Работа и коммуникация в удаленных командах. Как это делать эффективно.

Слабые места

Основные сложности в работе с удаленными командами кроются в следующих трех направлениях:

• коммуникация,
• организация,
• мотивация.

Дальше в статье мы подробнее разберем каждый из них и дадим советы, которые надеемся помогут вам более эффективно управлять удаленными командами, а командам быть продуктивнее и чувствовать себя счастливее.

1. Коммуникация

Важно! Коммуникацию необходимо пообщрять.

Также существует негласное правило, что повседневного общения и рабочей коммуникации в удаленных командах должно быть в 2 раза больше, чем в очных командах, при работе в офисе. Но это не значит, что нужно плодить количество писем в электронной почте.

Вот ряд советов, которые помогут вам в этом вопросе и при этом сделают работу более эффективной не смотря на расстояния и разные часовые пояса.

• Видео-конференции. Очень важно при общении включать не только звук, но и видео, дабы максимально приблизиться к личному общению.
• Единый временной пояс. Важно определить временной пояс в качестве единого знаменателя, можно установить дополнительные локальные для целых регионов. Это необходимо для общих конференций и Q&A сессий.
• Правила рабочей переписки в чате. Полезным будет установить единый язык, формат переписки, чтобы она была информативной, максимально полезной и удобной для всех участников процесса. Также не стоит плодить чаты. Отдельный tip - можно создать всего 1 чат для отвлеченных вопросов на всех. Зато все остальные должны быть созданы в ограниченном количеству и по четким конкретным правилам, например, по командам или отделам, в зависимости от размера и специфики организации.
• Общение должно быть обязательно на “ты”. Ваша цель сблизить людей, так как они отрезаны расстоянием друг от друга. Обращение на “вы” только отдаляет и свойственно вертикальным структурам, никак не удаленным командам.
• Назначить встречу должно быть легко. Здесь полезными могут оказаться такие инструменты как Gmail, Calendly, Google Hangouts. Особенно если они интегрированы с другими приложениями, чтобы можно было сделать вызов или забронировать время в календаре одним кликов.
• Количество людей на периодических встречах (месячные, каждодневные, недельные и т.д.) лучше свести к максимум 5 людям, так как с ростом количества людей эффективность диалога падает.
• Периодично, например, раз в месяц проводить Q&A-сессии для всех сотрудников, своего рода town-hallы. На этих встречах сотрудники должны иметь возможность задать интересующие их вопросы у руководства и учредителей, а учредители и менеджмент в свою очередь должен делиться насущными проблемами, достижениями, планами в реальном времени.

Во-первых, если коллега не задает вопросы, для HR это звоночек. Во-вторых, это возможность для руководства создать атмосферу, подпитать культуру и мотивацию людей к достижению общей цели.

• Старайтесь устраивать очные встречи хотя бы раз или несколько раз в год. Корпоративная культура, командный дух, атмосфера и сплоченность коллектива - это не пустые слова. Личную встречу и личный разговор никогда ничто не заменит.
• Нужно держать баланс между перепиской/звонками. Если вопрос быстрее и эффективнее решить голосом, не стоит разводить полемику / диалог в чате или электронной почте. Кроме того, в идеале электронная почта должна иметь минимальное количество кореспонденции.
• Стоит договориться о единых средствах коммуникации и всем сотрудникам до единого придерживаться именно их. Только в этих средствах, коммуникация будет считаться официально рабочей.

Например, для переписки может использоваться один из этих инструментов:

• Telegram,
• Whatsapp,
• Yammer
• и другие.

Для видео-конференций один из этих продуктов:

• Skype,
• WebEx,
• Zoom,
• Slack,
• Google Hangouts,
• и другие.

Отдельно для работы между или внутри отдельных команд:

• Jira или Trello для коммуникации внутри команды разработчиков,
• Trello для коммуникации внутри команды маркетологов,
• Zeplin для коммуникации между дизайнерами и разработчиками,
• на самом деле список бесконечен. Здесь важно понять, где в вашей компании проседает коммуникация, какими инструментами это можно решить, как это повлияет на дальнейшую продуктивность каждой из вовлеченных команд. Данный аспект очень зависит от специфики компании и индустрии.
• Крайне полезным будет интеграция с другими системами. Например, чтобы по клику в подписи к письму в Gmail, человек мог забронировать встречу в Skype, или лучше задачи из Jira сразу отправлялись в какой-то трекер, например Clockify. Все мы прекрасно знаем позитивные эффекты подобной инициативы.

2. Организация

Важно! Коммуникация, это конечно все хорошо. Но, если не все, то многие знают и используют лайфхаки и средства коммуникации. Тема коммуникации удаленно - самый изученный топик. Но это только вершинка айсберга.

На самом деле дьявол кроется в двух оставшихся блоках: Организация и Мотивация. Тот, как вы организуете работу коллектива, то какие “нормы” вы введете в повседневную рабочую рутину сотрудников, то какие процессы вы выстроите, задаст вектор эффективности или провальности всей вашей затеи с удаленной работой. Да, организация это не 100% успеха, но большая часть точно. Вот ниже ряд аспектов, которые стоит учесть и, по возможности, внедрить:

• Очень осознанно подходить к найму людей, их профилю, компетенциям. Важны как совпадение ценностей человека с ценностями в вашей корпоративной культуре, так и такие черты как ответственность, ориентированность на результат, собранность, зрелость. Поверьте, это просто гигиенические вещи. Трекеры и остальные инструменты - это все конечно хорошо и работает, но самым главным активом для вас в итоге будет осознанность и ответственность сотрудника, который 24/7 находится на другом конце мира и оторван от бизнеса, команды, вас как руководителя.

