комментариях.
Желаем продуктивной удаленной работы👨💻