В моих компаниях работают более 100 сотрудников, и лишь 20-25% всегда находятся на рабочем месте. Благодаря современным технологиях можно быстро и безболезненно наладить удаленную работу внутри компании.
Сегодня я дам вам свои рекомендации по переходу на удаленную работу.
Страхи
Какие есть основные страхи у владельца бизнеса при переходе на удаленную работу:
1. Сотрудники будут бездельничать;
2. Сотрудников будет сложно контролировать и управлять ими;
3. Теряется эффективность работы персонала.
В большинстве случаев это всего лишь предрассудки, и при правильном переходе на удаленную работу данных проблем не будет.
План по переходу на удаленку
1. Постановка и контроль задач. Контроль безделья.
На самом деле сотруднику все равно где бездельничать, на рабочем месте или дома на удаленке. Во многом все зависит от человека и его порядочности. Многие сотрудники не могут эффективно работать без постоянного наставничества руководителя. Данные сотрудники не могут сами генерировать себе задачи, а ждут поручений “сверху”. В данной ситуации главное правило заключается в постановке ряда задач для сотрудника на день или два вперед. Идеально, если планирование задач будет на 1-2 недели. Каждая задача должна быть понятно описана и у нее должны быть реальные сроки по выполнению. А благодаря современным таск-трекерам (Битрикс24, Jira и др), контролировать и следить за выполнением задач будет очень просто.
2. Общение внутри компании
Выберите единый способ общения, если это Скайп, значит все должны общаться в Скайпе, если Битрикс24, то значит в нем и т.п.
Обеспечьте сотрудников хорошими средствами связи (микрофоном и камерой), это очень важно, так как вести онлайн-переговоры и планерки при плохой слышимости никому не захочется.
3. Облака
Приучайтесь хранить все в облаках, например на Яндекс или Гугл диске. Я использую Гугл диск, потому что у него немного больше возможностей. Создайте в облачном диске каталог папок, которые вам нужны, разграничьте на них доступ, и тогда у вас будет все под рукой.
4. Инструкции для сотрудников
Напишите инструкции для сотрудников, как они должны работать на удаленной основе. Опишите процесс постановки задач, использования облака, график работы и т.п. По желанию опишите дресс-код при видео-звонках.
5. Документы
Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу. Часть людей может остаться работать в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. Все должны работать по одним принципам и правилам.
Оформляете все документально. Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов ТК. Основной минимум это переделать трудовые договора и выпустить приказ.
Рабочее место сотрудника
Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Компьютер или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой, а также веб-камерой. Работа с телефона допускается в очень редких случаях.
Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.
Удачи в переходе на новый формат работы!