Вообще в идеале, если это будут люде с предпринимательской жилкой или эдакие mini-CEO. Такие люди, как правило крайне самостоятельны / автономны и, не смотря на расстояния, будут склонны предлагать идеи по улучшению, нежели тупо выполнять задания сверху.

• Использовать трекеры времени и трекеры ПО, которое открыто во время работы на компьютере сотрудником. Их на рынке великое множество. Я знаю Clockify и TimeDoctor. Как правило один факт использования трекера дисциплинирует человека. Даже, если вы в него посмотрите раз в год, человек реализуя какие-то задачи просто напросто может его использовать как check-list или self-check.
• Стараться делать структуру управления более плоской, нежели вертикальной. Нужно не бояться отдавать ответственность менеджерам на местах, одновременно давая более понятные KPI / ориентиры для работы. Вертикаль и управление удаленными командами - это две вещи, которые не живут вместе эффективно.
• Использовать плюсы удаленности по времени. Что это значит? Это значит, что сотрудник может работать в то время, когда он максимально продуктивен. Соответственно и на выполнение одной и той же работы разным людям нужно разное количество времени. Трекеры и самоорганизация позволяют более прозрачно видеть реально сколько пользы сотрудник приносит компании, следовательно более честную оплату труда.
• Автоматизировать все бюрократические процессы. Не забывайте, удаленно вы не только общаетесь, работаете и проводите видео-конференции, вы еще должны проводить оплату труда, вести учет прибыли и убытков, сопряженной с операционной деятельностью, вести учет отпусков, закрывать разные бухгалтерские вопросы и вопросы с отчетностью, вести документацию, например, техническую. Соотвественно эффективность работы кроется в том числе в эффективном управлении удаленно всеми процессами внутри компании, которые не видны сотрудникам, но тесно связаны с их ежедневной активностью. Здесь помощниками могут быть:
• Google Docs / Google Drive для документов,
• Stoptlight для технической документации,
• интеграция трекеров онлайн с системами оплаты труда сотрудникам,
• и другое.

3. Мотивация

Мотивация при работе удаленно - очень тонкая и многогранная материя. В целом в данном аспекте работают все приемы и подходы, которые работают при менеджменте сотрудников оффлайн или очно. Ниже я постараюсь описать только те, которые по мне отличаются частично или полностью от подходов с сотрудниками в офисном пространстве.

• Повышение по карьере или зарплате никто не отменял. Данный процесс абсолютно такой же как и при не удаленной работе.
• Саморазвитие - очень важный аспект. Нужно преодолевать трудности удаленной коммуникации, всегда быть в курсе того, куда и как хочет развиваться дальше сотрудник. Здесь кстати могут очень помочь партнерские программы с платформами по онлайн обучению или просто, если вы дадите удаленному сотруднику внутри компании задачу (и) из желаемых им направлений.

Здесь же важно взаимное обучение. Важно продолжать учиться друг у друга даже находясь далеко друг у друга. У людей должна быть возможность и технически и организационно это делать. Задача лидера создать такие условия и процессы, которые это бы фасилитировали, чтобы не было людей, которые сидят на своих знаниях и не хотят ни с кем делиться. Это еще монета в копилку с наладкой коммуникации, корпоративной культуры и близости в коллективе.

• Важно делиться, быть нужным и услышанным. Здесь с особенными сложностями встречаются люди, у которых низкий EQ. В условиях удаленной работе таким людям особенно сложно, так как по объективным причинам коммуникация затруднена. Поэтому важно стимулировать и поощрять идеи, высказывания. Таким образом может найтись “звезда”, которая может и не с самым высоким EQ, зато пользы своими идеями принесет больше всех и сам этот человек будет замотивирован от того, что нужен и полезен.
• Нужно делиться видением, целями, результатами компании со всеми сотрудниками компании, даже находящимися в другой части мира. Результат - один из самых сильных мотиваторов. Более того, если вы создадите компанию - супер удаленной эффективности, скорее всего количество сотрудников, которых мотивирует результат будет у вас превалировать. Это предполагает специфика работы удаленно. Да, ты можешь распределять время и силы в течение дня, но в конце дня в сухом остатке останется результат или его отсутствие.
• Дружественная атмосфера - достаточно важный и тонкий аспект. Дистанционно, например, в чате очень сложно передавать эмоции, а следовательно быть ближе как комьюнити и коллектив. Например, здесь может помочь использование стикеров или аудио записей в чате.
• Метрики, метрики и еще раз метрики. Очень важно при работе с удаленными сотрудниками измерять понятные и объективные метрики, отражающие эффективность работы человека в динамике, от недели к недели, от месяца к месяцу. Это могут быть очки в Jira у разработчика или количество обработанных звонков оператором колл-центра или показатель удовлетворенности покупателей для системы поддержки клиентов. Но это должна быть конкретная, измеримая метрика, динамичная и отражающая реальную эффективность и результат работы сотрудника.
• Мерить эффективность сотрудника по одной метрике, а не по нескольким. Простота и прозрачность один из ключей успеха. Это не значит, что другие метрики не нужно измерять и отслеживать.

Полезная литература на тему:

• «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена,
• «Предсказуемый доход» Аарона Росса,
• «От нуля к единице: Как создать стартап, который изменит будущее» Питера Тиля,
• «Remote. Офис не обязателен» Джейсона Фрайда и Дэвида Хенссона,
• «Развитие бизнеса» и «Правила прибыльных стартапов» Верна Харниша,
• «СПИН-продажи» Нила Рекхэма.

Статья подготовлена в рамках обучения в акселераторе ProductUniversity